allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Assistenz bei der Lehrgangs- und Seminarplanung und -organisation, telefonische und persönliche Kundenberatung, Kommunikation mit Teilnehmer*innen, Dozent*innen und Kostenträgern, Datenerfassung und -pflege in der Datenbank MSSV, Mitwirkung bei der Optimierung von internen Prozessen, effiziente, anforderungsgerechte und effektive Erledigung aller anfallenden administrativen Prozesse

Arbeit im Team des oberärztlichen Dienstes und stellvertretend im Sekretariat der Chefärztin / des Chefarztes, Verantwortung für den reibungslosen Ablauf und die Belange in der hämatologisch-onkologischen Ambulanz (übliche Sekretariatsarbeiten wie Organisation, Koordination und Terminierung von Dienstreisen, Fort- und Weiterbildungen, Videokonferenzen sowie interner Abläufe), Pflege des Ambulanzkalenders und der Daten auf der Webseite und im Univis, Koordination der Blockpraktikantinnen / Blockpraktikanten und PJ’ler sowie die Erstellung von Tertial-Bescheinigungen und Nachweisen, Abrechnungsvorbereitung für die Firma UNIMED und Bearbeitung eingehender Rechnungen

Betreuung und Pflege der Software Vivendi Pep, Unterstützung des Verwaltungsteams im Front- und Backoffice, Übernahme klassischer Sekretariatsaufgaben sowie Zuarbeiten für das Leitungsteam, Mitwirkung im Personal- und Rechnungswesen, Betreuung des internen und externen Vertragsmanagements, Organisation und Koordination im Fortbildungsmanagement

Allgemeine Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben übernehmen, Informationsfluss der Hauptabteilung nach innen und außen steuern, Hauptabteilungs- und Abteilungsleitung bei der Vorbereitung und Erledigung von Organisations- und Personalangelegenheiten unterstützen, Planung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Geschäftsvorfälle mit anderen Organisationseinheiten sowie Berichts- und Projektarbeiten koordinieren, Sonderaufgaben nach Weisung der Hauptabteilungs- und Abteilungsleitung wahrnehmen

Übernahme von vielfältigen Bürotätigkeiten wie die Pflege und Eingabe von Daten, Entwicklung von Excel-Lösungen sowie die Bearbeitung eingehender Anfragen, Eigenständige Durchführung von Internet- und Literaturrecherchen zu verschiedenen Themen und die strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse, Unterstützung bei der Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen, Flexible Einbringung bei Sonderprojekten des Teams und Übernahme von Aufgaben je nach Bedarf und Projektphase

Koordination von Bau- und Sanierungsvorhaben, Beschaffung in schwierigen Fällen, Bearbeitung von Mängeln in schwierigen Fällen, Bearbeitung der Gefahrenabwehrpläne "Amoklagen in Schulen", Beschaffung von Lernmitteln im Rahmen der EU-Ausschreibungen über eVergabe, Begleitung von Schulbegehungen Dritter als Vertretung des Schulträgers

Arbeitsabläufe und Geschäftsverkehr für die Sektion organisieren, koordinieren und durchführen (Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung und Informationsrecherche), Erledigung von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzungen und Bearbeitung einfacher fremdsprachlicher Texte nach Bedarf, Arbeiten mit SAP-Berichten zur Überwachung der Sektions- und Projektbudgets, Durchführung sowie Nachkontrolle von Bestellungen für die Sektion, Assistenz der Sektionsleitung inkl. Termin- und Reiseverwaltung, organisatorische Unterstützung für in- und ausländische Gäste, Weiterentwicklung des Internet-Auftritts der Sektion in Abstimmung zum Layout mit der Öffentlichkeitsarbeit und zum Inhalt mit der Sektionsleitung, Unterstützung bei der Verwaltung von Publikationen der Sektion in der GFZ-Datenbank, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, z.B. Konferenzen und Workshops, Unterstützung der Sektionsmitglieder bei der Planung von Dienstreisen

Mitwirkung beim Aufbau und Betrieb der Präventionsstelle zur Verhinderung von Gewalt gemäß Art. 38b Abs. 1 Ziff. 27 BayPsychKHG unter oberärztlicher Leitung und Supervision, Empfangstätigkeit, Schreibbüro und Erledigung allgemeiner Büroaufgaben (Wahrnehmung von Servicefunktionen innerhalb der Präventionsstelle), Bearbeiten von Telefonanfragen, Terminvergabe und -koordination, Postbearbeitung (Ein- und Ausgangspost), Führung und Pflege des bereichsinternen Ablage- und Archivierungssystems, Schreiben von Arztbriefen (nach Diktat), Enge Kooperation mit dem gesamten multiprofessionellen Team

