Abwicklung der Abrechnungen (vor allem in Zusammenhang mit Drittmitteln), Vorbereitung Finanzplanung und Finanzcontrolling in Abstimmung mit den inhaltlichen Projektleitern und den Finanzverantwortlichen, Mitarbeit bei der finanziellen Steuerung und -abwicklung sowie die Bereitstellung von Finanzmanagement-Standards für das Projekt, Vorbereitung von Zwischen- und Endverwendungsnachweisen, Verfolgung von Aufgaben- und Zeitplänen, Abfassen von Änderungsanträgen falls notwendig, Pflege des Fördermitteltools, Unterstützung bei Ausschreibungen im Rahmen von Vergabeprozessen, Organisatorische Abstimmung mit allen Partnern des Konsortiums, Veranstaltungsmanagement bei Workshops, Seminaren und Treffen in Präsenz und in virtueller Form (Webkonferenzen, virtuelle Teambesprechungen, usw.), Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, Selbständiges Planen, Koordinieren und Überwachen von Terminen, Erstellen und Pflege der „Kundendaten“ (für mailings, spätere Vernetzung) – systematische Ablage, Aufbereitung und Erstellung von Adressdateien, Formbriefen, Berichten, Präsentationen, Grafiken, Arbeitshilfen und einfache Recherchetätigkeiten, Laufende Betreuung der Internetseite (Veröffentlichung von Projektergebnissen unter Nutzung verschiedener Darstellungsformate), Nutzung von Social Media für die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Koordination von Besprechungen, Vorbereitung von Unterlagen und Nachverfolgung von Aufgaben, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Planung, Koordination und Strukturierung administrativer Abläufe, Zentrale Bearbeitung eingehender Anfragen (Telefon, E-Mail, Ticketsystem) und serviceorientierte Weiterleitung oder Bearbeitung, Reisemanagement inkl. Buchungen und Abrechnungen, Pflege von Vertragsmanagement-Tools, Erstellung von Verträgen nach Vorlage und Verfolgung des Rücklaufs, Prüfung von Eingangsrechnungen und Abstimmung mit Einkauf oder Buchhaltung, Verantwortlichkeit für Bestellungen (IT/Office) inkl. Warenannahme und Dokumentation, Koordination des Hardwaremanagements, insbesondere im Hinblick auf Leasingrückläufer und die Zusammenarbeit mit dem IT-Team

Projektarbeit im Rahmen von „rückenwind³“, Organisation und Koordination von Projektmaßnahmen, Unterstützung bei der Projektdokumentation, Berichterstattung und Fristenmanagement, Mitwirkung bei der inhaltlichen Anpassung und Weiterentwicklung von Projektbestandteilen, Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten, Mitwirkung bei konzeptionellen Aufgaben und strategischer Projektarbeit, Administrative Tätigkeiten und Zuarbeiten im laufenden Geschäft, Durchführung von Recherchen und Aufbereitung von Informationen, Betreuung und Weiterentwicklung von Websites und Social-Media-Kanälen, Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage relevanter Unterlagen

Du unterstützt die Abteilungsleitung bei der Organisation und Teilnahme von In-house-Schulungen, Abteilungsevents etc., Du bereitest Vorträge und Präsentationen inhaltlich vor, Du wirkst bei der Überwachung der Umsetzung der Vorgaben der Geschäftsführung an die Abteilungsleitung mit, Du arbeitest bei der Vertragsverwaltung und im Berichtswesen mit, Du unterstützt das Team bei der Zusammenstellung von Projekt- und Antragsunterlagen, Du pflegst die Akten und führst die Projektdokumentationen sowie die allgemeine Aktenverwaltung, Du erstellst selbstständig Schreiben mit rechtlichem Erklärungswert, Tabellenkalkulationen und Präsentationen sowie Projektdokumentationen und Steuer- und Überwachungsinstrumenten (z. B. Erstellung von Listen für die Geschäftsführung), Du überwachst die Termine und Fristen, Du übernimmst allgemeine Büroorganisationsaufgaben wie z. Bsp. Telefondienst, Terminvereinbarung, Vorbereitung von Besprechungen, Du recherchierst und leistest Zuarbeit zu projektspezifischen bzw. fachlichen Fragestellungen

Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben: Aktualisieren von Angeboten und Verteilern, Verwalten von Teilnehmendenlisten, Einpflegen und Aktualisieren von Daten der Einsatzstellen und Freiwilligen etc., Unterstützung vor den Seminaren: Recherchen, Seminarmaterial bestellen und sortieren, Listen, Kopien und Methoden vorbereiten, drucken und gestalten etc., Unterstützung nach den Seminaren: Ablage von Dokumenten und Fotos, Auswertung Fragebögen, Seminartechnik und – Material verwalten, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit (Instagram, Webseite)

Fehlzeitenmanagement, Mitwirkung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, sowie End- und Zwischenzeugnissen, Pflege und Prüfung der Personalstammdaten, Unterstützung bei der Entgeltabrechnung, Unterstützen des Personalteams in allen anfallenden administrativen Aufgaben

Mitwirkung an der Koordination kleiner Webprojekte, Ordnung in Abläufe bringen, Recherche digitaler Tools, neuer Online-Trends und Weblösungen, Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen, Briefings und Präsentationen, Abstimmung mit Team und Kunden (m/w/d), Übernahme organisatorischer Aufgaben

