Management des Sekretariats des Bildungszentrums, Assistenz der Bildungszentrumsleitung bei der Umsetzung der organisatorischen Tagesabläufe, Unterstützung bei der Korrespondenz intern und extern, Planung, Vorbereitung und Organisation von internen und externen Terminen und Besprechungen (Veranstaltungsmanagement), Unterstützung im Qualitätsmanagement und in der Schulentwicklung, Vorbereitung und Begleitung von internen und externen Zertifizierungen, Entwicklung, Begleitung und Nachverfolgung von Maßnahmen des Qualitätsmanagements, Überwachung der Einhaltung der CI-Vorgaben, Selbstständige Erstellung von Anschreiben und Besprechungsprotokollen, Allgemeine Korrespondenz und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen, inklusive analoger und digitaler Dokumentenablage, Begleitung des Digitalisierungsprozesses im Bereich des Bildungszentrums und damit verbundene Prozessoptimierung, Mitbetreuung des Intra- und Internetauftritts, Direkte Zusammenarbeit mit den Leitungen des Bildungszentrums bei strategischen und operativen Prozessen, Erstellung, Auswertung und Präsentation von Statistiken, Unterstützung und Evaluation interner Prozesse

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)

Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen & buchhalterischen Themen, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Zahlwesen & Kassenführung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, Pflege von DATEV-Daten & Offene-Posten-Listen, Organisation von Inventur, Urlaubsplanung & Bürobedarf, Vertretung in Bereichen wie Mahnwesen, Versand oder Fakturierung

Unterstützung der Projektmanager in der Projektabwicklung, Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse im Bereich PMServices, Erstellung von Management Reports, Terminplanungen und Dokumentationen, Unterstützung in der Kontrolle und Überwachung der Projektqualität, Aktive Begleitung von Reflektions- und Lessons Learned Prozessen

Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Terminen und Reisen, Organisation von Sitzungen, Organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Workshops und Konferenzen, Finanzielle Abwicklung des Auftragswesens, Unterstützung der Finanzadministration des Projektbudgets

Unterstützung der Unternehmensleitung und des Managements bei der Organisation und Koordination von Sitzungen sowie der Kommunikation innerhalb des Mutterkonzerns., Selbstständige Vorbereitung von Partnerversammlungen, Versammlungen der Vermögensbeteiligten sowie Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen., Koordination der Termine, Zusammenstellung relevanter Unterlagen sowie die Erstellung von Präsentationen in enger Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung., Präzise Protokollierung von Sitzungen und Meetings, Dokumentation der getroffenen Entscheidungen und Sicherstellung, dass die Ergebnisse zeitnah an alle relevanten Parteien weitergeleitet werden., Koordination der Termine der Unternehmensleitung und Teilnahme an Geschäftsreisen zur Unterstützung der Leitung vor Ort., Planung, Organisation und logistische Vorbereitung von Reisen, die mindestens 2-3 Mal im Jahr erforderlich sind., Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen zur Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung, Partner:innen und anderen relevanten Stakeholdern., Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben, wie das Dokumentenmanagement, die Erstellung von Berichten und Auswertungen sowie die Pflege von Kommunikationskanälen.

Übernahme von organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben im Projektmanagement der DAB., Umsetzung von theoretischen Kenntnissen im Projektmanagement in die Tat und praktische Erfahrungen sammeln., Unterstützung bei der B2B Projektsteuerung hinsichtlich Kapazitäts- und Budgetplanung., Organisation und Steuerung von Meetings mit diversen Stakeholdern., Unterstützung bei strategischen Projekten durch eigenständige Umsetzung von einzelnen Arbeitspaketen., Koordinierung und Übernahme von (bereichsübergreifenden) Anfragen zu den Projektthemen., Vorbereitung von Projektmeetings, Teilnahme, Protokollierung und Nachhalten der Aufgaben.

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Mitarbeit im Projektbüro für die Koordination der Einführungsprojekte (IT-Projekte) unserer Kooperationspartner und-partnerinnen, Unterstützen bei der Erstellung von Projektplänen und -unterlagen sowie deren Weiterentwicklung, Überwachen des Fortschritts der einzelnen Einführungsprojekte und Dokumentation für das Projektcontrolling, Anpassung und Entwicklung von Projektunterlagen und Präsentationen, Projektkoordination und organisatorische Unterstützung von Einführungsprojekten, Ansprechperson für die Kooperationspartner und -partnerinnen und die internen Projektbeteiligten, Mitarbeit im NOVA-Projektbüro (IT-Projekte), Ansprechperson für das Projektmanagement (IT-Projekte), Steuern des Freigabeprozesses von Projektaufträgen, Projektstatus nachverfolgen und im Projektportfolio-Dashboard visualisieren, Qualitätssicherung der Prozesse und Berichterstattung zum Projektgeschehen, Beraten der Projektleitungen, Mitwirken bei der Weiterentwicklung des Projektvorgehens, Mitarbeit in und Leitung von IT-Projekten, Unterstützen bei der Kundenakquise, Kundenbindung und beim Empfehlungsmanagement, Eruieren und Einbringen von Innovationen

Organisation und Pflege der internen Büro- und Betriebsabläufe., Terminmanagement und Nachverfolgung von Aufgaben., Pflege und Eingabe digitaler Buchhaltungsdaten (z. B. Kreditoren)., Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner., Aufnahme und Bearbeitung von Anfragen (Telefon, E-Mail, Post)., Unterstützung bei kaufmännischen Aufgaben in Projekten.

Unterstützung des Bereichsleiters IT und Services bei operativen Aufgaben, einschließlich Wahrnehmen von Terminen, Mitgestaltung und Überwachung der Governance im Bereich, Organisatorische Unterstützung des Führungsteams im gesamten Bereich (z. B. bei Termin- und Reisemanagement sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Verwaltung, Organisation und Priorisierung von Informationen, Terminen, Kontakten, Aufgaben und Dokumenten der Bereichsleitung, Kommunikationsschnittstelle innerhalb des Führungsteams und zu internen/externen Stakeholdern, Koordination von Projekten, Gremien und Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Administrative Entlastung bei übergreifenden Sonderthemen und Aufgabenpaketen, Sicherstellung von Kontinuität bei Abwesenheiten im Führungsteam, Zentrale Ansprechperson für Auszubildende im Bereich IT und Services, Ansprechperson für Schnittstellenthemen wie z.B. Datenschutz und Controlling

Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte bei Fragestellungen rund um das Fuhrparkmanagement und Dienstreisen, Vorbereitung der Buchhaltung, Zahllauferstellung, Zahlungeingangskontrolle und -verbuchung, Kassenbuchführung, Protokollierung der Abwesenheiten der Kollegen, Sicherstellung effizienter und reibungsloser Arbeitsabläufe, Unterstützung des Office Teams bei personellen Engpässen, Prozesse optimieren und weiterentwickeln

Manage the team's daily work and ensure a feel-good factor, Maintain the office and make it a place where everyone likes to be, Support the team in organizational and administrative matters, Be the first point of contact for facility management and external service providers, Plan and organize team events and activities, Ensure that everything runs smoothly, Participate in special projects and tasks

Projektbetreuung "Sorgende Gemeinschaft", Anlaufstelle im Treff Q: Vermitteln von Informations-, Beratungs- und Unterstützungsangeboten, Abrechnung von Fördermitteln mit der "Allianz für Beteiligung", Projektdokumentation, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Vernetzung von Akteuren (Organisationen, Ehrenamtliche etc.), Öffentlichkeitsarbeit (Gestaltung von Werbemitteln und des Social-Media-/Internetauftritts), Schnittstelle zwischen der Stadtverwaltung und dem Verein „Treffpunkt Quartier Marbach e.V."

Unterstützung im gesamten Bereich des Vertragsmanagements, Fristenmanagement und die rechtzeitige Identifizierung von Handlungsbedarf in wirtschaftlichen und rechtlichen Bereichen, Kaufmännische Betreuung unserer Anlagen, Mitwirkung in der Analyse und dem Monitoring der wirtschaftlichen Kennzahlen, Erstellung und Aktualisierung der Liquiditäts- und Ausschüttungsplanungen, Beteiligung an der Berechnung von Kosten und Erlösen sowie bei der Prüfung von Belegen, Unterstützung des Teams bei der Erstellung der Investorenberichte, Einbringung bei der Prüfung der BWA, Erstellung der Jahresabschlüsse und dem Bankenreporting, Übernahme der Kommunikation mit allen Projektbeteiligten

ziel- und lösungsorientierte Unterstützung der Abteilungsleitung und des Teams, Abteilungsorganisation & -planung: Koordination von Terminen und Meetings/ Veranstaltungen, Reisemanagement, Budgetpflege, Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen, inkl. Pflege der DEG-Informationssysteme und Tools (Portal), eigenständige Bearbeitung von Sachthemen, Koordination interner administrativer Prozesse und Werksstudierenden zur administrativen Unterstützung, Aufbereitung diverser Monitoringlisten

Umfassende Unterstützung bei allen administrativen Personalangelegenheiten für einen definierten Mitarbeiterkreis, Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Vertragsänderungen, Kommunikation mit Mitarbeitenden, Einrichtungsleitungen und internen Schnittstellen, Mitarbeit an personalbezogenen Projekten

Unterstützung der Projektkaufleute im Tagesgeschäft, insbesondere bei der Bearbeitung und Überwachung der Abrechnungsprozesse, Allgemeine Aufgaben der Administration, u. a. die Kontrolle von Auftragswerten und Unterstützung im Versicherungsmanagement

Umfassende Organisation des Oberarztsekretariats (Dienstreiseplanung und -abrechnung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenerstellung, Terminmanagement), Durchführung von Bestellungen sowie Beantragung von (EDV-)Beschaffungen sowie Berechtigungen, Urlaubsvertretung für die Chefsekretärin, Unterstützung des Managementteams, z. B. in der Personalbetreuung oder der Rechnungsbearbeitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen

Konzeptionelle, partizipative Ausgestaltung von Maßnahmen wie E-Learning, Schulungen, Innovationsmanagement, Budget- und Ressourcenplanung, Berücksichtigung der Arbeitswelt von 60 verschiedenen Einrichtungen, Zielgruppengerechte und transparente Ausgestaltung von Prozessen und Materialien, Organisation von regionalen Digitalisierungstagen, Innovationsmanagement und Motivation von Kolleg*innen zu neuen digitalen Lösungen und Methoden, Dokumentation aller Erkenntnisse und Mitwirkung bei der Verstetigung