Erstellung von aussagekräftigen Berichten, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Fördermittelbereich, Vorbereitung von Pflegesatz- und Entgeltverhandlungen, Überblick über Zahlen, Fristen und Fördermittel, Aktive Mitgestaltung von Verwaltungsprozessen

Eigenverantwortliche Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises in allen personal-administrativen Belangen, wie z.B. Anlage und Pflege der Personalakten, Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie administrativer Abwicklung von Personalprozessen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnissen, Ansprechpartner für Mitarbeiter, Führungskräfte und externe Stellen zu personalrelevanten Fragestellungen, Mitwirkung im Bereich Zeitwirtschaft und Fehlzeitenmanagement (Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, etc.), Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem externen Abrechnungsdienstleister, Fortbildungsmanagement nach den rechtlichen Vorgaben für Mitarbeiter im Gesundheitswesen, Unterstützung bei diversen Projekten im Personalbereich und bei der Digitalisierung der HR-Prozesse

Erledigung von Tätigkeiten im Rahmen des Zeit-und Reisekostenmanagements inkl. Kontenabstimmung, Ansprechpartner in allen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen für Reisekosten sowie eigenständige Begleitung von Betriebsprüfungen, Datenpflege und Kontrolle der Abwesenheitsmeldungen (Krankheit, Urlaub) und eAU-Meldungen, Eigenverantwortliche Durchführung des Melde- und Bescheinigungswesen, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Personal/ Entgeltbereich, im Falle von Engpässen

Unterstützung bei der Abstimmung von Konten (Bilanz und GuV), auch mit der Buchhaltung, Mitarbeit bei Monats- und Jahresabschlüssen sowie bei der Budgetplanung, Erfassung und Pflege von Stammdaten, Mithilfe bei der Erstellung von Reports, Assistenz bei der Erstellung von Vertriebsstatistiken

Führung der Personalakten und Pflege der Mitarbeiterdaten, Erstellung von Dokumenten wie z.B. Arbeitsverträge und Bescheinigungen, Verwaltung der Urlaubskartei und Urlaubsplanung, Korrespondenz mit Ämtern, Krankenkassen und anderen externen Stellen, Kontrolle der Arbeitsstunden, Fehlzeiten und Überstunden, Übermittlung aller lohnrelevanten Daten an Fremdfirmen für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Führen von Personalstatistiken und Auswertungen, Kautionsverwaltung und Schlüsselverwaltung, Unterstützung bei der Personalplanung und -entwicklung, Mitarbeit bei der Einführung und Optimierung von HR-Prozessen, Betreuung der Mitarbeitenden bei personalbezogenen Fragen

Selbständige Personalsachbearbeitung für circa 120 Mitarbeiter*innen von der Einstellung bis zum Austritt unter Beachtung der Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretung, Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung mit KIDICAP unter Berücksichtigung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Bestimmungen, Ansprechpartner*in für die Mitarbeiter*innen in personalrelevanten Fragen sowie Angelegenheiten der betrieblichen Altersversorgung, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens sowie Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern, Ämtern und Behörden, Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen sowie Pflege des Stellenplans, Mitarbeit an der Weiterentwicklung von Prozessen und in Projekten

Steuerung des monatlichen Controllings und Reporting für den gesamten Verband, Transparente, zielgruppengerechte Aufbereitung und Kommunikation der Ergebnisse, Aktive Gestaltung der jährlichen Wirtschaftsplanung, Beratung von Vorstand und Abteilungsleitungen als betriebswirtschaftlicher Sparringspartner, Weiterentwicklung des Berichtswesens, Einbringung der Expertise in Antrags- und Nachweisverfahren, Enge Zusammenarbeit mit zentralen Diensten wie Finanzbuchhaltung und Personalwesen

Als Prozessexperte für SAP-Themen agierst du als Schnittstelle zwischen internationalem Controlling, den Landesorganisationen und der IT., Die Umsetzung eines Konzepts zur Implementierung einer unternehmensweit einheitlichen Planungslösung in SAP Analytics Cloud wird von dir begleitet und überwacht., Weltweit erhalten Fachbereiche durch dich gezielte Unterstützung und praxisnahe Schulungen., Du wirkst aktiv an nationalen und internationalen Projekten im Controllingumfeld mit – z.B bei der Weiterentwicklung der Systemlandschaft oder der Einbindung neuer Geschäftsbereiche.

Finanztechnisches und administratives Management der Drittmittelprojekte unterschiedlicher Geldgeber (EU, DFG, BMBF, Industrie etc.) des Instituts, Begleitung und Beratung der wissenschaftlichen Projektleitungen bei der finanziellen Planung ihrer Projekte von Antragsstellung über Vertragsgestaltung und Finanzcontrolling bis hin zur finalen Abrechnung, AnsprechpartnerIn für die einzelnen Mittelgeber (z.B. Bundes- und Landesministerien, Stiftungen, Unternehmen, Projektträger), Koordination und Moderation von Abstimmungen mit den Bereichen Finanzbuchhaltung, Personalcontrolling, Recht, Forschungsförderung sowie den Forschungsabteilungen des Instituts, Berechnung von Prognosen der Drittmitteleinnahmen des Portfolios, Eigenständige Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen sowie Sicherstellung der Einhaltung von Förderbedingungen, Koordination von Audits und Prüfungen durch Dritte, Mitwirkung bei Drittmittelauswertungen, Statistiken und Berichten

Maßnahmen der Personalgewinnung, wie die Vorbereitung und Durchführung von Stellenbesetzungsverfahren, Vollumfängliche Personalsachbearbeitung, vorwiegend im Tarifrecht des Öffentlichen Dienstes sowie auch im Bereich des Beamtenrechts, Entwicklung, Etablierung und Evaluation von Maßnahmen der Personalentwicklung

Personaladministration: Von der Einstellung bis zum Austritt – Sie kümmern sich um alle administrativen Aufgaben, erstellen Arbeitsverträge, Zeugnissen und behalten Fristen im Blick., Beratung und Unterstützung: Sie sind der Ansprechpartner für Führungskräfte und Beschäftigte in allen personal- und arbeitsrechtlichen Fragen., Personalstammdaten: Sie erfassen Personalstammdaten und pflegen elektronische Personalakten., Bewerbermanagement: Sie wirken bei der Erstellung und der Schaltung von Stellenanzeigen mit und unterstützen den weiteren Bewerbungsprozess., Kommunikation mit Interessenvertretungen: Eine konstruktive Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Arbeitnehmervertretungen ist für Sie ein fester Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit., Zusammenarbeit: Sie arbeiten eng mit den Bereichen Personalabrechnung und Personalcontrolling zusammen und wirken bei HR-Projekten mit., Prozessoptimierung: Sie tragen aktiv zur Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse bei.

Mitwirkung bei der Erstellung diverser Kalkulationsarbeiten und Kalkulationsläufe im Bereich der Herstellkosten, Unterstützung bei der laufenden Pflege und Bereinigung von Stammdaten sowie Kalkulationsparametern, Überprüfung und Pflege von Rezepturen und Stücklisten im SAP S/4, Einbindung in aktuelle Controlling-Projekte und Sonderthemen, Hilfe bei der Analyse von bestehenden Abläufen und Methoden und bei der Identifikation von Optimierungspotentialen

Verantwortlich für das Recruiting von Fach- und Führungskräften v.a. für die Pharmabranche mit Schwerpunkt in der Arbeitnehmerüberlassung, Schaltung von Stellenanzeigen und Führung von Auswahlgesprächen via Teams und vor Ort, Aktive Suche nach passenden Kandidat*innen auf verschiedenen Portalen, Teilnahme an Messen zur Talentgewinnung und Entwicklung innovativer Recruiting-Strategien, Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung, in dem Du Ansprechpartner*in für neue Mitarbeitende bist und das Onboarding der neuen Kolleg*innen übernimmst, Teilnahme an Entwicklungsgesprächen, Mitwirkung in der Administration und Prozessgestaltung mit kreativen Ideen

Selbstständige Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen für das Management, Prüfung und Verbuchung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Reports für Accounting und Behörden, Aktive Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung (z. B. On-/Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen), Pflege und Aktualisierung unserer HR-Systeme (z. B. Schulungsdatenbank), Mitarbeit bei administrativen HR-Aufgaben sowie spannenden Projekten

aktive Mitwirkung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, Unterstützung bei allen administrativen und operativen Tätigkeiten im Personalbereich – vom Eintritt bis zum Austritt, Mitwirkung bei der Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung, Pflege und Aktualisierung von Mitarbeitendendaten in der HR-Software rexx, einschließlich Neuanlage und laufender Anpassungen, Korrespondenz mit externen Partnern, z. B. Sozialversicherungsträgern und Behörden, Erstellung von personalbezogenen Dokumenten, Bescheinigungen und Auswertungen, Erstellung von einfachen HR-Reportings und Auswertungen zur Unterstützung der Personalsteuerung, Beteiligung an Projekten im HR-Bereich zur Weiterentwicklung interner Prozesse, Unterstützung im Bewerbermanagement bzw. Recruitingprozess

Verantwortung für alle HR Prozesse mit Mitarbeitenden – von der Einstellung über die Betreuung bis zum Offboarding., Mitgestaltung des HR-Aufbaus und Entwicklung neuer HR-Prozesse., Eigenverantwortliche Schaffung einer strukturierten HR Basis, die mit dem Unternehmen wächst., Übernahme einer zentralen Rolle im Austausch mit Steuerberatern und eigenständige Bearbeitung erster Anfragen sowie kleinerer Themenbereiche., Planung und Koordination interner Team-Events sowie Besuche von externen Gästen., Sicherstellung des reibungslosen Bürobetriebs durch Verwaltung von Arbeitsmaterialien, Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds.

Erstellung von Umsatz-Auswertungen (Tages-, Monats-, Wochenauswertungen, Neukundenanalyse), Erstellung von Deckungsbeitragsanalysen auf Kunden- und Warenebene, Erstellung von Kosten- und Investitionsauswertungen auf Kostenarten- und Kostenstellenbasis, Erarbeitung von Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanungen, Überwachung der Einhaltung von Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanungen, Pflege und Weiterentwicklung des BI-Tools, Pflege und Weiterentwicklung von Kennzahlen, Erstellung von Auswertungen auf Weisung des Vorgesetzten und der Geschäftsführung, Ableitung von Handlungs-/Steuerungsempfehlungen, Stetige Weiterentwicklung von Reporting- und Auswertungswerkzeugen

Maßnahmen der Personalgewinnung, wie die Vorbereitung und Durchführung von Stellenbesetzungsverfahren, Vollumfängliche Personalsachbearbeitung vorwiegend im Tarifrecht des Öffentlichen Dienstes sowie auch im Bereich des Beamtenrechts, Entwicklung, Etablierung und Evaluation von Maßnahmen der Personalentwicklung

Verantwortung für ein transparentes Controlling sowie dessen Weiterentwicklung zu einem einheitlichen Steuerungsinstrument im Verein, Ansprechpartner*in der Einrichtungen im Rahmen des Controllings, Betreuung und Entwicklung der eingesetzten Finanz- und Controllingsoftware, Durchführung/Nachbereitung von Finanzgremien, Zentrale Liquiditätsplanung und – steuerung, Entwicklung von Steuerungskennzahlen sowie eines Frühwarnsystems bei finanziellen Risiken und Budgetabweichungen, Entwicklung und Umsetzung einer internen Leistungsverrechnung, Bereitstellung von bedarfsgerechten Auswertungen und Entscheidungshilfen, Risikobewertung bei Projekt- und Immobilieninvestitionen, Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Mitwirkung beim Jahresabschluss, Vereinsarbeit, Schulung von Mitarbeiter*innen

Beratung von Führungskräften in personalwirtschaftlichen sowie arbeits- und tarifrechtlichen Fragen, operative Steuerung und selbstständige Bearbeitung aller die Personalarbeit umfassenden Themen (u. a. Personalgewinnung, Personalentwicklung, Personaladministration einschließlich vorbereitende Gehaltsabrechnung, Personalaustritt), Betreuung der Beschäftigten zu allen Fragen des Beschäftigungsverhältnisses, Erstellung von Stellenbeschreibungen und Durchführung von Stellenbewertungen, Erarbeitung und Umsetzung von Konzepten zur Etablierung von neuen Verfahren im HR-Bereich, aktiver Beitrag zur Digitalisierung der Personalprozesse durch die Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft, vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit mit dem Personalrat