Aufbau und Pflege von Kontakten zu regionalen Unternehmen zur Stärkung praxisnaher Studienerfahrungen, Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen, die Studierenden frühzeitige Praxiseinblicke und kontinuierliche Berufserfahrung ermöglichen, Vermittlung und Koordination von Praktika sowie Unterstützung bei der Karriereplanung, Organisation des Employability Camps (Kompaktwoche zur Vorbereitung auf den Arbeitsmarkt), Organisation und Durchführung des Job Speed Dating mit regionalen Unternehmen, Mitwirkung bei der Konzeption von weiteren innovativen Unterstützungsangeboten, Evaluation, Dokumentation und Qualitätssicherung der durchgeführten Maßnahmen

Strategische Weiterentwicklung und nachhaltige Verankerung der seit 2024 eingeführten Projektmaßnahmen und Strukturen, Konzeption und Umsetzung eines Kommunikations- und Kooperationsmodells zur intensiveren Vernetzung von Studierenden und Alumni sowie weiteren relevanten Stakeholdern, Maßnahmenentwicklung zur Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Studienprogrammen, Studierenden, Lehrenden und studentischen Ressorts, Entwicklung und Durchführung zielgruppenspezifischer Kommunikationsformate wie z.B. Campus-Events, Webinare, „Alumni-Stories“ von Studierenden auf Social Media, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Workshops, Erarbeitung eines Transferkonzepts zur Übertragung erfolgreicher Projektmaßnahmen auf weitere Bachelor- und Masterstudiengänge, Projektmanagement und -controlling, einschließlich Maßnahmenevaluation

Aktive Mitarbeit im Bereich Personalwesen, Unterstützung des Teams bei allen anfallenden Tätigkeiten, Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter*innen, Eigenständige Bearbeitung von Aufgaben und Projekten

Unterstützung der Hauswirtschaftsleitung / Stellvertretenden Hauswirtschaftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Dienstplangestaltung, Tagesplanberechnung sowie Anwesenheits- und Zeitkontrolle der Mitarbeitenden, Überwachung und Optimierung der Arbeitsabläufe unter Einhaltung aller Vorgaben zu Hygiene, Arbeitssicherheit und Qualität, Tägliche Objekt- und Zimmerkontrollen inkl. Dokumentation sowie Kontrolle der Arbeitsweise und Maschinennutzung, Organisation und Überwachung der Wäschekammer, Berufsbekleidung und Materialbestände, Koordination von Warenannahme, Materialbestellung und Lagerhaltung, Einarbeitung, Schulung und Begleitung neuer Mitarbeitender, Mitwirkung bei Inventuren, Projekten und im Qualitätsmanagement, Pflege von Dekoration und Pflanzen sowie Unterstützung bei Sonder- und Grundreinigungen

Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, allgemeiner E-Mail-Versand, Terminmanagement, regelmäßige Pflege der Datenbank, bearbeiten der Abrechnungen sowie der dazugehörigen Ablage, Unterstützung bei der Organisation von Angeboten, Festen und sonstigen Veranstaltungen

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Administrative Aufgaben der Projektarbeit sowie allg. Verwaltungsarbeiten, Unterstützung der Buchhaltung, im Rechnungswesen (u.a. Eingangsprüfung, analoges sowie digitales Ablegen von Dokumenten), Mitarbeit bei der Kindermeilen-Kampagne (u.a. Versandtätigkeiten, Webseitenpflege, Materialanpassung)

Projektarbeit im Team: Du arbeitest aktiv an HR-Projekten mit und unterstützt bei diversen Formaten., Vertragsmanagement: Du erstellst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Bescheinigungen und Zeugnisse mit Sorgfalt., Dokumentenpflege: Du führst digitale Personalakten und hältst unsere Unterlagen immer aktuell., HR-Alltag erleben: Du arbeitest direkt im Tagesgeschäft mit und erhältst praxisnahe Einblicke in die Personalbetreuung.

Ansprechpartner:in in allen Finanzfragen für konkrete Projekte, Beratung und Unterstützung der Wissenschaftler:innen bei der optimalen Verausgabung der Mittel, Begleitung des kompletten Projektzyklus von der Antragstellung bis zur finalen Abrechnung, Projektcontrolling unter Nutzung von SAP, Externes & internes Reporting

Projektmanagement für das strategische Hochschulentwicklungsprojekt „Neupositionierung des Zentrums für Fernstudien und Universitäre Weiterbildung (ZFUW), Steuerung und Begleitung der digitalen Transformation administrativer und organisatorischer Abläufe des Zentrums, Initiierung und strategische Steuerung von Projekten zur Entwicklung innovativer Fernstudien- und Blended-Learning-Formate in Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern

Unterstützung und Zuarbeit der operativen Leitung bei der Beschaffung von Equipment, der Instandhaltung sowie dem Bestandsmanagement der Betriebsstellen, Unterstützung und Zuarbeit der operativen Leitung bei der Automatenverwaltung, Mitarbeit bei der Erledigung der Korrespondenz sowie der Kommunikation mit Lieferanten/Partnern etc., Mitarbeit bei der Erledigung der Lieferschein- und Rechnungsbearbeitung, Mithilfe bei der Schlüsselverwaltung sowie der Koordination der Werttransporte, Mithilfe bei der Koordinierung der E-Checks, Mithilfe bei der Steuerung der Entsorgung (Müll, Fett, Nass-Müll), Mitarbeit bei Inventuren, Mitwirkung bei Projekten

Aufbau einer strukturierten Strategie zur Gewinnung von Auszubildenden in Tschechien und/ oder Polen, Kontaktaufnahme und Pflege von Kooperationen mit relevanten Institutionen (z.B. Arbeitsagenturen, Schulen), Repräsentation des Vereins auf öffentlichen Veranstaltungen, Übernahme von Vereinsaufgaben im Vertretungsfall, Aktive Mitarbeit sowie eigenständige Übernahme klar abgegrenzter Aufgabenpakete

Begleitung des gesamten Personaladministrationsprozesses - vom Eintritt bis zum Austritt (Bearbeitung von Anträgen, Erstellung von Verträgen, Vertragszusätzen, Bescheinigungen, Zeugnissen usw.), Eingabe von Personaldaten in unser HR System (SAP VIVA) sowie Erfassung von Personaldaten in anderen Formaten wie Excel, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie Koordination von Vorstellungsterminen mithilfe unserer Bewerbermanagementsoftware rexx Systems, Korrespondenz mit internen Kunden (w/m/d), studentischen Beschäftigten und Bewerbern (w/m/d), Mitarbeit in unserer Poststelle, Registratur und Schriftgutverwaltung (elektronische Ablage nach Aktenplan), Unterstützungsarbeiten in Projekten der Personalabteilung (u.a. Digitalisierungsprojekte), Weitere administrative Aufgaben (Erstellung von Statistiken, Scannen und Kopieren von Dokumenten, Pflege von Personalakten und Dokumentationen etc.)

Unterstützen des wissenschaftlichen Kollegiums bei Ihren Forschungstätigkeiten, Koordinieren, Durchführen und Überprüfen der administrativen Abläufe im Institut, Durchführen des Veranstaltungsmanagements, Mitarbeiten bei Publikationen des Instituts, Beantragen von Forschungsprojekten sowie deren finanzieller Mittel

Objektaufnahme vor Ort in Begleitung des Immobilienberaters, Erstellung aussagekräftiger Exposés mit Adobe InDesign, Sichtung, Strukturierung und Digitalisierung von Objektunterlagen, Aufbau und Pflege des Datenraums (nach GIF-Standard), Fachliche Recherche und Aufbereitung von Objektinformationen, Plänen und Kennzahlen, Laufende Betreuung der vermarkteten Objekte auf Immobilienportalen und der Unternehmenswebsite, Backoffice-Unterstützung des Teams

Betreuung drittmittelfinanzierter Projekte: Mittelüberwachung, Mittelbewirtschaftung, Controlling und Berichtswesen für Projekte verschiedener Zuwendungsgeber, u. a. Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), Bundesministerien, Stiftungen, Administrative Beratung im Bereich der Drittmittelförderung, Fakturierung aus dem Software- und Wissenstransfer, Bearbeitung von Dienstreisen, insbes. Kontierung der Vorgänge, sowie administrative und finanztechnische Abwicklung und Abrechnung von Gästen (haushalts- bzw. drittmittelfinanziert), Finanzbuchhaltung (Kontierung aller haushalts- und drittmittelfinanzierten Vorgänge), Betreuung / Finanzplanung und Abrechnung von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Vorbereitung und Durchführung von Jahresabschlussarbeiten, Vertretung Haushaltsmanagement – Budgetierung, Budgetüberwachung und Budgetkontrolle der internen Finanzstellen im Haushalt, Vertretung von Einkauf / Beschaffung

Erstellung von Beiträgen für die interne und externe Kommunikation, Pflege des Webauftritts (Content-Management-System), Aufbereitung von Förderprogramminformationen, Bewerben von Fortbildungsangeboten und Fachtagen auf unterschiedlichen Kanälen (Digital, Print, Social Media, etc.), Information und Recherche im Rahmen der Projekt-Arbeitspakete, Erstellung von projektbezogenen Dokumenten und Unterlagen, Nachhalten von Teilnehmer*inneneinkommen, inkl. Prüfung der Unterlagen und Einpflegen von Inhalten in Z-EU-S, Lektorat und administrative Tätigkeiten

Selbstständige Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen, Organisation von Terminen, Sitzungen und Geschäftsunterlagen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz, Übernahme von Aufgaben in der Finanzbuchhaltung, Abstimmung mit Steuer- und Anwaltskanzlei, Eigenständige Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung, Verwaltung und Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Unterstützung bei der Mittelverwendung und Projektabrechnung öffentlicher Fördermittel, Pflege der Buchhaltungssoftware und digitaler Ablagesysteme, Erstellung von Auswertungen und Berichten für die Geschäftsführung und Projektleitung

Teamführung mit Motivation und Klarheit, Planung von Ressourcen und Optimierung von Abläufen, Vorantreiben von Themen und Überwachung von Zeit- und Kostenplänen, Berücksichtigung verschiedener Perspektiven und individueller Gegebenheiten, Vertretung des Teams und des Projekts gegenüber dem Vorstand, anderen Abteilungen und dem Fördermittelgeber, Konzeptionelle Gestaltung und Moderation von Veranstaltungen, Workshops oder Schnittstellen

Planung von Einsätzen im Bereich der Kita- und Schulassistenz, Führung von Mitarbeiter*innen im Bereich der Kita- und Schulassistenz, Professioneller Umgang mit Vertretungseinsätzen sowie persönliche Übernahme von Vertretungen in einer Kindertagesstätte/ Schule, Eigenverantwortliche Durchführung des Bewerbungsverfahrens in Zusammenarbeit mit unserem internen Personalgewinnungsteam, Verhandlungen, Zusammenarbeit und Umsetzung der Vorgaben der Kostenträger, Bearbeitung von administrativen Verwaltungsprozessen (Qualitätsmanagement), Akquise neuer Einsatzmöglichkeiten in Kindertagesstätten und Schulen im Umkreis, Konzeption, Planung und Durchführung von Schulungen und Teamsitzungen, Aufbau und Pflege von Beziehungen mit Erziehungsberechtigten, Kindertageseinrichtungen, Schulen, dem Jugendamt und dem LVR, Weiterentwicklung des Assistenz-Bereichs