Unterstützung beim Antrags- und Genehmigungswesen, Mitarbeit in der Arbeitsvorbereitung, Erstellung und Pflege von Revisionsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Entgegennahme und Dokumentation von Kundengesprächen

Unterstützung des Teams in der Planung & Durchführung von Seminaren, Workshops & Events, Einbringen von Ideen im Team Marketing und Umsetzung in eigenen Mini-Projekten (Homepage, Newsletter, Videos, Social Media etc.), Profi in Medien- und Datenmanagement werden, Steuerung von Online-Meetings, Unterstützung der Trainer*innen im Backoffice

Unterstützung in vielseitigen Digitalisierungsprojekten und dem dazugehörigen Projektmanagement (z. B. PMO-Unterstützung, Organisation von Veranstaltungen, Erstellung von Auswertungen etc.), Ansprechpartner/in für die User der Büro-IT im Microsoft Office 365-Umfeld, insbesondere SharePoint, Unterstützung bei der Erstellung neuer Schulungsmaterialien und sind bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung interner Schulungen involviert, Unterstützung bei Rechercheaufgaben und erstellen Präsentationen zu aktuellen Digitalisierungsthemen, Teil des internen Redaktionsteams und erstellen Beiträge für unser Intranet zu Themen aus dem Bereich Wissensmanagement und der Anwendungsberatung

Übernahme der Auswahl, Verhandlung und der Koordination von externen Planungsdienstleistern, Monitoring des Projektstatus und der Projektkosten (Planung, Genehmigung, Gutachten, Grundstückssicherung) sowie Reporting, Ansprechpartner:in für betroffene Grundstückseigentümer:innen und Kommunalverteter:innen und Übernahme von Abstimmungsterminen, Bewertung der notwendigen Gutachten und behördlichen Auflagen, Prüfung der Qualität und Vollständigkeit des Planungs-, Sicherungs- und Genehmigungsprozess bis zur vollständigen Baureife

Organisation der Schulprojekte "Lernpartnerschaft Profilabitur" und "Biologie up to-date", Forschungsprojekte durch Recherche von Drittmittel-Quellen voranbringen, Organisation von Wissenschaftler:innen-Tagungen und Ärzte:innen-Fortbildungen, Initiierung von Vortragsreihen

Fungiert als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsleitung, Sicherstellung des reibungslosen Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung, Optimierung der Arbeitsprozesse, Entwicklung und Implementierung von Standards und Best Practices für die Assistenz-Arbeit, Mitorganisation von Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung zu strategischen Themen, wie OKR oder Risikomanagement

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Steuerung und Koordination der verantwortlichen Dienstleistungsunternehmen, welche die Materialen für Messen und Veranstaltungen vor Ort bereitstellen, Erstellung von Controlling-Berichten zur Steuerung des Sachgebiets anhand von festgelegten Kennzahlen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Messen durch die Einholung von Angeboten (z.B. Catering, Technik) und Abwicklung der Rechnungen, Erstellung von Feedbackbögen, Hotelplanung und Erstellung von Unterlagen für Teilnehmende, Entwicklung von Ideen für kreative Giveaways und Einkauf dieser, Anlegen von Veranstaltungen in der Managementsoftware und Steuerung der Kommunikation mit den Teilnehmenden für dezentrale Standorte

Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen, Ablage buchhalterischer Unterlagen, Betreuung des Mahnwesens, Zuarbeit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen, Unterstützung der Schulleitung bei Planzahlen und Berichten, Ansprechpartner*in für unsere Schüler*innen in Fragen rund um Schulgebühren, Unterstützung des Verwaltungsteams im Schulalltag, Organisation und Optimierung administrativer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.

zentrale Verwaltung und Optimierung aller Verträge und Fahrzeuge, Führerscheinkontrollen, Erstellung von Fahrtenbüchern, Organisation von Fahrerunterweisungen, Verwaltung von Fahrzeugakten, Automatisierung von Prozessen wie Vertragsüberwachung, Erinnerungen und Verlängerungen, Beobachtung von Vertragsfristen, Kündigungsfristen und Preiserhöhungen, Überwachung der Telekommunikationsverträge aller Standorte

Unterstützung der Leitung der Straßenmeisterei Waldstadt, Koordinierung von Terminen und Wiedervorlagen, Organisation von Besprechungen und Datenpflege, Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen zu Lieferungen und Leistungen, Erfassung der Kosten von Bedarfsmitteln, Einholung von Angeboten, Vorbereitung der Auftragserteilung für die Beschaffung von Geräten, Ersatzteilen sowie Baustoffen, Erfassung von Daten für die Lohnzahlung, Veranlassung der Zahlbarmachung durch die ZBB, Überwachung der Urlaubsplanung sowie des Rufbereitschaftsplans, Koordinierung der Termine für die medizinische Betreuung der Beschäftigten

Unterstützung des HR-Teams entlang des gesamten Employee Lifecycles, Vielfältige Aufgaben im Recruiting, in der Administration und in HR-Projekten, Unterstützung im Recruiting, z. B. bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen oder der Koordination von Bewerbungsprozessen, Administrative Aufgaben wie Vertragsänderungen, Pflege von Mitarbeiter*innendaten und die Erstellung von Bescheinigungen, Unterstützung bei HR-Projekten bei Bedarf, Einbringen eigener Ideen - von Prozessoptimierungen bis zu Kommunikationsmaßnahmen

1st-Level Support: Ansprechpartner:in für alle IT-relevanten Fragestellungen im Haus und für unsere internationalen Standorte. 1st‑Level‑Support inkl. Ticket‑Triage, Troubleshooting und Dokumentation., Koordination & Kommunikation: Schnittstelle zwischen internen Fachabteilungen und externem IT-Dienstleister (Systemhaus), Koordination von Dienstleistern/2nd‑Level; Termin‑ & Status‑Tracking., Benutzerverwaltung: Verwaltung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und IT-Ressourcen, Hard- und Softwarebetreuung: Unterstützung beim On-/Offboarding von Mitarbeitenden und ihren Geräten/Zugängen, Benutzer‑ und Rechteverwaltung (AD), M365‑Standardadministration., Systempflege: Unterstützung bei der Pflege der IT-Infrastruktur sowie Dokumentation von IT-Prozessen, Projektarbeit: Mitarbeit/Teilprojektleitung bei IT‑Rollouts und kleineren Migrationen, bei Projekten zur Verbesserung der IT-Infrastruktur und der IT-Sicherheit, bei Digitalisierungsprojekten der Abteilungen und der Auslands-Standorte sowie im Bereich KI-Anwendungen, Verantwortung für interne IT-Richtlinien und deren Umsetzung

Freundliche und professionelle Begrüßung und Aufnahme von Patienten., Patientenmanagement im ambulanten Bereich: Organisation und Steuerung zur Vermeidung von Wartezeiten., Terminplanung und Abstimmung mit den behandelnden Fachbereichen., Ansprechpartner für Rückfragen der Patienten und Schnittstelle zwischen Ihnen und den medizinischen Teams., Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie Datenpflege und Dokumentation.

Unterstützung des Dekanats in bei Tagesaufgaben, Unterstützung effizienter Organisationsprozesse und -strukturen im Dekanat und in der Fakultät, Steuerung und Koordination von Prozessen sowie interner und externer Kommunikation, Betreuung und organisatorische Unterstützung von Gremien und Studierendengruppen, Mitwirkung im Marketing: Abstimmung mit Ranking-Agenturen, Unterstützung im Schulmarketing und bei Messeauftritten, Konzeption und Aufbau bei fakultätsweiten Projekten (z. B. Alumniverein), Planung und Organisation von Veranstaltungen (z. B. Absolventenfeier)

Unterstützung der Business-Partner HR in administrativen und strategischen Personalthemen, Mitarbeit im Bewerbermanagement und Erstellung von Stellen­ausschreibungen, Unterstützung beim Auswahlprozess und Koordination von Vorstellungsgesprächen, Übernahme von Tätigkeiten der Personalbetreuung, wie z. B. Vertrags- und Zeugniserstellung, Pflege der elektronischen Personalakte etc., Planung und Organisation von Veranstaltungen sowie Projekten (u. a. BGM, Workshops, Feierlichkeiten)

Als erste Anlaufstelle am Empfang begrüßt du unsere Gäste und nimmst Anrufe in unserer Zentrale entgegen., Du hast Freude daran, sowohl regelmäßige administrative Aufgaben (z.B. Posteingang und -ausgang, Barkasse, Spendenbescheinigungen) als auch besondere Projekte und kurzfristige Aufgaben der Geschäftsleitung zu übernehmen., Du organisierst Veranstaltungen und Fortbildungen und verantwortest die Vor- und Nachbereitung (u.a. Einladungen, Anmeldelisten, Teilnahmezertifikate)., Du unterstützt tatkräftig bei der Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Bereitstellung von Verpflegung, Auf- und Abbau, Richten von Tischen und Stühlen).

Eigenverantwortliche Unterstützung der Klinikleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Vorausschauende Planung und Koordination des Arbeitsalltags der Klinikdirektorin – inkl. Terminmanagement, Kalenderpflege, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Enge Zusammenarbeit mit klinischen, wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Informations- und Arbeitsflusses, Unterstützung in projektbezogenen Aufgaben sowie in der Kommunikation mit Kooperationspartnern und Gremien, Unterstützung bei der Arztbriefschreibung in deutscher und englischer Sprache

Pflegen unserer Social Media Kanäle Google Unternehmensprofil, Facebook, Instagram, XING, Bearbeitung und Pflege des Content Management Systems unserer Website, Erstellen von Printmedien aller Art, Bereichsübergreifende Unterstützung der Kolleg:innen, Verfassen von PR-Texten, allgemeine Aufgaben des Marketings