Umfassende Unterstützung bei allen administrativen Personalangelegenheiten für einen definierten Mitarbeiterkreis, Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Vertragsänderungen, Kommunikation mit Mitarbeitenden, Einrichtungsleitungen und internen Schnittstellen, Mitarbeit an personalbezogenen Projekten

Eingangs- und Ausgangspost organisieren, sortieren und verteilen, Materialien bestellen, verteilen und verwalten, Mit Dienstleistern (z.B. Handwerker, Postlieferung, Büromaterialversand) kommunizieren und die Einhaltung von Verträgen sicherstellen, Besucher und Veranstaltungen koordinieren, Einfache handwerkliche Arbeiten durchführen, Das Archiv verwalten

Finanzplanung und Verwaltung der Hebammenkoordinationsstelle (Mittelabruf, Mittelbewirtschaftung, Jahresabschluss), Organisation des Sekretariats (Datenpflege:Erfassen aktiver Hebammen sowie freier Leistungsressourcen, Koordination der Vermittlung von Wochenbettbetreuung), Öffentlichkeitsarbeit (Unterstützung bei Planung und Organisation von Veranstaltungen und Tagungen, Betreuung und Pflege der Homepage), Selbständiges Erstellen von Vorlagen und Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Organisatorische Absprachen von größerer Bedeutung mit einem hohen Kooperationsgedanken, Netzwerk in der Umgebung aufbauen, Verbinden von Interessen in einer strukturierten Arbeitsweise zum Wohle der Nutzer mit prä- und postpartalen Anfragen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z. B. Terminvergabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Ablage und Archivierung medizinischer Dokumente, Erstellung und Bearbeitung von Arztbriefen, Entlassberichten sowie Schreiben von Befunden und Verlängerungen, Ausstellung von Bescheinigungen und Verordnungen, Abrechnung von Leistungen für Privatpatientinnen / Privatpatienten, Zusammenarbeit und Korrespondenz mit Kostenträgern, Bearbeitung von Anforderungen und Unterstützung bei weiteren Verwaltungstätigkeiten, Persönlicher und telefonischer Kontakt mit Patientinnen / Patienten sowie Organisation ihrer Betreuung, Vertretung des Schreibdienstes und des Sekretariats der Kardiologie / Onkologie

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Erfassung und Dokumentation von Daten, Erstellung und Versendung von Informationsmaterialien und Einladungen, Erstellung von Rechnungen und Listen, Erstellung von Power-Point Präsentationen, Sicherstellung der Informationsweiterleitung an Kooperationspartner, Terminkoordination mit Schulen, Eltern, Schüler*innen, Anbietern

Klientenverwaltung inkl. Abrechnung mit den Kostenträgern, Personalverwaltung

Bearbeitung aller im Elektronischen Bewerbermanagement (eBM) eingehenden Bewerbungen (Prüfung und ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen von Zwischenbescheiden), Schwerpunktmäßiger Einsatz bei der Rekrutierung von Auszubildenden sowie Teilnahme und administrative Leitung von Auswahlgesprächen, Serviceorientierte Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie Vorgesetzten, Terminierung von Bewerbungsgesprächen im eBM, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Bearbeitung von Absagen

Terminmanagement, Selbständige Organisation von ambulanten und stationären Terminen und Koordination der dazu benötigten Ressourcen (z.B. Anästhesieleistungen) in enger Absprachen mit der Chefärztin oder den oberärztlichen Vertretern, Selbständige Organisation des Aufnahmeprozederes inkl. Bettenplanung, Übernahme administrativer Sekretariatstätigkeiten, Kommunikation mit Patienten und zuweisenden Ärzten, Abrechnung ambulanter und stationärer Patienten, Organisation von Fortbildungen, Koordination und Organisation der verschiedenen Organzentren

Administrative Tätigkeiten, Erfassung von patientenbezogenen Daten, Kommunikationsanlaufstelle für Anrufe und Informationen zur Organisation für alle Berufsgruppen, Unterstützung bei der Steuerung der Patienten, Kontrolle und Bestellungen von Material, Unterstützung und Übernahme von Tätigkeiten der Stationsassistenten im Urlaubs-/Krankheitsfall

Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte bei Fragestellungen rund um das Fuhrparkmanagement und Dienstreisen, Vorbereitung der Buchhaltung, Zahllauferstellung, Zahlungeingangskontrolle und -verbuchung, Kassenbuchführung, Protokollierung der Abwesenheiten der Kollegen, Sicherstellung effizienter und reibungsloser Arbeitsabläufe, Unterstützung des Office Teams bei personellen Engpässen, Prozesse optimieren und weiterentwickeln