Unterstützung des Projektcontrollings durch Vorprüfung von Rechnungen und Vorbereitung der Projektabrechnung, Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben im Projektmanagement, Organisation der Projektablage und -dokumentation und der Evaluation, Teilnehmer*innenwerbung und ggf. Mitarbeit bei der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit, Teilnehmer*innenbetreuung und Community Management, Recherche und Absprachen mit externen Dienstleister*innen, Korrespondenz mit Teilnehmer*innen und Referent*innen auf Deutsch und Englisch, Pflege von Webseiten, Erstellung von projektbezogenen Dokumentationen, Pflege von Datenbanken, Zuarbeit bei der Beantragung von Dritt- und EU-Fördermitteln, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Personalprozessen

Organisations-Profi: Du jonglierst clever mit Terminen, Besprechungen und Reisen und bist dabei immer einen Schritt voraus, Führungskräfteentlastung: Unterstütze bei der Teamkommunikation (z. B. bei der Aufbereitung von Bereichsinfos, Teammeetings etc.), du steuerst eigenständig die aus Meetings resultierenden Aufgaben, Kommunikations-Knotenpunkt: Ob interne oder externe Anfragen – du bist die erste Anlaufstelle und findest immer den richtigen Weg oder Ansprechpartner:in. Auch innerhalb des Teams bist du das Bindeglied, das alle zusammenhält, Mitgestalter: Du packst aktiv bei Projekten mit an, insbesondere wenn es um unsere Kundenzufriedenheit und die Optimierung unserer internen Abläufe geht. Von der Vorbereitung wichtiger Unterlagen bis zur Aufbereitung eigener Themen – hier ist deine Kreativität gefragt, Event-Manager: Du übernimmst die Planung von Events für unsere Vertriebs- und Geschäftspartner. Von der Organisation und Koordination (virtueller) interner und externer Besprechungen und Veranstaltungen bis zur detaillierten Vor- und Nachbereitung – du hast alles im Griff, inklusive Protokollführung und dem Nachhalten von Ergebnissen, Projektarbeit:Eigenständig übernimmst du kleinere Projekte zur Prozessverbesserung oder Kundenzufriedenheit und übernimmst die Schnittstellenkoordination bei interdisziplinären Themen, Digital-Champion: Du hilfst uns dabei, Prozesse zu dokumentieren, zu pflegen und unsere Ablagesysteme immer up-to-date zu halten, Präsentations-Artist: Du erstellst selbstständig Präsentationen für wichtige Meetings – klar, strukturiert und auf den Punkt

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Selbständige Bearbeitung von Korrespondenzen, schriftlich als auch telefonisch sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung bei Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben, Verantwortung für Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Eventkoordination, Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten, Dokumenten-Management

Ausarbeitung von Dokumenten zur Projektunterstützung, einschließlich Budgetierung, Weiterverfolgung verschiedener aktuellen Aufgaben, Recherchen, Pflege der projektrelevanten Dokumente (z.B. Projektmanagementplan, Beschlüsse der Partner), Verwaltungsarbeiten und Nachverfolgung der Zeiterfassung

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern, Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen, Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen, Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen, Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern, Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen

Büromanagement und -organisation, Koordination des Besuchermanagements, einschließlich Empfang und Bewirtung, Planen und Buchen von Reisen für die Mitarbeitenden sowie Verwaltung der Reisekosten, Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Deutsch und in Englisch, Arbeiten im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens mit Datev, Beschaffung von Büromaterialien und Betreuung von Büroausstattung, Organisation von Weiterbildungen und Schulungen, Vorbereitung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf

Koordinieren von Terminen und Raumbuchungen, Organisieren von Dienstreisen im In- und Ausland (Buchung bis Abrechnung), Vorbereiten von Ausschreibungen und Einkaufsvorgängen, Rechnungsabwicklung, Pflegen der Intranet-Seiten der Abteilung, Unterstützung bei der Gestaltung von Präsentationen nach Corporate Design, Monitoren des Abteilungsbudgets, Unterstützung bei der Budgetplanung, Unterstützung beim Prozess um die Einstellung von neuen Mitarbeitenden, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse, Zuarbeit zur Lohnbuchhaltung (z. B. Unterlagensichtung, Fristenkontrolle, Ablage), Vor- und Nachbereitung von Verträgen und Dokumenten, Erstellung von Bescheinigungen, Serienbriefen und interner Korrespondenz, Ansprechperson für Kolleg*innen und externe Stellen bei organisatorischen Fragen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Unterstützung bei internen Projekten und der Organisation von Teamevents, Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsstrukturen

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Prozessen, Erstellung von Schnittstellen- und Prozessbeschreibungen, Arbeitshilfen und Leitfäden, Überführung fachlicher Anforderungen sowie Mandantenanforderungen in IT-Anforderungen, Durchführung von Tests der genutzten IT-Anwendungen, Kommunikation neuer Prozesse bzw. Prozessänderungen in der Fachabteilung, Begleitung der technischen Einrichtung neuer Mandatsverhältnisse, Überprüfung der Aktualität der genutzten Prozesse, Erstellung bedarfsorientierter Auswertungen zu Prozessen

Unterstützung des People-Teams bei Beschaffungsmaßnahmen sowie Onboardingprozessen im IT-Projekt (z. B. Berater*innenmanagement, Interviewplanung, Datenpflege), Monatliche, eigenverantwortliche Pflege der Zeiterfassungen von Berater*innen, Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Teamevents im Rahmen des IT-Projekts, Sicherstellung der Struktur, Ordnung und Korrektheit der Datenablage, Mitwirkung bei Prozessbeschreibungen und Weiterentwicklung der Arbeitsweise