Projekt-Controlling sowie die Überwachung der Projektziele und Projektleistungen, Organisation der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden und Begleitung dieser beim Onboarding-Prozess (Visum, Ausländeramt, Wohnungssuche etc.) sowie beim Offboarding-Prozess, Betreuung der nationalen und internationalen Mitarbeitenden der Abteilung, Koordination und Organisation von Messkampagnen, Workshops und Tagungen (national/international), Laboraktivitäten und internen Veranstaltungen, Administrative Arbeiten im Zusammenhang mit der Abteilungs­organisation, Administrative Unterstützung bei Reiseanträgen etc., Wissenschaftliche Kommunikation mit Partner*innen und Fördernden, Redaktionelle Gestaltung und Management der Homepage und Öffentlichkeitsarbeit der drei Arbeitsgruppen in der Abteilung

Als erste Anlaufstelle am Empfang begrüßt du unsere Gäste und nimmst Anrufe in unserer Zentrale entgegen., Du hast Freude daran, sowohl regelmäßige administrative Aufgaben (z.B. Posteingang und -ausgang, Barkasse, Spendenbescheinigungen) als auch besondere Projekte und kurzfristige Aufgaben der Geschäftsleitung zu übernehmen., Du organisierst Veranstaltungen und Fortbildungen und verantwortest die Vor- und Nachbereitung (u.a. Einladungen, Anmeldelisten, Teilnahmezertifikate)., Du unterstützt tatkräftig bei der Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Bereitstellung von Verpflegung, Auf- und Abbau, Richten von Tischen und Stühlen).

Zusammenarbeit mit den Personalreferent*innen, Unterstützung bei administrativen Prozessen (z.B. Bescheinigungswesen, Unfallmeldungen), Enge Zusammenarbeit mit der Entgeltabrechnung, Kommunikation mit externen Kooperationspartnern

Bearbeitung von Krankmeldungen und Kommunikation mit der Personalabteilung, Pflege und Auswertung dienstplanrelevanter Daten, Erstellung von Fehlzeitenstatistiken sowie Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Dienstbefreiungen, Dienstplangenehmigung und -abrechnung für den Pflegedienst, Ansprechpartner/in für Planungsverantwortliche bei Fragen zu CGM, Monatliche Bearbeitung der PpUGV für ausgewählte Stationen, Pflege von Zeugnis- und Fluktuationslisten, Mitwirkung bei Vorbereitungen zur jährlichen Strukturprüfung, Koordination von Krankenwagenanforderungen, Allgemeine administrative Unterstützung der Pflegedirektion und enge Abstimmung mit der Personalabteilung

Liegenschaftsverwaltung diverser Eigentums- und Mietobjekte, Beschaffung von Kfz, Energie, Geschäftsausstattung und Werbematerial, Administrative und organisatorische Aufgaben (z.B. Betreuung der zentralen Vertragsdatenbank oder des Versicherungswesens), Entwicklung weiterer Dienstleistungen für Bezirksverbände, Einrichtungen und GmbHs

Selbstständige Organisation des Vorzimmers inkl. Terminmanagement, Organisation, Koordination der Privatsprechstunde, Abrechnung der Privatsprechstunde, Erstellen von Protokollen, Gutachten und ärztlichen Berichten (auch nach Diktat), Planung und Organisation von Fortbildungen, Kongressen und Vorträgen, Vorbereitung von Konzepten, Zeugnissen, Qualitätszirkeln und Sitzungen, Bearbeitung der Korrespondenz und Unterstützung des Chefarztes in der Ausübung der klinischen und wissenschaftlichen Tätigkeiten, Bearbeitung der Korrespondenz des ärztlichen Teams im täglichen Arbeitsablauf, Unterstützung der Außendarstellung der neurologischen Klinik inhaltlich und im persönlichen Erscheinungsbild

Änderung sowie Deaktivierung/Löschung Benutzerkonten, Sortierung/Ablage zurückgekommene Mahnungen, Antwortschreiben für Anfragende erstellen und versenden, Dokumente scannen und ablegen, Aktenablage (elektronisch und in Papierform), Beantwortung allgemeiner Mails, Bearbeitung UAS-Betreiberregistrierung, Versenden von Kostenbescheiden per Post und E-Mail, Unterstützung bei der Bearbeitung von Mahnungen, Gebührenbefreiungsmeldungen und -anträge bearbeiten sowie Stornierung zugehöriger Kostenbescheide

Inhaltliche und fachliche Betreuung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems, Ansprechpartner (w/m/d) und Bearbeiter (w/m/d) des Beschwerdemanagements, Erstellung der jährlichen gesetzlichen Qualitätsberichte der Krankenhäuser, Unterstützung der Qualitätsmanagementbeauftragten bei allen QM-Themen, Erstellung und Pflege von QM-Dokumenten (z.B. Verfahrensanweisungen), Überwachung von Maßnahmen (z. B. aus Audits), Büromanagement, Terminorganisation und –koordination, Eigenständiges Verfassen und Erledigen von Schriftverkehr

Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben im administrativen Bereich, Unterstützung der Team- und Bereichsleitung bei organisatorischen Abläufen innerhalb der Blutbank, Achten auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen bzw. setzen diese um, Mitwirkung bei qualitätsrelevanten Aufgaben, z. B. durch strukturierte Dokumentation und Datenerfassung, Hilfe bei der Organisation und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Übernahme weiterer organisatorischer Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Professionelle Büroorganisation incl. Terminplanung und Organisation der notwendigen Ressourcen und Telefonorganisation, Überwachung bzw. Planung der praktischen Einsätze der Auszubildenden nach entsprechenden Vorgaben, Sämtlicher Schriftverkehr nach intern und extern incl. der Diktatbearbeitung, Weiterleitung im Buchungssystem der Klinik des Landkreises Neustadt/Aisch-Bad Windsheim, Abwicklung aller Tätigkeiten zu Dozentenanfragen und externer Dienstleister incl. der Überwachung von Zahlungsströmen, Erstellen von Präsentationen aus zugelieferten Daten für Termine, Sitzungsvor- und nachbereitung, Organisation des kompletten Dienstreisegeschäftes für die Schulleitungen und Pädagogen, Steuerung der Kundenanfragen zu Buchungen von Kursen und Weiterbildungen, Erstellung der Auswertungen für Anfragen aus dem Kommunalunternehmen und der Meldungen an das Kultusministerium

Allgemeine Organisation des Personalratsbüros, z.B. Korrespondenz, Terminkoordination, Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, Vorbereitung und Teilnahme an Sitzungen und Besprechungen sowie das Anfertigen von Protokollen und Sitzungsniederschriften, Vorprüfung von mitbestimmungspflichtigen Personalratsvorlagen nach Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG NRW), Informationsbeschaffung zu mitbestimmungspflichtigen Themen und Vorlagen, Fristenüberwachung von Maßnahmen und Dienstvereinbarungen, Unterstützung bei der Durchführung von Wahlen (PR, JAV und Schwerbehindertenvertretung) mit den Wahlvorständen (Termine, Anmeldung von Schulungen, Raumplanung, usw.), Erstellen von Übersichten und Statistiken, Pflege der Ablage, Logistische Organisation der jährlichen Veranstaltungen

Begleitung des gesamten Personaladministrationsprozesses - vom Eintritt bis zum Austritt (Bearbeitung von Anträgen, Erstellung von Verträgen, Vertragszusätzen, Bescheinigungen, Zeugnissen usw.), Eingabe von Personaldaten in unser HR System (SAP VIVA) sowie Erfassung von Personaldaten in anderen Formaten wie Excel, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie Koordination von Vorstellungsterminen mithilfe unserer Bewerbermanagementsoftware rexx Systems, Korrespondenz mit internen Kunden (w/m/d), studentischen Beschäftigten und Bewerbern (w/m/d), Mitarbeit in unserer Poststelle, Registratur und Schriftgutverwaltung (elektronische Ablage nach Aktenplan), Unterstützungsarbeiten in Projekten der Personalabteilung (u.a. Digitalisierungsprojekte), Weitere administrative Aufgaben (Erstellung von Statistiken, Scannen und Kopieren von Dokumenten, Pflege von Personalakten und Dokumentationen etc.)

Verantwortung für die Personaladministration von der Einstellung bis zum Austritt für einen festgelegten Betreuungskreis, Vorbereitung, Abstimmung und Umsetzung von personellen Maßnahmen sowie Durchführung von Mitbestimmungsverfahren, Selbstständige Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten, Erstellung von Arbeitsverträgen unter Anwendung der tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen sowie deren Rücklaufkontrolle, Korrespondenz mit Ämtern, Krankenkassen, Versicherungen und Behörden

Unterstützung des Studiengangs BWL-Dienstleistungsmanagement in Zusammenarbeit mit den Professoren*innen bei allen im Studiengang anfallenden Aufgaben, Übernahme der Studienverwaltung im gesamten Student-Life-Cycle über das hochschuleigene Verwaltungssystem Dualis, Erstellen von Prüfungsunterlagen und Organisation von Klausuren, Betreuung der Studierenden, Dozierenden und der kooperierenden Unternehmen, Übernahme von allgemeinen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben

Selbstständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Kliniksekretariat, Eigenverantwortliche Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination und Betreuung des Patientenmanagements in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Team, Erstellung, Bearbeitung und Versand medizinischer Dokumente (Arztbriefe, OP-Berichte, Ambulanzschreiben, Gutachten), Administrative Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen, Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Patienten und Zuweiser, Vorbereitung, Weiterleitung und Nachbereitung von Patientenakten zur Abrechnung

Kommunikation mit diversen Projektträgern (u.a. EU, BMBF, DLR, DFG), mit nationalen und internationalen Projektpartnern (Großforschungseinrichtungen, Universitäten, Universitätskliniken) und internationalen Gremien und Vertragspartnern, Sekretariatsaufgaben für die Institutsleitung, Administrative Steuerung für interne Projektbelange, Organisation von Tagungen/Konferenzen

Fungieren als Bindeglied zwischen Vorstand und der Evangelischen Stadtmission Freiburg e.V., Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen, Unterstützung des Vorstands bei der Terminvor- und -nachbereitung und Vertretung der Assistenzkollegin, Eigenverantwortliche Betreuung und Verwaltung der stadtmissionseigenen sowie angemieteten und weitervermieteten Wohnobjekte, Unterstützung des gesamten Teams durch professionelle und strukturierte Arbeitsweise, Sicherstellung reibungsloser Abläufe und Erstellung von Protokollen, Freundlicher und höflicher Empfang der Gäste