Selbständige Organisation der Geschäftsstelle inkl. Büroverwaltung, Ansprechpartner während der Öffnungszeiten in der Geschäftsstelle, Kommunikation und Zusammenarbeit mit unseren Abteilungen, Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Dienstleitern, Kompetenter Ansprechpartner für alle Menschen im Sinne des Vereins, Digitale Mitgliederverwaltung des Vereins, Unterstützung bei der Erstellung und Einreichung der jährlich wiederkehrenden Aufgaben, wie Anträge für Sportanlagen, Förderanträge

Erledigung der Korrespondenz und des Datenaustauschs mit Notariaten, Sicherstellung der Ablage im Dokumentenmanagementsystem, Selbstständige und eigenverantwortliche Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben, Organisation von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokollierung von Arbeitsergebnissen, Fristen- und Terminüberwachung, Mithilfe bei der Weiterentwicklung interner Prozesse, Unterstützung bei Bedarf in Projekten, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Gremien- und Sitzungsterminen (z. B. Sitzungen, Jour fixe), einschließlich des Sitzungsmanagements wie Raumreservierung und Bewirtung, Enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen und anderen Sekretariaten

administrative Bearbeitung, Koordination, Dokumentation und Ablage von Anfragen und Beratungen, interner Prozesse sowie Veranstaltungen des Innovationsbüro unter Beachtung von Fristen und Vorgaben, Ansprechpartner/in für interne und externe Belange inklusive schriftlicher und telefonischer Rückfragen (auch in englischer Sprache) zu (Beratungs-) Verfahren und internen Prozessen, Erstellung ausformulierter Schreiben, Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Erstellung von Statistiken, Koordination, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen im Fachgebiet, Mitwirkung bei der Erarbeitung von Konzepten, in der Prozessoptimierung und Fortschreibung des Qualitätsmanagements unter Nutzung aktueller Informations- und Kommunikationstechnologien, allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Kommunikation in der Abteilung Innovationsmanagement

Organisatorische und administrative Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft, Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Organisation des Schulsekretariats, Ansprechpartner/in für Eltern, Lehrkräfte, Behörden und Dienstleister, Pflege von Schüler- und Verwaltungsdaten, Telefon- und Postmanagement, Unterstützung schulorganisatorischer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenmanagement, Verwaltung von Verträgen und Akten, Unterstützung bei Personalverwaltungsaufgaben, Optimierung interner Verwaltungsprozesse, Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Budgetübersichten, Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung oder Steuerberatung

Wahrnehmung sämtlicher Aufgaben des Büromanagements, Terminkoordination (z. B. für Fachbesprechungen oder Vor-Ort-Termine), inklusive Raumbuchung und Bewirtung sowie Besuchsmanagement, Selbstständige Erstellung von Mitschriften und Protokollen sowie die Vor- und Nachbereitung der Termine, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen für Verwaltungsverfahren sowie bei der Beantwortung von Rückfragen der Behörden, Mitarbeit bei der Sicherstellung des Informationsflusses zu anderen Organisationseinheiten, einschließlich Anlegen und Bearbeitung von Workflows (bspw. Personal, Weiterbildung)

Unterstützung der internen und externen Kommunikation, Planung, Organisation und inhaltliche Vorbereitung von Meetings und Terminen der Geschäftsführung, Professionelles Termin‑ und Kalendermanagement, Mitarbeit bei der Koordination und Umsetzung von Projekten, Unterstützung bei der Erarbeitung strategischer Initiativen, Rechercheaufgaben sowie Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen und Analysen

Eigenständige Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (E-Mail Korrespondenz, Telefonpräsenz, Verwaltung der digitalen und physischen Dokumentenablage), Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Personalangelegenheiten, Mitwirkung bei der Organisation von Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen für Studierende und Lehrende (u. a. Teilnehmendenverwaltung, Unterstützung bei Veranstaltungsplanung und -durchführung), Unterstützung bei Materialien- und Gerätebeschaffung, Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Kostenstellenmonitoring

Zentrale Anlaufstelle im Office: Erste Kontaktperson für alle Office-Themen und Fragen aus dem Team, Besuchermanagement: Professioneller Empfang, Gästebetreuung und Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks, Allgemeine Korrespondenz: Betreuung von E-Mail-, Telefon- und Posteingang und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Büroversorgung: Verantwortung für Büromaterial, Snacks und Getränke, damit dem Team im Arbeitsalltag nichts fehlt, Facility Management: Koordination externer Dienstleister wie Wartung, Handwerker, Reinigungsfirma, Sicherheitsdienst und weitere Partner, Onboarding Support: Vorbereitung der Arbeitsplätze, Orientierung im Office und Liebe zum Detail für einen gelungenen Start neuer Kolleg*innen, Office Look and Feel: Sicherstellung eines ordentlichen, einladenden und professionellen Erscheinungsbildes des Büros, Team Events: Organisation, Planung und Unterstützung bei der Durchführung vor Ort, Allgemeine Orga Unterstützung: Flexibles Einspringen bei Bedarf und Schaffen von Struktur, wo sie gebraucht wird

allgemeine Administrationsaufgaben, koordinieren und organisieren Termine der Geschäftsführung, Sitzungen der Gesellschafter, Klausuren der Führungskräfte und Veranstaltungen, proaktives Nachhalten und setzen Fristen zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung bei festgelegten Maßnahmen, bearbeiten in enger Abstimmung mit den Häusern die Versicherungsfälle unserer Bewohner, übernehmen in Abstimmung mit der Geschäftsführung selbständig Sonderaufgaben

