Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Allgemeine Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten, Abwicklung von Angelegenheiten in der Lehre (Raumreservierungen, Eintragung der Veranstaltungen bei RWTHonline etc.), Durchführung von Beschaffungen und Rechnungsbearbeitung in SAP, Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Unterstützung und Buchhaltung von Drittmittelprojekten, Telefonische und schriftliche Auskünfte, Unterstützung bei der Organisation von Workshops und Konferenzen, Tagungen und anderen Veranstaltungen, Unterstützung bei der administrativen Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen der Lehrstuhl-Mitarbeiter/innen, Unterstützung im Lehrbetrieb: Organisation und Koordination der Veranstaltungsanmeldungen, Prüfungsabläufe, Verwaltung von Prüfungsunterlagen und Ansprechpartner/in für Studierende und Lehrende

Organisation und Vorbereitung von Meetings & Veranstaltungen, Protokollierung und Dokumentation von Projektprozessen und -ergebnissen, Umsetzung der finanz- und verwaltungsbezogenen Vorgaben für das Projekt (z. B. Teilnehmerlisten führen, Kofinanzierung sichern, Belege weiterleiten, Vergleichsangebote einholen etc.), Enge Kommunikation und Kooperation mit der Sachbearbeitung Drittmittelverwaltung, Unterstützung bei der Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Übernahme von Reise- und Terminkoordination, Führen der administrativen Projektakten

Sie unterstützen die Abteilung in allen administrativen und organisatorischen Belangen., Sie koordinieren, organisieren und dokumentieren Besprechungen, Gremientermine und Schulungen., Sie übernehmen das Veranstaltungsmanagement für Fachtagungen und Seminare – von der Planung bis zur Nachbereitung., Sie wirken aktiv an Projekten mit und bringen Ihre Ideen ein., Sie pflegen die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und sorgen für eine gute interne Kommunikation.

Mitarbeit und Unterstützung bei der Finanzverwaltung, Rechnungsbuchhaltung und Kontoführung mittels SAP, Mitarbeit und Unterstützung bei der Personalverwaltung (Erstellung von Verträgen & Verwaltung der Personalunterlagen), Mitarbeit und Unterstützung bei der Reisekostenverwaltung (Beantragung & Abrechnung von Dienstreisen), Bestellwesen (Bestellung von Büromaterial etc.), Korrespondenz in Deutsch und Englisch, allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroarbeiten, Betreuung ausländischer Gäste sowie Organisation von Veranstaltungen

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Unterstützung bei der laufenden kaufmännischen Steuerung der GmbH, Mitwirkung im Rahmen der Haushaltsplanung inkl. Personalplanung, Erstellung von Finanzplänen, Prognosen sowie Abrechnungen einzelner Kostenstellen, Vorbereitung von Kostensatzverhandlungen, Mitgestaltung organisationsinterner und abteilungsübergreifender Prozesse, Mitwirkung bei Projekten, vor allem im Bereich IT, Vorbereitung von Gremiensitzungen

Organisation und Pflege wissenschaftlicher Primärdaten sowie Führung und Pflege von Datenbanken zur Erfassung von wissenschaftlichen Leistungen, Allgemeine Assistenz- und Sachaufgaben mit den Schwerpunkten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Projekts KASTENHILFE und externen Partnern sowie Zusammenarbeit der Abteilung mit Institutsleitung und Verwaltung, Unterstützung bei Antragstellung weiterer öffentlich geförderter Projekte (national und EU) sowie im Vertragsmanagement (Vorbereitung von MTAs, MoUs), Unterstützung und Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen inkl. Angebotseinholung, Pflege von Datenbanken, Mitwirkung bei der Organisation und Betreuung von nationalen wie internationalen Tagungen sowie von vor-Ort Projektveranstaltungen (in Berlin-Brandenburg), Organisation, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen), Kontaktaufnahme mit Interessensvertreter*innen, Wissenschaftler*innen und Institutionen und - Betreuung von nationalen und internationalen Gästen, Betreuung und Einweisung für neue Mitarbeiter*innen, Studierenden und Praktikant*innen, (Mit-)Gestaltung und Pflege von Online-Plattformen (Social und Scientific Media, Websites, Lehr-Lernplattformen, etc.), Unterstützung der Feldarbeiten vor Ort (Kastenausbringung, -kontrollen)

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Eigenverantwortliche und selbständige Organisation eines Sekretariats, Planung, Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Sitzungen, Veranstaltungsplanung und Durchführung von z.B. Raumbuchungen, Auftragsvergabe an Dienstleister und Kostenrechnungen, Unterstützung der Zentrumsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, sowohl für interne als auch für externe Anfragen, Hintergrundrecherche, Koordination der Arbeitsplatzverteilung und Arbeitsplatzausstattung, Organisatorische Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter und bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen, Inhaltliche Pflege der Website, Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung, Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Mittelverwaltung, Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten, Post- und Telefondienst, Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Im Bedarfsfalle Abwesenheitsvertretung anderer Sekretariate für die Standorte Bonn und Hamburg

