Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von zentralen Vergaben gemäß dem Vergaberecht UVgO, GWB, VgV und VOB) bis zur Zuschlagsentscheidung inkl. der Koordination der Beantwortung von Bieterfragen, der Mitwirkung bei der Prüfung und Wertung von Angeboten und der Unterstützung bei Verhandlungen, Erstellung und Prüfung von Vertragsbedingungen und Klauseln unter Berücksichtigung der rechtlichen Anforderungen und der Interessen des Instituts, Erstellung von Vergabeunterlagen und Unterstützung Fachbereiche bei der Erstellung der Leistungsbeschreibungen, bei der Ausarbeitung der Vertragsbedingungen sowie der Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien, Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen bei der Gestaltung und Prüfung von Verträgen (z.B. Werk-, Dienstleistungs- und Lieferverträge), Vertragsüberwachung, Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einer Vertragsdatenbank, Pflege und Weiterentwicklung des Vergabeleitfadens und notwendiger Formulare, Internetrecherche zu verschiedenen Themen z.B. notwendige Gesetzestexte, Urteile oder Verordnungen; Zusammenstellung und Aufbereitung von Fachartikeln oder Urteilen zu bestimmten Rechtsthemen, Durchsuchung des Internets auf Rechtsverletzungen

Durchführung von Bestellungen, Buchen von Wareneingangsrechnungen, Überprüfen Auftragsbestätigungen und Rechnungen, Kennzahlen im Auge behalten, Buchen und die Kontrolle diverser Rechnungen, Unterstützung im strategischen Einkauf

Planung, Durchführung, Steuerung, Überwachung und Abrechnung von komplexen Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen der elektrischen sowie mit diesen in Zusammenhang stehenden Anlagen der elektrischen Gebäudeausrüstung unter Anwendung der gesetzlichen Normen und Vorschriften in unseren Bestandsimmobilien, Prüfung und Freigabe von extern erbrachten Dienstleistungen im Rahmen der Ausübung der „Bauherrenfunktion“ für die Gewerke der Elektrotechnik, Praktische Anwendung der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure unter Betrachtung aller Leistungsphasen, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Dokumentation bzw. Überwachung der Bauzustände der elektrischen Anlagen und damit verbundener elektrischer Gebäudeausrüstung

Eigenverantwortliche Leitung von Projekten mit dem Schwerpunkt Fördertechnik (Aufzüge und Fahrtreppen) und HLK Anlagen, Budgetierung, Koordination von Planungsbüros, Abwicklung der Baumaßnahmen, Verantwortung für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb der Anlagen, Sicherstellung des transparenten Informationsflusses, Entwicklung von Strategien zur Optimierung und strategischen Ausrichtung des Fachbereiches

Kosten-, termin- und qualitätsgerechte Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, Aufbereitung von Angeboten und Erstellung von Angebotsvergleichen, Auswahl und Bewertung von Lieferanten, Überwachung von Lieferterminen und -fristen sowie Rechnungskontrolle und -bearbeitung, Zuarbeit bei Vertragsverhandlungen und -abschlüssen, Klärung der Materialauswahl und Verbrauchsmengen mit verschiedenen Fachabteilungen, Beachtung von Mindestbestellwerten und Überwachung von Lieferterminen

Unterstützung des technischen Produktmanagements, Definition von Produktionsstandards, Digitalisierung der Fertigung, Dokumentation, Optimierung und Auswertung von Prozessen, Analysieren und Optimierung der Fertigung, Unterstützung bei der Einführung neuer Fertigungsverfahren

Entwickeln von Strategien für den Einkauf sowie für die Weiterentwicklung des Warengruppenportfolios und erstellen zentrale Rahmenverträge für die Freie Hansestadt Bremen., Realisieren von Kundenanforderungen, gestalten Dialogprozesse zu Kunden und Markt und führen Kundenberatungen in Bezug auf Inventarausstattung sowie Durchführung von bspw. Tischlerarbeiten durch und erstellen Grundrisse und Konstruktionszeichnungen für Sonderanfertigungen., Führen von Marktanalysen zu konkreten Beschaffungsvorhaben durch, gestalten und optimieren Ausschreibungen nach nationalen und europäischen Vergabevorschriften mit besonderem Augenmerk auf Nachhaltigkeit., Betreuen und überwachen Verträge und deren Einhaltung, stehen in regelmäßigem Austausch mit den Vertragspartnern, übernehmen das Qualitätsmanagement, wirken am Einkaufscontrolling mit und betreuen eigene Rahmenverträge im elektronischen Bestell- und Katalogsystem „BreKat“.

Einkauf und Steuerung von IT-Warengruppen: Hardware, Client/Server, Netzwerk, Security, Telekom, Software/Lizenzen (On-Prem & SaaS) sowie Cloud-/Hosting-Leistungen, Durchführung von Ausschreibungen (RFPs), Angebots- und Preisverhandlungen sowie Gestaltung von Rahmenverträgen inkl. Preisgleit- und Leistungsklauseln sowie SLA-Regelungen, Lieferanten- und Lizenzmanagement, Savings-Tracking, KPI-Reporting sowie Erstellung von TCO-/ROI-Analysen, Vertragsgestaltung (z. B. EVB-IT, NDA, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) in enger Zusammenarbeit mit Legal und IT, Unterstützung bei unseren Programmen (Dynamics 365 F&O, eProcurement-Frontend WebMUSE/CGM Muse) sowie Begleitung von Roll-outs in den Einrichtungen, Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern wie IT, Klinikbetrieben, Controlling/ANBU, Recht und Fachbereichen

Durchführung von nationalen Vergaben nach UVgO unterhalb der EU-Schwellenwerte, Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation komplexer Beschaffungsvorgänge (auch Bauleistungen), eigenständige Abwicklung von Beschaffungen bis 10.000 € inkl. Prüfung der Unterlagen, Bestellauslösung, Terminverfolgung, Kommunikation mit Bedarfsträger*innen, Prüfen von Auftragsbestätigungen, Rechnungsbearbeitung, Reklamationen, Pflege von Lieferanten- und Vertragsdaten, Obligo-Überwachung, Beratung von Fachabteilungen zu Beschaffungswegen und rechtlichen Grundlagen

Fachliche Führung und Kontrolle von FM – Dienstleistern, Einholung und Bewertung von Angeboten zur Instandhaltung der haustechnischen Anlagen (Stark- und Schwachstromtechnik; Heizung, Lüftung, Sanitär, Kältetechnik, Medizinische und nicht medizinische Gase), Unterstützung bei der Planung, sowie Koordination und Überwachung von Sanierungs-, Bau-, Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen einschl. interner und externer Beauftragungen, Ansprechpartner für Architekten und Fachingenieure bei Sanierungs-, Um- und Neubauvorhaben, Rechnungsbearbeitung, Bestandsunterlagen (Verwaltung, Aktualisierung, etc.), Unterstützung und Vertretung des Technischen Leiters, Auswertung von Verbrauchsdaten, Vorbereitung gesetzlich vorgeschriebener Meldungen, Erarbeitung von Nachhaltigkeits- und Energieeffizienzstrategien, Aufbereitung von Daten zur Betriebskostenabrechnung

Erstellung und Erfassung von Aufträgen und Nachträgen im ERP-System, Durchführen und Aufbereiten von Auswertungen und Analysen aus dem ERP-System, Pflege und Aktualisierung der Nachverfolgungsdatenbank sowie weiterer vergaberelevanter Datenbanken, Erstellung von Vorlagen für Auftragsvergaben für den Aufsichtsrat zur Entscheidungsvorbereitung, Enge Zusammenarbeit mit dem Vergabeteam und den Fachbereichen

Du baust das Beschaffungswesen bedarfsorientiert weiter aus und zentralisierst und optimierst die Prozesse, Du entwickelst bestehende Lieferantenbeziehungen weiter und suchst aktiv nach neuen, leistungsfähigen Partnern, Du überwachst die Lagerbestände und leitest daraus den Einkaufsbedarf ab, Du prüfst eingehende Angebote auf Wirtschaftlichkeit und Qualität, Du übernimmst die Kommunikation im Rahmen der Auftragsabwicklung, Du bist verantwortlich für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, Du pflegst und verwaltest die Datenbank sorgfältig und strukturierst die interne Infoplattform neu, Du arbeitest eng mit den Bereichen zusammen und trägst dazu bei, Einkaufsprozesse kontinuierlich zu verbessern

Bestandsaufnahmen, Bewertung und Übernahme von gebäudetechnischen Anlagen, fachliche Anleitung des Liegenschaftspersonals, Erstellung von Aufträgen zu Maßnahmen an gebäudetechnischen Anlagen für die Bauverwaltung, den Betriebsmeister oder für Dritte, Bearbeiten von Störmeldungen bzgl. technischer Anlagen, Überprüfung von Bauunterlagen der Bauverwaltung aus Sicht des technischen Betriebes, Beratung des Nutzers sowie Erläuterung von technischen Systemen, Überprüfung der Dokumentation der Bauverwaltung, Mitwirkung/Organisation der Einweisung des operativen Personals in neue Anlagen und Übertragung der Verantwortlichkeiten, Begehung gebäudetechnischer Anlagen, Überwachung und Veranlassung von notwendigen Prüfungen und Wartungen an gebäudetechnischen Anlagen, Sichtung von Prüf- und Wartungsprotokollen und Einleitung von Aufträgen zur Mängelbeseitigung, Erstellung von Sanierungsfahrplänen an technischen Anlagen, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Durchführung von Vergaben im Rahmen von Instandsetzungsmaßnahmen an technischen Anlagen, Erfüllen sonstiger Betreiberpflichten aus aktuellen Vorschriften zu gebäudetechnischen Anlagen, Sicherstellung des störungsfreien Betriebes von technischen Anlagen, Durchführung des Energiemanagements nach aktuellen Vorschriften einschl. Optimierung von gebäudetechnischen Anlagen zur Senkung des Primärenergiebedarfes in Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Gebäudeautomation

Erstellung globaler Standards & Guidelines für den Einkauf in enger Zusammenarbeit mit Compliance und Legal, Verantwortung für die systemische Weiterentwicklung der Purchase2Pay Prozesse im SAP-System, Harmonisierung und Implementierung globaler Risikomanagementprozesse sowie Einkaufsprozesse, Unterstützung bei der Auswahl und Weiterentwicklung von Schnittstellen (Tools) mit Bezug zum Einkauf, Entwicklung eines KPI-basierten Steuerungssystems für den Einkauf, Entwicklung und Implementierung eines Systems zur Evaluierung der Lieferantenperformance sowie Lieferantenbewertung für direktes und indirektes Material, Zentrale Schnittstelle zu Fachbereichen, Systemverantwortlichen und IT, Beratung und Unterstützung der internationalen Einkaufseinheiten bei der Anpassung des globalen Standards an lokale Rahmenbedingungen

Büromaterial, Büroausstattung, Maschinen, Kfz und Repräsentationsmittel beschaffen, Anforderungen der Ämter an die zu beschaffenden Waren prüfen und abschließend festlegen, Beschaffungsart auswählen und gegebenenfalls Ausnahmen begründen, bei Direktbestellung Angebote hinsichtlich Anforderung und Preis vergleichen, Vergaben rechtssicher dokumentieren, Angebote prüfen und Vergabevorschläge machen, Fahrzeuge des Landkreises (ausgenommen Sonderfahrzeuge der Feuerwehr und der Straßenmeistereien) beschaffen, Repräsentationsbedarf (z.B. Blumensträuße, Kränze etc.) beschaffen und organisieren, Schlüssel und Schließberechtigungen für die kreiseigenen Gebäude verwalten, Abwesenheitsvertretung der Sachbearbeitung im Bereich Versicherungen wahrnehmen

Durchführung von Vergabeverfahren und Auftragserteilungen nach VOB (Vergabeverordnung für Bauleistungen), VgV (Vergabeverordnung) und UVgO (Unterschwellenvergabeverordnung) Liefer- und Dienstleistungen, Mitarbeit bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren für Bauleistungen und Liefer- und Dienstleistungen, Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen an eine elektronische Vergabeplattform, Bearbeiten von Bieteranfragen, Versendung von Nachinformationen in laufenden Ausschreibungsverfahren, Durchführen von Submissionen (Angebotsöffnungen mit dazugehörigen Dokumentationen), Nachrechnen von eingegangenen Angeboten, Ausfertigung von Auftragsschreiben und Nachtragsbeauftragungen, Verwaltung von Bürgschaften und Gewährleistungsfristen, Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten

Durchführung von Vergabeverfahren und Auftragserteilungen nach VOB (Vergabeverordnung für Bauleistungen), VgV (Vergabeverordnung) und UVgO (Unterschwellenvergabeverordnung) Liefer- und Dienstleistungen, Mitarbeit bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren für Bauleistungen und Liefer- und Dienstleistungen, Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen an eine elektronische Vergabeplattform, Bearbeiten von Bieteranfragen, Versendung von Nachinformationen in laufenden Ausschreibungsverfahren, Durchführen von Submissionen (Angebotsöffnungen mit dazugehörigen Dokumentationen), Nachrechnen von eingegangenen Angeboten, Ausfertigung von Auftragsschreiben und Nachtragsbeauftragungen, Verwaltung von Bürgschaften und Gewährleistungsfristen, Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten

Vorbereitung, Betreuung und Durchführung von Vergabeverfahren für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen nach den gesetzlichen Vorgaben (GWB, VgV, VOB, UVgO), auch für Tochterunternehmen und TEG, Administrative Tätigkeiten rund um die Vergabeverfahren wie Erstellung der Dokumentation, Beantwortung von Anfragen oder Pflege der Formulare, Beratung und Unterstützung der Fachbereiche in der Durchführung von Vergabeverfahren

Planung, Ausschreibung, Bauleitung für Maßnahmen der Instandhaltung und Modernisierung des Gebäudebestands der Stadt Delmenhorst, Steuerung und Begleitung von externen Fachplanern für Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen, Erstellung und Durchführung von Risiko- und Gefahrenanalysen insbesondere im Trinkwasserversorgung, Unterstützung der Bauunterhaltung für den städtischen Gebäudebestand

Bedarfsermittlung und -planung der Praxismaterialien sowie Abstimmung der Lagerbestände und Optimierung der Warenflüsse, Eigenständige Bestellung von Waren, Überprüfung von Lieferungen und Abwicklung des Wareneingangs, Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Überwachung von Lieferterminen, Apothekenbestellungen, Rezeptverwaltung und Erstellung von Rezepten, Suche nach geeigneten Lieferanten sowie Verhandlung von attraktiven Konditionen, Enge Zusammenarbeit mit dem Praxismanagement und anderen internen Abteilungen, Mitwirkung an der Digitalisierung von Bestell- und Verwaltungsprozessen