Büromanagement für die Leitung des Datenlabors, Operative sowie administrative Unterstützung des Teams, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation, Berichtswesen, Dokumentation, einschließlich der Führung der E-Akte, Recherchetätigkeiten und inhaltliche Zuarbeit, Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Ausschreibungen und Aufträgen, Projektseitige Schnittstelle zur internen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Terminen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, teilweise Protokollführung, Vorbereitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Anträgen und Vorlagen

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Organisation und Koordination von internen und außerschulischen Angeboten und Projekten im Ganztag, Pädagogische Begleitung von Schüler:innen, Enge Zusammenarbeit mit dem Leitungsteam der Schule, Administrative Tätigkeiten und Verwaltung, Beteiligung bei der Weiterentwicklung des Ganztagskonzeptes, Teilnahme an verschiedenen internen Arbeitskreisen, Externe Vernetzung mit den Akteuren im Quartier, Verantwortung für Qualitätsentwicklung und Dokumentation

selbstständiges Erledigen der Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (allgemeiner Schriftverkehr und Schreibarbeiten, E-Mailkontakte, Ablage, Terminverwaltung, Organisation und Koordinierung der Sitzungen der Enquete-Kommission und sonstiger Gesprächstermine der Mitglieder und Mitarbeiter der Enquete-Kommission), Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter und der Vorsitzenden der Enquete-Kommission bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen (Mitarbeit bei der Erstellung von Sitzungseinladungen, Mitarbeit bei der Protokollierung der Sitzungen) und bei der Erstellung des Abschlussberichtes, Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere inhaltliche Pflege der Homepage der Enquete-Kommission, recherchieren in konventionellen und elektronischen Speichermedien wie Online-Datenbanken, Bibliothekskatalogen, Parlamentsdatenbanken und -dokumentationen, Zusammenstellung der Rechercheergebnisse, Bedienung von Sitzungstechnik, Betreuung von Sachverständigen, Bearbeitung von Reisekostenanträgen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Vorbereitung von Veranstaltungen, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Verwaltung von Haushaltsmitteln und administrative Unterstützung drittmittelgeförderter Projektvorhaben z. B. durch Erstellung von Verwendungsnachweisen / Mittelabrufen sowie Budgetüberwachung (u. a. MachWeb) in Abstimmung mit den Projektleiter*innen und den zuständigen Fachabteilungen der CAU, Institutsübergreifende Bearbeitung von Exkursionen: Dazu gehören unter anderem die Berechnung von Exkursionszuschüssen / Abrechnung von Exkursionen gem. Exkursionsrichtlinie sowie Abstimmung mit der Exkursionsleitung und der zuständigen Fachabteilung der Universität, Bearbeitung, Prüfung von (internationalen) Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen / Reverse Charge, Bearbeitung von Personal- und Studienangelegenheiten, u. a. Abwicklung von Urlaubs- / Zeitausgleichanträgen und Pflege der Abwesenheitsdatenbank, Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen, allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Ansprechpartner*in für Institutsmitarbeiter*innen, Studierende und Externe, Vertretung der Kolleginnen in Abwesenheitszeiten

Entgegennahme/Weiterleitung von Telefonaten, Begrüßung/Betreuung unserer Kunden und Gäste, Unterstützung im BackOffice, allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben

Ermitteln von Sachverhalten, Erarbeiten von Verwaltungsentscheidungen, Unterrichten der Beteiligten, Anwenden von Rechtsvorschriften, Führen von Personalakten, Berechnen von Bezügen und Gehältern, Administrative Aufgaben bei Personalgewinnung, -einsatz und -entwicklung, Erstellung und Ausführung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen, Führen von Haushaltsüberwachungslisten, Bearbeiten von Zahlungsvorgängen, Mitwirkung bei der Materialbeschaffung und -verwaltung, Verwaltungsbetriebswirtschaft (Haushalt, Beschaffung, Organisation, Rechnungswesen), Personalwesen, Verwaltungsrecht und -verfahren, Fallbezogene Rechtsanwendung

erste Kontaktperson am Empfang für diverse Anliegen, Verwaltungsaufgaben (Krankmeldungen, etc.), Betreuung und Anleitung der Teilnehmenden, Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung, Telefondienst, Bestellungen

Telefondienst und Terminkoordination, allgemeine Bürotätigkeiten im Pflegestützpunkt, Unterstützung bei pflegerischen Tätigkeiten, Patientenverwaltung (Untersuchungen, Blutabnahme), Teilnahme am Blutentnahmedienst an Wochenenden und Feiertagen, Bestellwesen Verbrauchsmaterial, Kommunikation mit diversen Schnittstellen (intern & extern)

Organisation der persönlichen Termine und Fristen des Bereichsleiters und weiterer Berufsträger, Steuerung und Übernahme der organisatorischen Aufgaben für den Geschäftsbereich, Betreuung von Auszubildenden, Studenten und Praktikanten sowie die Organisation des Onboarding-Prozess in der Abteilung, Berichtswesen sowie Ausarbeitung und Überwachung abteilungsinterner Prozessabläufe, Aktenführung, Postbearbeitung, Korrespondenz mit internen und externen Stellen, Typische Aufgaben einer/eines Rechtsanwaltsfachangestellten