Terminkoordination, Terminvor- und -nachbereitung, Protokollführung sowie Wiedervorlagemanagement, Organisation von ressortinternen Abläufen, der Ablagestruktur sowie Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Mustern, Selbstständige Bearbeitung und Archivierung von Schriftverkehr sowie Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Beantragung von Soft- und Hardware sowie weiteren Berechtigungen, Pflege des Intranets für das Ressort FM

Unterstützung bei der Terminplanung sowie Kalenderpflege für Führungskräfte, der Vor- bzw. Nachbereitung von Besprechungen und Organisation von Meetings, Workshops und Events, Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen für Management-Meetings und Verantwortlichkeit für die Pflege von Excel-Reports sowie Dashboards, Koordination externer Dienstleister oder Partner und Unterstützung der internen Kommunikation durch das Verfassen von Schreiben im Namen des Managements sowie durch das Erstellen von Intranet-Beiträgen und Newslettern, Mitwirkung in strategischen oder operativen Projekten, Analyse aktueller Themen und Entwicklung von Business Cases oder SWOT-Analysen, Pflege wichtiger Kontaktlisten und Organigramme, Unterstützung von Einkaufs- sowie Budgetprozessen und Vorbereitung von Unterlagen für Audits und interne Reviews

Organisation des Bürobetriebs, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Verwaltungsaufgaben, Aufbau eines internen Büroservices, Anleitung eines Mitarbeiters mit Assistenzbedarf in Bürotätigkeiten, Rechnungsprüfung und Führung der Betriebsmittelkasse

Unterstützung im Alltag (putzen, Wäsche waschen, bügeln, kochen, einkaufen), Pflegetätigkeiten (waschen, an- und ausziehen, duschen, Toilettengänge, nächtliches Lagern), Beauty-Treatments (schminken, Nägel lackieren, Haare färben), Freizeitaktivitäten (Kino, Konzerte, essen gehen mit Freunden und vieles mehr)

Ansprechstelle für vielfältige interne und externe Kooperationspartner*innen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen, Unterstützung bei fachbezogenen administrativen Prozessen des Teams, u.a. Bewerbungsmanagement, Rechnungseingang, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Team, Assistenz der Fachbereichsleitung (v.a. Termin- und Gremienmanagement), Erstellen von Präsentationen und Dokumentationen, Veranstaltungsmanagement

Koordination der Arbeitsabläufe im Sekretariat sowie des Geschäftsverkehrs für Personal und Finanzen, Unterstützung des Krisenstabes, Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, einschließlich eigenständiger Übersetzungen sowie Pflege der Internet- und Intranetseiten in beiden Sprachen, eigenverantwortliche Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollführung, Erstellung von Reports, Statistiken, Umfragen und Unterstützung im Qualitäts- und Dokumentenmanagement, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, inkl. Gästeempfang, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Ausstattung, Arbeitsschutz-Ausrüstung und Dienstleistungen, Begleitung des On- und Offboardings im Bereich Personal und Finanzen sowie Koordination des Assistenzkreises im Forschungszentrum, Unterstützung bei Anträgen und Koordination des Eltern-Kind-Büros, Mitwirkung bei Stellenausschreibungen und Praktikumsverträgen für die Bereiche Personal und Finanzen

Unterstützung in der Beantwortung von schriftlichen und telefonischen Anfragen, Betreuung von Projekt-Postfächern, systematische Dokumentation in Datenbanken, Pflege, Analyse und Erstellung von diversen Datenbanken und Auswertungen (insb. in MS-Excel, Wordpress, Typo 3), Organisation von Terminen und Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Unterstützung bei finanzieller, personeller und zeitlicher Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten, Projektteilen und Dienstleistungen, Unterstützung bei der Erarbeitung von Angeboten, Ausschreibungen, Vergaben, Vertragsschlüssen, Abrechnungen, Unterstützung von Recherchen zu verschiedenen Projektinhalten und Stakeholdern, insb. im Themenfeld Energieeffizienz

Projektarbeit im Rahmen von „rückenwind³“, Organisation und Koordination von Projektmaßnahmen, Unterstützung bei der Projektdokumentation, Berichterstattung und Fristenmanagement, Mitwirkung bei der inhaltlichen Anpassung und Weiterentwicklung von Projektbestandteilen, Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten, Mitwirkung bei konzeptionellen Aufgaben und strategischer Projektarbeit, Administrative Tätigkeiten und Zuarbeiten im laufenden Geschäft, Durchführung von Recherchen und Aufbereitung von Informationen, Betreuung und Weiterentwicklung von Websites und Social-Media-Kanälen, Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage relevanter Unterlagen

Unterstützung der Einrichtungsleitung in allen Belangen des Tagesgeschäfts, Übernahme administrativer Aufgaben zur Entlastung der Einrichtungsleitung, Steuerung und Durchführung von Projekten und Koordination von Arbeitsgruppen, Mitarbeit und Mitgestaltung in der Planung und Umsetzung von strukturellen und organisatorischen Änderungen, Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Besprechungen

teilweise körperliche Pflege, Assistenz bei alltäglichen Aktivitäten, Begleitung außer Haus

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall