umfassende Beratung, Begleitung und Unterstützung der kreisangehörigen Kommunen zu Fördermöglichkeiten und deren Beantragung, Prüfung der Anmelde- und Antragsunterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit des Vorhabens, Pflege von Beziehungen zu Fördermittelgebern, anderen relevanten Partnern und Trägern, Unterstützung bei der Suche nach geeignetem Projektpersonal, Erstellung und Pflege der Finanzübersichten, Öffentlichkeitsarbeit z. B. Vorstellung der Förderprojekte bei den Kommunen

Administrative Tätigkeiten (Zeugnisse, Stellenbeschreibungen, Probezeitschreiben, Homeoffice-Vereinbarungen, Organigramme, Mutterschutz- und Elternzeitthemen), Aktive Mitarbeit im Recruiting (Erstellen von Stellenanzeigen, Führen von Vorstellungsgesprächen, Betriebsratsanhörungen, HR-Einweisungen, Erarbeitung und Aktualisierung von Kennzahlen der Personalbeschaffung), Ansprechpartner für Zeitarbeitskräfte inkl. Rechnungsprüfung, Betreuung von internationalen Kolleg*innen

Durchführung der finanziellen Projektabwicklung, einschließlich Mittelabruf, Mittelverwendungsrechnung, Angebotseinholung und Rechnungsprüfung, Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Begegnungsangeboten und Informationsveranstaltungen am Standort Halle (Saale), Mitwirkung bei der Erstellung von Sachberichten sowie Vorbereitung der Fördermittelabrechnung gemäß den geltenden Vorgaben und Fristen

kaufmännische Steuerung und Betreuung von Projekten zur wirtschaftlichen Zielerreichung, Ansprechperson für sämtliche kaufmännische Belange der Baustelle, Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen an den Bauherrn sowie Einzelrechnungen an Dritte, Prüfung von Verträgen mit Auftraggebern und Nachunternehmern, Prüfung der Lieferanten- und Nachunternehmerrechnungen, Projektcontrolling sowie das Berichtswesen, Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen

Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen inklusive Wiedervorlage und Termincontrolling, Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen, Reisemanagement (z.B. Organisation von Dienstreisen und -fahrten), Überwachung von Urlaubs- und Abwesenheitskalendern, Vorbereitung und organisatorische Unterstützung von Veranstaltungen sowie Begleitung von Projekten, Standortübergreifende Assistenztätigkeiten innerhalb der RKH Kliniken Ludwigsburg-Bietigheim, Vertretung des Sekretariats der Pflegedirektion am Standort Bietigheim sowie standortübergreifende Vertretung der Assistenz der Klinikgeschäftsführung zwischen den Häusern Ludwigsburg und Bietigheim

Unterstützung bei den täglich anfallenden Verwaltungstätigkeiten wie Ablage oder Kopieren, Datenerfassung und -pflege, Besucherempfang und -betreuung

Aufbau einer strukturierten Strategie zur Gewinnung von Auszubildenden in Tschechien und/ oder Polen, Kontaktaufnahme und Pflege von Kooperationen mit relevanten Institutionen (z.B. Arbeitsagenturen, Schulen), Repräsentation des Vereins auf öffentlichen Veranstaltungen, Übernahme von Vereinsaufgaben im Vertretungsfall, Aktive Mitarbeit sowie eigenständige Übernahme klar abgegrenzter Aufgabenpakete

Unterstützung bei den täglich anfallenden Verwaltungstätigkeiten wie Ablage oder Kopieren, Datenerfassung und -pflege, Besucherempfang und -betreuung

Organisation und Abwicklung administrativer Vorgänge, insbesondere formeller Kundenvorgänge wie Registrierungen, KYC, Verträge, Zertifikate und Signaturprozesse, Administration von Lizenzkunden: Anlage, Verwaltung und Abrechnung, Erstellung, Pflege und Verwaltung von Vertriebsdokumenten, Vorlagen und Präsentationen, Entwicklung, Pflege und Optimierung interner Prozesse, bereichsübergreifend und mit Kundenbezug, Kommunikation mit Kunden zu administrativen Themen, Travelmanagement und Reiseorganisation, Unterstützung des Executive Assistants: Terminplanung, Protokolle, Präsentationen und allgemeine Bereichsassistenz, Organize and manage administrative tasks, especially formal customer processes such as registrations, KYC, contracts, certificates, and signature procedures, License customer administration: creation, management, and billing, Create, maintain, and manage sales documents, templates, and presentations, Develop, maintain, and optimize internal processes, both cross-functional and customer-related, Communicate with customers on administrative matters, Manage travel arrangements and logistics, Support the Executive Assistant with calendar management, minutes, presentations, and general administrative tasks

Betreuung drittmittelfinanzierter Projekte: Mittelüberwachung, Mittelbewirtschaftung, Controlling und Berichtswesen für Projekte verschiedener Zuwendungsgeber, u. a. Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), Bundesministerien, Stiftungen, Administrative Beratung im Bereich der Drittmittelförderung, Fakturierung aus dem Software- und Wissenstransfer, Bearbeitung von Dienstreisen, insbes. Kontierung der Vorgänge, sowie administrative und finanztechnische Abwicklung und Abrechnung von Gästen (haushalts- bzw. drittmittelfinanziert), Finanzbuchhaltung (Kontierung aller haushalts- und drittmittelfinanzierten Vorgänge), Betreuung / Finanzplanung und Abrechnung von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Vorbereitung und Durchführung von Jahresabschlussarbeiten, Vertretung Haushaltsmanagement – Budgetierung, Budgetüberwachung und Budgetkontrolle der internen Finanzstellen im Haushalt, Vertretung von Einkauf / Beschaffung

Unterstützen des wissenschaftlichen Kollegiums bei Ihren Forschungstätigkeiten, Koordinieren, Durchführen und Überprüfen der administrativen Abläufe im Institut, Durchführen des Veranstaltungsmanagements, Mitarbeiten bei Publikationen des Instituts, Beantragen von Forschungsprojekten sowie deren finanzieller Mittel

Angebotseinholung, Preisvergleiche, Bestellabwicklung, Terminverfolgung sowie Sicherstellung der Materialverfügbarkeit, Pflege und Aktualisierung von Artikel- und Lieferantendaten, Telefonische Kundenbetreuung, Bearbeitung von Reklamationen inkl. Lösungsfindung und Abschlusskommunikation, Auftragsannahme und -erfassung, Projekt- und Terminüberwachung, Erstellung von Angeboten sowie Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen

Analyse von Zahlen, Daten, Fakten im Projekt zur Entgelttransparenz, Koordination des Recruitingprozesses und Steuerung des Recruitings in Social Media, Unterstützung des HR-Teams bei laufenden Prozessen und administrativen Tätigkeiten, Aktive Mitarbeit in unterschiedlichen HR-Projekten

Selbstständige Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen, Organisation von Terminen, Sitzungen und Geschäftsunterlagen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz, Übernahme von Aufgaben in der Finanzbuchhaltung, Abstimmung mit Steuer- und Anwaltskanzlei, Eigenständige Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung, Verwaltung und Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Unterstützung bei der Mittelverwendung und Projektabrechnung öffentlicher Fördermittel, Pflege der Buchhaltungssoftware und digitaler Ablagesysteme, Erstellung von Auswertungen und Berichten für die Geschäftsführung und Projektleitung

Unterstützung des HR-Teams im Tagesgeschäft, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Begleitung von Kandidaten durch den gesamten Auswahlprozess, Sicherstellung einer positiven Candidate Experience, Koordination von Terminen, Verwaltung von Unterlagen, Aufbereitung von Inhalten im SharePoint, Unterstützung des Teams in der täglichen Kommunikation und Organisation, Einbringung kreativer Ideen, Gestaltung von Materialien mit visuellem Gespür, Unterstützung bei Projekten wie Employer Branding, Personalmarketing oder Active Sourcing sowie bei der Organisation kleinerer Events

Planung von Einsätzen im Bereich der Kita- und Schulassistenz, Führung von Mitarbeiter*innen im Bereich der Kita- und Schulassistenz, Professioneller Umgang mit Vertretungseinsätzen sowie persönliche Übernahme von Vertretungen in einer Kindertagesstätte/ Schule, Eigenverantwortliche Durchführung des Bewerbungsverfahrens in Zusammenarbeit mit unserem internen Personalgewinnungsteam, Verhandlungen, Zusammenarbeit und Umsetzung der Vorgaben der Kostenträger, Bearbeitung von administrativen Verwaltungsprozessen (Qualitätsmanagement), Akquise neuer Einsatzmöglichkeiten in Kindertagesstätten und Schulen im Umkreis, Konzeption, Planung und Durchführung von Schulungen und Teamsitzungen, Aufbau und Pflege von Beziehungen mit Erziehungsberechtigten, Kindertageseinrichtungen, Schulen, dem Jugendamt und dem LVR, Weiterentwicklung des Assistenz-Bereichs

Teamführung mit Motivation und Klarheit, Planung von Ressourcen und Optimierung von Abläufen, Vorantreiben von Themen und Überwachung von Zeit- und Kostenplänen, Berücksichtigung verschiedener Perspektiven und individueller Gegebenheiten, Vertretung des Teams und des Projekts gegenüber dem Vorstand, anderen Abteilungen und dem Fördermittelgeber, Konzeptionelle Gestaltung und Moderation von Veranstaltungen, Workshops oder Schnittstellen

Wirtschaftsplanung, monatliches Controlling für einzelne Einrichtungen sowie zugehörige Kommunikation mit Einrichtungsleitungen und anderen Arbeitsbereichen, Aufbereitung und Präsentation von Kennzahlen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, Kommunikation, Abstimmung und Kostensatzverhandlungen mit Kostenträgern sowie Sicherstellung einer transparenten Informationsweitergabe, Projektmanagement (Standortanalysen, Ausbau und Weiterentwicklung des aktuellen Reportingprozesses, Gründung neuer Einrichtungen), Regelmäßige Reportings an die Geschäftsführung

Umfassende Organisation des Oberarztsekretariats (Dienstreiseplanung und -abrechnung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenerstellung, Terminmanagement), Durchführung von Bestellungen sowie Beantragung von (EDV-)Beschaffungen sowie Berechtigungen, Urlaubsvertretung für die Chefsekretärin, Unterstützung des Managementteams, z.B. in der Personalbetreuung oder der Rechnungsbearbeitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen

Mithilfe bei allgemeinen Büro- und Assistenztätigkeiten, z.B. bei der Pflege von Verteilern, Kalendern und Online-Inhalten, Mitarbeit bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen, Assistenz bei der Implementierung und Durchführung eines Online-Veranstaltungskalenders für beteiligte Veranstaltungen und Ausstellungen im Zeitraum der 9. Triennale, Assistenz bei der Recherche, Unterstützung der Digitalen Kommunikation während der Durchführung des Festivals sowie in der Vorbereitung, Unterstützung bei der Planung und Durchführung der Ausstellung des Hamburger Schülerfotowettbewerbs 2026, Planung und Konzeption von kleinen Veranstaltungen im Rahmen der Opening Days vom 4.-14 Juni 2026 und des Festivalzeitraums bis 22. September 2026