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf, sowie Bestandskontrolle, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten (Küchen, Besprechungsräume), Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben (z. B. für Reparaturen) und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r (gemeinsam mit einer Kolleg:in in gegenseitiger Vertretung), Anforderung und Prüfung von Angeboten z. B. im Rahmen von Umbauten und Wartungen, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Organisatorische Planung und Durchführung von Sprachkursen, Fortbildungsangeboten, Tests und Prüfungen, Datenbankgestützte Erfassung und Verwaltung von Bewerber*innen-und Teilnehmer*innendaten für die Angebote des Sprachlernzentrums, Korrespondenz mit internen und externen Adressat*innen, Überprüfung von Entgelteingängen und Bearbeitung der Honorarabrechnungen, Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, Zertifikaten und Zeugnissen sowie Archivierung von Prüfungsunterlagen, Vorbereitung von Lehraufträgen und Dozent*innenverträgen, Unterstützung bei der Erstellung von Broschüren und Flyern, Beratung von Studienbewerber*innen, Studierenden und Dozent*innen zu organisatorischen und inhaltlichen Fragen in deutscher und englischer Sprache, Organisatorische Unterstützung der Leitung des Sprachzentrums hinsichtlich Veranstaltungs-, Reise- und Terminplanung

Abgleich des geplanten Budgets und Klärung von Diff., Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach Dokumumentationspfichten, Dokumentenablage zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten

Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer des Bürgermeisters, Eigenständige Terminorganisation und -koordination, sowie Pflege und Überwachung von Terminen und Wiedervorlagen, Assistenztätigkeiten und Entgegennahme aller Anrufe des Bürgermeisters, Allgemeine Korrespondenz, Fertigung von Entwürfen für den allgemeinen Schriftverkehr des Bürgermeisters, Bearbeitung und Digitalisierung des Posteingangs und Verteilung der Hauspost, Organisation von Veranstaltungen, Empfängen und Besprechungen, Ablage und digitale Aktenführung, Koordinierungsaufgaben im Bereich des Bürgerbusses, Recherchetätigkeiten

eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers, Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Terminkoordination, Erstellung, Zusammenfassung und Gestaltung von Berichten, Präsentationen usw., Posteingang und -ausgang, Betreuung des elektronischen Postfaches, Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung, Pflege der Zeiterfassungssoftware für den Fachbereich, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf, Unterstützung beim Onboarding von neuen Prüfer/innen, Pflege der relevanten Inhalte in Intranet und Internet, Mithilfe bei der Organisation von Inhouse-Schulungen

Organisation und Abwicklung von Anträgen bei der Kassenärztlichen Vereinigung unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben und Fristen, Unterstützung bei der Beantragung von Weiterbildungsbefugnissen, Mitwirkung bei wirtschaftlichen Planungen, Personaladministration: Zeiterfassung, Bewerbermanagement (MFA, MFA-Azubis), Fortbildungskoordination, Zentrale Ansprechperson für die ärztliche Leitung, das medizinische Personal sowie Schnittstelle zur Geschäftsführung, Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben im MVZ-Betrieb, Datenverarbeitung und Auswertung mit CGM M1 Pro, Sonderaufgaben im Rahmen der Assistenz der Geschäftsführung/Kaufmännischen Leitung des Krankenhauses

allgemeine Personalverwaltung / Administration (Schriftwechsel, E-Mail, Telefon), Anlage und Pflege der Personalakten in Papierform und digital, Digitalisierung des Personalaktenbestandes, Datenpflege in P&I Loga (Personaldaten, Fehlzeiten, Dienstpläne), Erstellen der Onboarding-Mappen und Überprüfung der Einstellungsdokumente, Pflege von Listen in MS Excel, Prüfen von Rechnungen, eigenständige Bearbeitung von Unfallanzeigen, Erste-Hilfe-Fortbildungen und Bestellung von Arbeitskleidung, Überwachung und Bearbeitung regelmäßig wiederkehrender Dokumentations- / Nachweispflichten (z. B. Führungszeugnisse, Infektionsnachweise etc.)

Unterstützung bei Kontaktpflege zu Ansprechpartner:innen, v.a. in Kirchengemeinden und Altenheimen zur Förderung offener Erwachsenenbildung sowie zu möglichen neuen Kooperationspartner:innen im Rahmen des Qualitätsmanagements, Unterstützung und Zuarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit, Allgemeine Büroverwaltung, Organisation und Nachbereitung von Kursen und Veranstaltungen, Einarbeitung in den Bereich der Erfassung der Unterrichtseinheiten und Vorbereitung von Verwendungsnachweisen und Fördermittelabrechnungen ausgewählter Gruppierungen

Eigenverantwortliche Koordination der Sprechstunden im ambulanten Bereich, Erledigung der Abrechnungs- und Verwaltungsarbeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefonate, Post, Ablage, Archivierung etc., Vivendi-PeP Dokumentation Ärzte der Inneren Abteilung, Eigenverantwortliche Koordination des Managements der Patientenakten bis hin zur Archivierung, Kommunikation mit Arztpraxen, Kliniken und Patienten