Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Bearbeitung von Reisekosten und Kreditkartenabrechnungen, Übernahme des Forderungsmanagements (Mahnungen), Allgemeine administrative Tätigkeiten (z. B. Ablage, Travel Management, Office-Organisation), Übernahme aller Themen Rund um Versicherung und Fuhrpark, Planung und Durchführung von Firmenevents

Koordination, Organisation und ggf. Dokumentation von internen und externen Terminen des Kanzlers und der Hochschulleitung, Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (bspw. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug), Unterstützung der Hochschulleitung im Tagesgeschäft, Koordination von allgemeinen Abfragen von ministerieller Ebene

Reisemanagement inkl. Buchung von Unterkünften, Flügen, Mietwagen etc., Beantragung von Visa und A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnung mit Yokoy, Organisation von Besprechungen, Teamevents und Veranstaltungen, Allgemeine Büroorganisation

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Übernahme klassischer Sekretariatsarbeiten, Termin-, Deadline- und Reiseplanung, Erledigung des internen und externen Schriftverkehrs, Gestaltung von Präsentationen, Vorbereitung von Unterlagen für Meetings oder Workshops, Besprechungsvorbereitungen, Erstellung von Dienst- und Organisationsplänen, Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Materialverwaltung, Pflege und Sicherung sensibler Informationen, Aktualisierung von Listen, Unterstützung bei der kontinuierlichen Prozessverbesserung, Pflege des ERP-Systems, Sicherstellung korrekter Daten, Unterstützung bei projektbezogenen Abrechnungen und Auswertungen, Dokumentation und Einhaltung interner Vorgaben, Datenschutzstandards und regulatorischer Anforderungen, Unterstützung im administrativen HR-Bereich, z.B. bei Krankheitsfällen, Urlaubsvertretungen

Koordinieren des Terminkalenders der Geschäftsführung, der kaufmännischen Leitung und der Teammitglieder, Verwaltung und Priorisierung des E-Mail-Posteingangs, Nachhalten von Fristen und Aufgaben, Organisieren von Teamevents und Geschäftsreisen, Mitwirkung bei Einsatz- und Urlaubsplanung, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei der Verfolgung daraus resultierender Aufgaben, Unterstützung des Teams bei übergreifenden operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben, Mitwirkung bei der Abstimmung mit anderen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen

Terminmanagement für die Geschäftsführung, Reisemanagement für das gesamte Unternehmen – von Buchung bis Abrechnung, Fuhrparkorganisation – von TÜV bis Tankkarte, Gebäudeverwaltung – Du koordinierst Reinigung, Reparaturen & Co, Haushalt am Standort – Besprechungsräume & Kaffeeküche im Blick behalten, Einkauf – damit immer alles da ist, was gebraucht wird, Postbearbeitung – ankommende und ausgehende Post managen, sortieren und verteilen

Telefonannahme und Koordination der Anrufer-Belange, Empfang der Gäste, Koordination und Vorbereitung der Meetingräume, Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost, Reisebuchungen, Bestellungen, Unterstützung des Marketings

Vor- und Nachbereitung von internen und externen Geschäftsterminen, Organisatorische Unterstützung und eigenständige, souveräne Zuarbeit im operativen Tagesgeschäft, Schnittstellenmanagement zwischen den Abteilungen, Künstler:innen und Geschäftspartner:innen, Betreuung von Künstlern und Gästen, Gästeshuttle und Buchung von Unterkünften, Durchführen von verschiedenen Recherchen, Korrespondenzmanagement intern und extern, Interne Organisation / Büroorganisation, Fristenüberwachung, Terminkoordination und Reiseorganisation, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Erstellung, Versand und Umsetzung von Förderanträgen für Ausstellungen oder Kunstvermittlung, Zusammenstellung und Überwachung von Kostenübersichten, Planung und Umsetzung von Veranstaltungen im Ausstellungsbereich, Erstellen von ausstellungsbezogenen Sponsoring-Möglichkeiten, Planung und Umsetzung von speziellen Sponsorenevents sowie dauerhafte Ansprache von Förder:innen und Sponsor:innen, Unterstützung bei Aufbau eines Business Clubs für Museum Schloss Moyland

Selbständige Verwaltungsorganisation und Unterstützung der Regionalleitung in allen administrativen, konzeptionellen und planerischen Bereichen, Bindeglied zwischen Bereichs-, Gebiets- und Regionalleitung sowie Kunden und Fachabteilungen, Sicherstellung des Informations- und Kommunikationsflusses, Betreuen und koordinieren des Office-Managements sowie laufender Projekte inklusive Terminkoordination, Berichtswesen, Rechnungsprüfung, Daten- und Dokumentensicherung, Selbständige Erledigung von Korrespondenz, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen sowie Anfertigung von Aktennotizen und Protokollen, Unterstützung bei Recherchen und dem Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Reportings inklusive entsprechender Grafiken

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten, Büroorganisation, Bearbeitung der Korrespondenz, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Koordinierung von internen und externen Terminen sowie Terminvor- und -nachbereitung inkl. Bewirtung, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Verwaltungsarbeiten in der Grundschule, Ansprechpartner/in für Schulleitung, Lehrkräfte, Schüler/innen, Eltern und Besucher/innen, Unterstützung der Schulleitung und Lehrkräfte durch die Übernahme administrativer Aufgaben, Verantwortung für die Korrespondenzen, Koordinierung von Terminen und Besprechungen, Kontierung von Rechnungen

Übernahme des Empfangs und Betreuung von Besuchern und Kollegen (persönlich, telefonisch, schriftlich), Koordination von Post-, Termin- und Telefonmanagement, Organisation von Verpflegungsbestellungen und Einkäufen, Unterstützung bei Veranstaltungen, Erstellung von Protokollen, Übernahme von Einzelaufträgen und Erledigungen seitens der Geschäftsführung

Unterstützung des Finanzvorstands sowohl organisatorisch als auch administrativ., Selbstständige Planung von Terminen und Reisen sowie Koordination interner und externer Meetings., Erstellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Unterlagen inkl. eigenständiger Recherche., Sicherstellung der fristgerechten Zuarbeit aller Fachabteilungen und zuverlässige Koordination der Abstimmung zwischen den verschiedenen Bereichen., Erstellung von Sitzungsvorlagen, Entwürfen für Beschlüsse und Protokollen sowie redaktionelle Aufbereitung der Inhalte., Schnittstelle zwischen dem Vorstand, den Fachabteilungen und externen Partner*innen sowie Dienstleister*innen, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten., Unterstützung bei Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen., Pflege und Weiterentwicklung von Reporting-Übersichten, um eine klare und transparente Darstellung relevanter Kennzahlen sicherzustellen., Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten, beispielsweise im Bereich der Prozessoptimierung oder der Digitalisierung von Arbeitsabläufen., Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen und Erstellung von Entscheidungsvorlagen, um die Umsetzung von Beschlüssen zu unterstützen., Betreuung von Besucher*innen und Ansprechperson für ehrenamtliche Mitglieder, um einen guten Kontakt und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen.

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf (Bearbeitung von Anfragen, Koordination von Telefonaten, Empfang von Besuchern, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation), Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben (Ablage- und Dokumentenmanagement, Vorbereitung von Schriftstücken, Erstellung von Statistiken, Berichten und internen Informationen), Verantwortung für zentrale Büro- und Prozessabläufe (Bestellvorgänge, Büromaterial, Bewirtung, Vorbereitung des Postausgangs), Management der Kasse (Kassenbuchführung, Inventuren, Vorschusskontrollen, Sicherstellung ordnungsgemäßen Bargeldbestands), Entlastung der Geschäftsführung durch diverse andere Assistenztätigkeiten

Bearbeiten von Ein- und Ausgangsrechnungen, Allgemeiner Schriftverkehr, Bearbeitungen von interner und externer Post, Schlüsselverwaltung, Allgemeiner Schriftverkehr im Personalwesen, Führung der Heimkasse, Weitere Tätigkeiten im Aufgabenfeld der Personal- und Kundenbezogenen Bereichen

Sachbearbeitung freie Mitarbeitende (Vertragserstellung, Daten- & Aktenpflege), Zentrales Bestellungswesen, Organisation und Konferenzservice für u. a. interne Schulungen, Sitzungen etc., IT Ausstattung und Schnittstelle zur zentralen IT Abteilung, allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Zuarbeit im Bereich der festen Mitarbeitenden

Allgemeine Büroorganisation und Assistenzaufgaben des CCC-MV Direktorats am Standort Rostock, Bürokommunikation, Allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordinierung, Kontrolle und administrative Unterstützung im Qualitätsmanagement, Recherchetätigkeiten, Bereitstellung von Unterlagen, Erstellung von Protokollen, Vorbereitung von Sitzungen, Kommunikation mit Kooperationspartnern, Unterstützung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungskoordination, Unterstützung in der Drittmittelverwaltung, Organisatorische Zuständigkeit für personalbezogene Themen, Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich Personalmanagement, Projektarbeit im Bereich Outreach/Patientenbeteiligung

Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, Strukturierung der Tagesabläufe, Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland einschließlich Reisekostenabrechnung, Professionelle Kommunikationsstelle innerhalb des Unternehmens und nach außen, Organisation von Meetings (Buchung von Räumlichkeiten, Catering, etc.), Administrative Tätigkeiten, Serviceorientierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Anfragen, Eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe

kompetente und sprachlich gewandte Betreuung von Anrufern, Annahme und Weiterleitung von Gesprächen, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Empfang von Besuchern, sowie Bewirtung und Betreuung, Bearbeitung der Post und Weiterleitung von Kuriersendungen

Bearbeitung von Dokumenten, Anfragen & Aufträgen sowie des Posteingangs- und ausgangs, Erstellung & Prüfung von Rechnungen sowie die Überwachung der Zahlungseingänge- und ausgänge, Erstellung von Verträge sowie die Verwaltung der Personalakten, Erstellung und Versendung von Briefen, E-Mails und anderen schriftlichen Mitteilungen sowie die telefonische Annahme, Verwaltung von Mietakten und – dokumenten, Installation von Soft- und Hardware sowie Unterstützung bei der digitalen Anwendungen