Eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Reiseplanung, -buchung und -abrechnung, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen, Unterstützung bei komplexen Projekten im Bereich Mergers & Acquisitions, Sicherstellung einer reibungslosen internen und externen Kommunikation, Selbstständige Organisation Ihres Verantwortungsbereichs und effiziente Entlastung des Teams im Tagesgeschäft

Verwaltungsaufgaben in Zentralsekretariaten übernehmen, Ansprechpartner:in für telefonischen Erstkontakt und Terminvereinbarungen, Datenpflege, Abrechnung von Beratungsleistungen, Korrespondenz mit Kostenträgern und Kooperationspartnern, Organisation interner und externer Veranstaltungen, Führen einer Barkasse

Terminkoordination, Terminvor- und -nachbereitung, Protokollführung sowie Wiedervorlagemanagement, Organisation von ressortinternen Abläufen, der Ablagestruktur sowie Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Mustern, Selbstständige Bearbeitung und Archivierung von Schriftverkehr sowie Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Beantragung von Soft- und Hardware sowie weiteren Berechtigungen, Pflege des Intranets für das Ressort FM

Freundliche Begrüßung, Betreuung und Verabschiedung der Gäste im Restaurant- und Barbereich, Kompetente Beratung zu Speisen und Getränken, Aufnahme von Bestellungen und Servieren, Verantwortliches Arbeiten im Tages- und Abendservice (inkl. Schicht- und Wochenendarbeit), Mitwirkung beim Eindecken der Tische, Dekoration und Vorbereitung für Veranstaltungen, Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung im gesamten Servicebereich, Annahme von Zahlungen und Umgang mit Kassensystemen

Erste*r Ansprechpartner*in für Privatpatient*innen in allen nicht medizinischen Belangen, Aktive Kommunikation mit den Patient*innen durch sog. "Servicerunde", Allgemeine hauswirtschaftliche Tätigkeiten auf der Station inklusive Warenbestellungen, Mitarbeit im Speisebereich/Lounge und bei der Mittagsausgabe, Einbindung in die hauswirtschaftlichen Aufgaben der Klinik

Assistenz der Geschäftsleitenden Beamtin und deren Stellvertretung, Vertretung Assistenz Bürgermeister, Organisation von Meetings, Terminen und Koordination von Projekten und Zeitplänen, Anordnung von Rechnungen

Bedarfsmeldungen, Warenannahme- und Kontrolle, Administrative Tätigkeiten, Pflege der Arbeitszeitkonten, Überwachung der Hygienevorschriften gemäß HACCP, Buchungen im Warenwirtschaftsprogramm, Angebotserstellung und Rechnungsvorbereitung bei Cateringveranstaltungen, Kassentätigkeiten, Mithilfe bei der Aufnahme von Inventuren und Eingabe in das Warenwirtschaftsprogramm

Korrespondenz mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten, Unterstützung in Einkaufsthemen wie Preisvergleiche, Anbieterrecherche, Vorbereitung von und Unterstützung bei Ausschreibungen, Unterstützung in der Administration und Stammdatenpflege des Onlineshops, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Büroorganisation, Organisation von Meetings (überwiegend digital)

Betreuung des Informationsschalters im Foyer des Museums, Begrüßung und Beratung der Besucherinnen und Besuchern zu Ausstellungen, Besuch und Angeboten des Museums, Koordination der angemeldeten Besuchergruppen und Gruppenbegleiterinnen und Gruppenbegleitern, Führen von Besucherstatistiken, Umfassende fachliche Beratung von Besucherinnen und Besuchern zu den Ausstellungen sowie zu den Vermittlungs- und Veranstaltungsangeboten, Koordination, Buchung und Organisation der Vermittlungsangebote (Begleitungen, Workshops, Sonderprogramme), Arbeit mit und Pflege des Besuchenden-Management-Systems (go~mus), Erstellung und Kontrolle von Buchungen in vollem Umfang, Terminkoordination von Gruppen- und Einzelplatz, Verfügbarkeitsplanung/Disposition der Gruppenbegleiterinnen und Gruppenbegleiter, Systempflege (Planung und Erstellung von Vorgaben), Pflege des Webshops, Verfügbarkeitsplanung von Räumen, Führen von Besucherstatistiken

