Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Korrespondenz (Deutsch und Englisch), Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen, Selbstständige Bearbeitung organisatorischer und administrativer Themen, Organisation und Koordination von Terminen, Inhouse- Meetings und Abläufen, Unterstützung der Finanzabteilung in der vorbereitenden Buchhaltung (unter anderem Prüfung und Erfassung von Rechnungen, Abstimmung mit dem Steuerbüro), Koordination und Bearbeitung administrativer Personalthemen sowie aktive Unterstützung im Recruiting-Prozess, Organisation und Weiterentwicklung des Office- und Fuhrparkmanagements, Übernahme von Projekt- und Sonderaufgaben – entsprechend Ihren Stärken und Interessen

allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten, Terminkoordination, Telefondienst, Bearbeitung bzw. Weiterleitung von E-Mails, Unterstützung und Organisation von Vor- und Nachbearbeitung der Personalratssitzungen, Koordination der Vorstellungsgespräche mit dem Personalratsgremium, Abwicklung von Haushaltsmitteln wie z.B. Bestellungen einschließlich Rechnungswesen, Verwaltung der Freud- und Leidkasse, Organisation der Programme „Gesunde Stadtverwaltung“, Digitalisierung der Akten

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Dokumentenmanagement und Digitalisierung, Daten-, Akten- und Formularverwaltung, In- und Externe Korrespondenz, Bearbeitung des allgemeinen Postverkehrs, Ganzheitliches Terminmanagement, Pflege der Ablagesysteme

Proaktive und ganzheitliche Unterstützung der Projektleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben über alle Projektphasen hinweg, Aufbau und Weiterentwicklung zentraler Projektstrukturen und -prozesse in enger Zusammenarbeit mit der Projektleitung, Sicherstellung eines aktiven Wissensmanagements zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit, Verantwortung für Projektcontrolling sowie Erstellung und Weiterentwicklung des Berichtswesens, Planung, Organisation und Durchführung von Projektveranstaltungen, Workshops und Gremiensitzungen, Aufbau und Pflege von digitalen Zusammenarbeitsräumen (z. B. SharePoint) inklusive entsprechender Berechtigungskonzepte

Verwaltung der Programmbereiche Kultur und Junge VHS, Verwaltung der Untervermietung und Liegenschaften, Verwaltung der technischen und digitalen Ausstattung, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Du bist als essentieller Teil unserer Geschäftsstelle in enger Abstimmung mit Verwaltungsleitung und -assistenz und immer herzlich und offen für unsere Einrichtungen und externen Partner ansprechbar., Du stellst sicher, dass Informationen intern oder extern klar und verlässlich dort ankommen, wo sie hinsollen - zum Beispiel durch Deine Mitwirkung an unserem Intranet und anderen internen Kommunikationsplattformen wie dem Mitarbeitendenmagazin., Aktiv arbeitest Du an der Weiterentwicklung und Vereinheitlichung unserer Verwaltungsprozesse und -strukturen mit, aber nimmst den abwechslungsreichen Arbeitsalltag so wie er ist. Du koordinierst, organisierst und denkst Prozesse weiter., Du unterstützt unser Fuhrparkmanagement (z. B. bei Schadensmeldungen, Kommunikation mit Versicherungen) sowie die Objektbetreuung und stimmst Dich mit Handwerksbetrieben und Hausverwaltungen ab., Veranstaltungen, Schulungen und Feste für Mitarbeitende sowie Klienten und Klientinnen werden von Dir zuverlässig geplant und kreativ mitgestaltet., Du wirkst bei Themen rund um Arbeitssicherheit und Brandschutz mit.

Operative Unterstützung der Geschäftsführung sowie Koordination von Aufgaben, Fristen und Prioritäten, Recherche und Bearbeitung von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Aufbereitung der Unterlagen und Koordination des Einreichungsprozesses, Inhaltliche Planung und Koordination von Veranstaltungen (z. B. Infotage, online und in Präsenz), insbesondere Abstimmung mit Partnern, Erstellung von Programmen sowie Koordination der beteiligten Akteure in enger Zusammenarbeit mit den für die operative Organisation zuständigen Personen, Aufbau und Pflege unseres Partnermanagements inkl. Abstimmung, Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Strukturierung und Aufbereitung von Informationen für die Geschäftsführung, z. B. zur Vorbereitung von Entscheidungen, Abstimmungen oder Priorisierungen, Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses

Support administrative processes and documentation in the operational and project areas., Assist with the documentation and administration of research and operational projects., Create and maintain internal reports and project documentation., Provide on-demand support for general administrative coordination tasks., Support operational data management in the ERP system (Odoo)., Maintain and update master data (customers, suppliers, articles/products) in the ERP system (Odoo)., Provide operational support in the ERP system (e.g., inventory tracking, report generation)., Ensure data quality and consistency across operational systems., Assist with the implementation and documentation of ERP-related processes., Support financial and accounting processes., Assist with document documentation and invoice tracking., Organize and prepare documents for accounting., Support the creation of monthly financial overviews., Assist with project budget tracking and related documentation., Create, track, and organize outgoing invoices., Support daily operational workflows., Perform purchasing, tracking, and documentation tasks according to defined purchasing processes and standards., Order supplies for the lab and office, as well as raw materials for production., Execute logistics processes (e.g., for sample or raw material shipping) via service provider platforms (e.g., Cargoboard, Jumingo) according to defined processes., Coordinate external service providers (e.g., disposal, logistics, travel bookings) as needed., Execute order processing tasks, including packaging, labeling, and shipping preparation for B2B and gastronomy customers, as well as for samples., Assist with the documentation and structuring of operational processes., Document and maintain Standard Operating Procedures (SOPs) based on defined processes., Document recurring operational processes, such as: accounting processes, purchasing processes, production organization processes., Assist with the continuous improvement of operational documentation and internal processes.

Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen, Unterstützung bei internen administrativen Prozessen und Abläufen, Pflege und Aktualisierung verschiedener Listen und Dokumentationen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie Verwaltung von Besprechungsräumen, Allgemeine Büroorganisation und Bearbeitung der internen Post, Unterstützung bei Korrespondenz und bereichsübergreifenden Informationen, Durchführung kleinerer administrativer und organisatorischer Tätigkeiten (z. B. Unterlagen vorbereiten, Ablagen pflegen, Reproarbeiten)

Gästebetreuung und Beratung, Check In und Check Out der Gäste, Kassenführung, Kleinverkauf, Buchungsannahme und -bearbeitung per Mail und Telefon, Einarbeitung von Aushilfen, Vorbereitung und Koordination von Tagungen und Tagungsverpflegung, Aufnahme und Bearbeitung von Beschwerden und Weitergabe an den oder die Herbergsleitung

Gästebetreuung und Beratung, Check In und Check Out der Gäste, Kassenführung, Kleinverkauf, Buchungsannahme und -bearbeitung per Mail und Telefon, Einarbeitung von Aushilfen, Vorbereitung und Koordination von Tagungen und Tagungsverpflegung, Belegungsmanagement, Aufnahme und Bearbeitung von Beschwerden und Weitergabe an den oder die Herbergsleitung

Financial management, accounting, and controlling (incl. budget control and monitoring, creation of financial overviews for department management, preparation of transfers, ordering and invoicing), Administrative support of third-party funded projects (incl. application support in financial planning, creation of third-party funding notifications and funding documents, fund disbursement, management and settlement, support of reporting to funding institutions), Personnel administration for academic and student employees (incl. publication of job advertisements, contract matters in hiring and re-employment processes, processing of travel expenses and compensation), Coordination tasks in teaching (incl. course and examination management in the university's internal system C@mpus, communication with practical schools in the context of subject-specific didactics training, onboarding of international students in our courses), Organization of team internal and external events (incl. annual team retreats, project meetings, workshops, etc.) as well as support of international project cooperations and guest lecturers, General administrative and secretarial tasks (incl. processing of incoming and outgoing mail, telephone and email correspondence, appointment organization and coordination, file management, maintenance of databases and websites, procurement and inventory, proofreading)

Storytelling für unsere internen Kanäle wie Intranet, Newsletter oder Social Content, Komplexe Themen verständlich aufbereiten und relevante Botschaften für unsere Mitarbeitenden vermitteln, Planung und Organisation von Workshops, Schulungen und internen Veranstaltungen, Zentrale Anlaufstelle am Standort - Empfang von Besuchern, Koordination von Anfragen sowie Abstimmung mit Dienstleistern, Organisation unserer Poolfahrzeuge inklusive Ausgabe, Rücknahme und Dokumentation der Fahrzeugnutzung

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Sekretariats der Hauptabteilung Forschung und Entwicklung, Unterstützung der Hauptabteilungsleitung, der Abteilungsleitung Forschungsprojekte sowie der Wissenschaftler (m/w/d) in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Selbstständige Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Postbearbeitung, Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Hauptabteilung, Erstellung und Pflege von Präsentationen, Berichten, Tabellen und ähnlichen Dokumenten, Verwaltung eines Referenzprogramms für Publikationen, Ablage von Forschungsunterlagen, Verträgen und Projektdokumentation, Organisation von Dienstreisen sowie die Bearbeitung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen

Unterstützung der aus zwei Personen bestehenden Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft., Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen sowie Führung der Kalender., Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Geschäftsführung, Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von Anfragen., Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Protokollführung ausgewählter Termine und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben., Erstellung von Korrespondenzen, Tabellen, Auswertungen und Präsentationen sowie Aufbereitung und Zusammenfassung von Informationen., Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Themen zur Sicherstellung eines geordneten Informationsflusses., Übernahme administrativer und sachbearbeitender Aufgaben.

Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Rezeptionsdienste, persönlich am Empfang und telefonisch, Korrespondenz, Posteingang, Ablage), Verwaltungstätigkeiten im Schulbereich (z.B. Anwesenheit, Schülerakten, Schülerbögen, Schülerdatenbank, Schulintranet), Kommunikation mit Eltern, Kindern, Mitarbeiter*innen (Deutsch/Englisch), Behörden (Deutsch) und externen Partnern (vorwiegend Deutsch), jährliche bzw. fortlaufende Schulgeldberechnung und Debitorenpflege, Unterstützende Tätigkeiten für die Schulleiter*innen, Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Schulfesten und anderen Schulveranstaltungen

Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die Organisation der Büros des Kaufmännischen Geschäftsführers, der Technischen Geschäftsführerin und des Büros der Leiterin des Leitungsbüros (u. a. Strukturierung des Tagesablaufs, Organisation der Ablage, Sicherung des Kommunikationsflusses, Repräsentation der Geschäftsleitung)., Sie koordinieren Termine der Geschäftsführungen mit den internen und externen Ansprechpartnern/-innen und unterstützen bei der Kontaktpflege., Sie erledigen die Korrespondenz per Telefon-, Post- und E-Mail und sichern die Erreichbarkeit des Büros der Geschäftsleitung vorrangig bis in den späteren Nachmittag ab., Sie organisieren und begleiten Veranstaltungen, Tagungen und Besprechungen und sind für deren Vor- und Nachbereitung zuständig (u. a. Protokollführung, Unterlagen, Bewirtung)., Sie erstellen Präsentationen und Statistiken., Sie übernehmen das Travel-Management und die Reisekostenabrechnung für die Geschäftsführungen und das Leitungsbüro

Administrative Betreuung der Teilnehmer*innenr (z. B. Pflege von Listen, Unterlagenverwaltung), Empfang und Ansprechpartner*in für Teilnehmer*innen in der Maßnahme, Koordination von Terminen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und mobilen Einsätzen, Betreuung des Maßnahme-Betriebs (z. B. Materialverwaltung)

Sämtliche Verwaltungs- und Sekretariatsarbeiten eines Schulsekretariats, Koordinieren und Pflegen der Schülerdaten und Termine, Rechnungswesen und Erstellen von Statistiken, Koordinieren und Beschaffen von Verwaltungsmaterial, Ansprechpartner für die Schüler, Lehrkräfte und Eltern

Verwaltung, Abrechnung, Controlling und Budgetierung von Haushalts- und Projektkonten sowie des Bezugs (Einkauf) und der Ausgaben (Abrechnung) von Chemikalien/Betriebsmitteln der gemeinsamen Einrichtungen des gesamten Chemikums, Allgemeine Finanzverwaltung, insbesondere Verwaltung von Studienzuschüssen, Einzelprojekten und speziellen Organisationsvorgängen mit Fokus auf das Chemikum, Personal- und Stellenverwaltung, einschließlich Vorbereitung und Bearbeitung personalrelevanter Vorgänge in enger Abstimmung mit den zuständigen zentralen Stellen, Allgemeine Organisations- und Verwaltungsarbeiten, insbesondere Terminplanung, Postabwicklung, Organisation von Veranstaltungen sowie Übernahme von Schriftverkehr auf Deutsch und Englisch