Mietbuchhaltung inkl. Betriebskostenabrechnungen, Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Bearbeitung eingehender Rechnungen, Telefonische und persönliche Betreuung unserer Mitglieder und Mieter, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der digitalen Weiterentwicklung unserer Prozesse

Koordination des Gesamtprozesses für Wohnraum für (internationale) Mitarbeitende, Azubis und FSJ/BFD, Ausstattung von Mitarbeiterwohnraum, Zimmervergabe und Stammdatenpflege im System "PowerHaus", Abschluss von Untermietverträgen, Ausstellung von Wohnungsgeberbestätigungen, Auswahl und Anmietung von externem Wohnraum anhand der Bedarfe der Geschäftsbereiche bei fehlender interner Verfügbarkeit, Überwachung von Verlängerungen / internen Wechseln in Zusammenarbeit mit dem Personalwesen, Präsentationen für Bewohner zu den Themen Brandschutz, Rechte und Pflichten für Mieter, Beauftragung von Reparaturen, Enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Personalwesen, Gebäudemanagement, den Führungskräften vor Ort sowie weiteren Schnittstellen, Jährliche Überprüfung und Anpassung von internen Mietpreisen

Aktive Mitarbeit in komplexen Beratungsprojekten, z.B. in der Umsetzung von Prüfstandsgebäuden oder Bioreaktoren in der Pharmaindustrie, Kommunikation und Präsentation im Kundenumfeld, Stetiger Austausch mit Stakeholdern und Ansprechpartner im Expertengebiet, Aktive Mitarbeit im Projektmanagement und Unterstützung der Steuerung von Projekten, Verantwortung für Kosten via Datenbankprogramm, Terminplanung und Reporting, Akquise neuer Projekte und Einbringen neuer Ideen, Zeit-, Kosten- und Qualitätssicherung von Projekten

Eigenständige Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, Objektbetreuung, Koordinierung von Handwerkern, Durchführung von Wohnungsübergaben

Projektmanagement und fachliche Leitung von Hochbauprojekte (Neubau und Sanierung), Verantwortung für Planung, Vergabe, Steuerung und Abrechnung von Bauleistungen, Baufachliche Abstimmung und enge Zusammenarbeit mit den internen Geschäftsbereichen, sowie Behörden, Architekt:innen und den beteiligten Fachplaner:innen und Baufirmen, Teilnahme an internen Gremiensitzungen in Bezug auf Bautätigkeiten, Wirtschaftlichkeitsprüfung und -steuerung in enger Abstimmung mit dem Finanzcontrolling

allgemeine Büroorganisation, Pflege und Verwaltung von Daten und Dateien, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Kontierung von Rechnungen, Verwaltung von Bargeldkonten, Kassenführung, verwaltungstechnische Abwicklung von Ein-, Um- und Auszügen, Schnittstellentätigkeit zwischen Buchhaltung und Controlling

Mitwirkung im Bereich Tax Compliance für unsere Sondervermögen in Deutschland, Unterstützung des Teams für Tax Compliance im Bereich unserer Gesellschaften mit Immobilien in Deutschland, Engagierte Mitarbeit an spannenden Projekten, insbesondere zur Digitalisierung der Steuerprozesse

Ausschreibung und Vergabe von Bau-, Gebäudetechnik-, Dienstleistungen und Lieferungen, Steuerung der internen und externen Dienstleister wie Hausmeister, Wartungs- und Reinigungsfirmen, Überprüfung der ausgeführten Dienstleistungen hinsichtlich Kosten, Terminen und Qualität, Sicherstellung des Bauunterhaltes, des Brandschutzes und der Betriebssicherheit, Analyse und Optimierung der technischen Gebäudeausrüstung, Beschaffung von Ausstattung und Einrichtungsgegenständen, Fachliche und disziplinarische Führung des zugeordneten Hausmeisterteams

Erstellung und Prüfung der Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB, Kontierung, Buchung und Abstimmung der Geschäftsvorfälle, Überwachung und Pflege der Konten sowie Durchführung von Kontenabstimmungen, Erstellung von Umsatzsteuer­voranmeldungen (z. T. mit Vorsteuerbereinigung), Durchführung des Zahlungsverkehrs, Mitarbeit bei der Optimierung unserer Buchhaltungsprozesse, Zusammenarbeit mit externem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien

Erstellung von Marktanalysen, Angebots-Exposés und Machbarkeitsstudien, Mitarbeit beim Entwurf von Konzepten und Angeboten (Leistungsphase 1–4 HOAI), Vorbereitung und Unterstützung bei Kundenterminen, Beauftragung und Koordination von dritten Projektbeteiligten, Erstellen von Grobterminplänen in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter Verkauf