Selbstständige Büro- und Projektorganisation sowie Backoffice-Aufgaben, Verwaltung, Ablage, Fristenkontrolle und Bearbeitung von Korrespondenz, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Konto- und Kassenführung, Organisatorische Unterstützung der Leitung und Geschäftsführung, Optimierung von Abläufen und aktive Mitgestaltung von Arbeitsprozessen, Versierter Umgang mit digitalen Tools (Homepage, Social Media, …)

Zuarbeit der Geschäftsleitung bei betrieblichen Aufgaben, Eigenständige Recherche und inhaltliche Auseinandersetzung mit relevanten Geschäftsthemen, Anfertigung und Ausarbeitung von Auswertungen, Schriftstücken, Dokumenten und Präsentationen, Erledigung der täglichen Sekretariatsarbeiten (Büroorganisation, Akten- und Dokumentenmanagement, Terminabstimmung/-nachverfolgung, Kalenderführung), Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Gesprächsterminen inkl. Vor- und Nachbereitung, Teilnahme an Sitzungen inkl. Protokollführung, Unterstützung bei verschiedenen Projekten

Verantwortung für den Bereich Büro und Rezeption in der Jugendherberge, Gäste Check-in und Check-out, Unterstützung der Herbergsleitung bei Büroarbeiten im Backoffice, Betreuung der Gäste vor Ort, Schnittstelle zwischen den Abteilungen, Aufgaben bündeln, koordinieren und weiterleiten

Office & Terminmanagement: Du planst und koordinierst Termine, Kalender und Dienstreisen und stellst die Terminverfolgung sicher, Eventplanung: Du kümmerst dich um die gesamte Organisation von internen Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen, verfasst Protokolle und hältst die Ergebnisse nach, Dokumentenmanagement: Du bearbeitest E-Mails, Post und Abrechnungen und stellst wichtige geschäftliche Schriftstücke und Unterlagen bereit, Zentrale Schnittstelle: Du agierst als zentrale Ansprechperson zwischen der Bereichsleitung, dem operativen Personalmanagement und dem Vorstand, Kommunikation: Du bereitest Präsentationen und Entscheidungsvorlagen vor, wobei dein Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Informationen gefragt ist, Betriebsrat & Mitbestimmung: Du arbeitest intensiv mit dem Sekretariat / Referent des (Konzern)Betriebsrates zusammen und unterstützt die Abstimmungsprozesse, Projektsupport: Du begleitest und steuerst eigenständig kleinere, bereichsinterne Projekte und unterstützt bei der Umsetzung strategischer Entscheidungen und Initiativen

Enge Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen, Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen, Vorbereitung interner Abstimmungen sowie Koordination von Informationen zwischen Geschäftsleitung, Einrichtungen und Fachabteilungen, Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Eigenständige Koordination von Projekten sowie administrativen Abläufen, Übernahme allgemeiner Office-, Organisations- und Assistenzaufgaben

Eigenverantwortliche Konzeption, Organisation und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung der Mobilitätskultur, einschließlich Angebot von Informations- und Beratungsformaten, Fachliche Beratung von Studierenden zu Förderprogrammen (insbesondere Erasmus+) und organisatorischen Abläufen, Kontaktpflege zu den Partnerhochschulen sowie Unterstützung beim Vertragsmanagement, Verwaltung der Mobilitäten (insbesondere Erasmus+ KA171) unter Nutzung einschlägiger digitaler Tools (SoleMove, EWP, EU Beneficiary Tool), Verwaltung und Vergabe der hochschuleigenen Wohnplätze

Kontinuierliches Weiterentwickeln der im Projekt Management Office etablierten Prozesse, Aufbauen und Pflegen der Portfolioübersicht (Projektstatus etc.), sowie Aufbauen und Weiterentwickeln eines zeitgemäßen Berichtswesens, Qualitätssichern von Projektanträgen und Statusberichten, Erstellen von regelmäßigen Portfolio Reports, sowie Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von Sitzungen zur Statuserhebung sämtlicher Projekte & Programme, Coachen der Projektleitungen im Hinblick auf eine effiziente und effektive Projektsteuerung, Durchführen von internen Projektmanagement Schulungen, Aufbauen und Weiterentwicken einer Methodik zur effektiven Steuerung von Programmen