Professioneller Empfang unserer Gäste, Verantwortung für einen reibungslosen Check-In und Check-Out unserer Gäste, Freundlicher, unkomomplizierter und gästeorientierter Service, Betreuung unserer Gäste während des Aufenthaltes, Diverse administrative Tätigkeiten

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Entgegennahme/Weiterleitung von Telefonaten, Begrüßung/Betreuung unserer Kunden und Gäste, Unterstützung im BackOffice, allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben

Allgemeine Aufgaben der Büroorganisation und Verwaltung einer Kommunikations- und Presseabteilung, Unterstützung bei Kommunikations- und Marketingaufgaben, Annahme und Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen, insbesondere der Presse, Verwaltung und Ausgabe von Kommunikations- und Marketingmaterialien, Verteiler- und Datenpflege, Versenden von Pressemitteilungen, Medienbeobachtung, Dokumentation von Berichterstattung und Mitarbeit bei der Erhebung von Kennzahlen, Pflege von Bild- und Mediendatenbanken, Organisatorische Vorbereitung von Presseterminen

Vertretung Bereich Haushaltsnahe Dienstleistungen (Fachberatungen und Vermittlungen), Dokumentation in unserer CRM-Datenbank, Koordination der Werkstudierende/Rechercheteam, Recherchetätigkeiten im Rechercheteam, Unterstützung Fachbereichsleiterin EAP

Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Unterstützung der Projektleitung bei administrativen Aufgaben, Verfassen von Protokollen, Korrespondenz, Einrichtung und Aktualisierung von E-Mail-Verteilern, Zusammenstellen von Vergabeunterlagen, Terminkoordination, Überwachung von Wiedervorlagen, Mitarbeit bei der Festlegung und Einhaltung von Prozess- und Produktqualitäten, Archivierung und Pflege von analogen/ digitalen Projektakten, Zusammenstellen und Führen von Projektunterlagen nebst dem dazugehörenden Schriftverkehr, Terminkoordination von Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung, Bereitstellung und Verschlüsselung von Unterlagen zum Download/Versand, Erstellung von Präsentationsfolien sowie Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen

Administration der Fremdreinigung – Kontaktperson zwischen Dienstleister, Hausmeister und Objektnutzer, Planung und Koordination der Einsätze der Hausmeisterteams sowie regelmäßige Abstimmungsgespräche zur effizienten Aufgabenerfüllung, Ermittlung des Reinigungsbedarfs – Objektbegehungen, Flächenerfassung und Kalkulation der Gesamtkosten, Vorbereitung von Ausschreibungsverfahren – Erstellung der Leistungsverzeichnisse, Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen, Qualitätssicherung der Reinigungsleistungen – anlassbezogene und unangemeldete Qualitätskontrollen, Controlling und Anpassungen von Leistungen, Nachverfolgung und Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen

Mitwirkung bei Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Bezirks-, des Jugend-, Sport und Regionalpartnerschaftsausschusses sowie des Bezirkstages, Koordination und Archivierung von Grußworten, Pflege und Fortschreibung der Rechtssammlung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Vorzimmertätigkeiten, Erstellen von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen im Verfahren OKFIS, Vertretung im Bereich Sitzungsdienst

Organisatorische und administrative Angelegenheiten, Ansprechpartner für Mieter*innen, Aufnahme von Wünschen und Vermittlung von Hilfs- und Dienstleistungen, Planung und Durchführung von Angeboten und Veranstaltungen, Entgegennahme von Notrufen und Einleitung erforderlicher Maßnahmen, Dekoration der Einrichtung, Sicherstellung des AWO-Qualitätsmanagements, Mitgestaltung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), umfassende Recherchen zu verschiedenen Themen, Unterstützung bei der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe