Unterstützung des kaufmännischen Bereichs und der Bauleiter bei administrativen Tätigkeiten, Überprüfung der Fotodokumentationen der Baustellen und deren Aufbereitung, Verwaltung der Verkehrszeichenpläne der jeweiligen Bauphasen, Übernahme von kleineren kaufmännischen Zusatzaufgaben, Aktive Einbringung von Ideen in Projekte

Unterstützung des Studienteams bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung klinischer Studien im Bereich Thoraxonkologie nach den Vorgaben der International Conference for Harmonization (ICH) / Good Clinical Practice (GCP) und des Arzneimittelgesetzes (AMG), Koordinierung und Steuerung der Finanzabläufe in den einzelnen Studienprojekten, Erstellung von Leistungsaufstellungen für die Rechnungsstellung, Erstellung von Berichten und Statistiken als Grundlage für Entscheidungsgremien, Pflege und Auswertung von Patientendaten in patientenbezogenen Programmen, Bindeglied zwischen Fachabteilung und Drittmittelmanagement in der Verwaltung, Koordinierung und Korrespondenz mit Sponsoren, Behörden, CROs und anderen Beteiligten der Klinischen Prüfung

Unterstützung des Referats bei dem Betrieb einer neuen Geschäftsstelle für die Kommission zur Personalbemessung im Krankenhaus., Unterstützung bei der Koordination von digitalen Sitzungen der Kommission (Terminierung, Versand von Einwahlinformationen, Unterlagen zur Vorbereitung, Nachbereitung der Sitzungen)., Unterstützung bei dem Einholen von Stellungnahmen von berufsbezogenen Organisationen/Verbänden für das Zusammentragen von Wissen für Empfehlungen., Durchführung von administrativen Aufgaben in Zusammenhang mit der Organisation und dem Betrieb der Geschäftsstelle., Unterstützung der Verwaltung von Arbeitsgruppen und das Zusammentragen von Ergebnissen aus Arbeitsgruppen für die Erarbeitung von Empfehlungen.

Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben, Mithilfe und Unterstützung bei der Erstellung von regelmäßigen Berichten, Mithilfe und Unterstützung bei der Erhebung, Aufbereitung und Auswertung von Daten, Mithilfe und Unterstützung bei der Beantwortung von externen Anfragen, Mithilfe und Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Erhebung von Tarifinformationen nach § 72 Absatz 3e SGB XI, einschließlich Datenbankpflege, Aufbereitung von Daten aus den Tarifwerken zur Vorbereitung der Plausibilitätsprüfung, Entgegennahme, Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen sowie Aufbereitung der Erhebungsergebnisse, Literaturrecherchen und Aufbereitung der Rechercheergebnisse

Begleitung der Abläufe im Low-Code Hub und Weiterentwicklung der Prozesse, Unterstützung bei Planung, Moderation und Nachbereitung von Meetings und Events, Stärkung der Zusammenarbeit und Kommunikation im Projekt, Unterstützung der Transparenz über den Projektfortschritt, Unterstützung des kulturellen Aufbaus des Low-Code Hubs

Administrative Betreuung wissenschaftlicher Studien, Unterstützung bei der administrativen Verwaltung, Pflege und Aktualisierung von Studienunterlagen und Datenbanken, Organisatorische Koordination, Terminmanagement für Studienteams, Probanden und Untersuchungsabläufe, Schnittstellenkommunikation Studienteilnehmenden, Erfassung und Pflege von Studiendaten in den Systemen des Universitätsklinikums, Vorbereitung und Ausgabe studienrelevanter Materialien, Koordination von Einladungen, Follow-ups und Befragungen

Support customer-facing project managers during the complete project lifecycle., Manage the setup and configuration of dedicated environments for each customer, Analyze customer data and prepare it for upload to our platform., Perform quality checks on customer raw data and data on the platform., Upload customer data to our platform accurately and efficiently., Assist in the preparation of important customer meetings., Configure the platform to meet customer needs.

Unterstützung der Geschäftsstellenleitung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Abgleich von Belegen und Konten zur Sicherstellung korrekter Buchungen, Vorbereitung von Unterlagen für die monatliche Finanzberichterstattung, Mitwirkung bei der Pflege und Strukturierung von Buchhaltungsunterlagen, um eine transparente und nachvollziehbare Finanzdokumentation zu gewährleisten, Unterstützung bei der Erstellung von Kostenplänen, inklusive laufender Anpassung und Kontrolle der Budgetentwicklung, Aufbereitung und Analyse von Finanzübersichten, Erstellung von Projektstatusberichten für interne und externe Adressat:innen, Mitarbeit an der Dokumentation der Mittelverwendung zur Einhaltung der Anforderungen von Fördermittelgebenden, Unterstützung bei der Vorbereitung von Förderanträgen und Abrechnungen

Unterstützung des Teams bei der Erstellung von Recherchen, Auswertungen und Präsentationen, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Kontaktpflege mit den Mitgliedern des Netzwerks, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Aktualisierung von Datenmaterial sowie Datenpflege, Unterstützung im Bereich der Kommunikation, social media

Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Workshops, Labs und Veranstaltungen., Mitarbeit in der Projektkommunikation (Website, Social Media, Newsletter)., Rechercheaufgaben im Bereich künstlerische Forschung, Diversität und Gleichstellung., Administrative Zuarbeit für das Projektteam (Protokollierung, Meetingvorbereitung).

Unterstützung in Projekten und Aufträgen, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement (Recherche, Kommunikation mit Projektpartner*innen und Teilnehmenden), Gestaltung und Erstellung von innovativen Bildungsmaterialien und Casual-Learning-Tools, Unterstützung bei Social Media, Unterstützung im gesamten finep-Alltag

Mitarbeit im IT-Controlling, Analyse und Aufbereitung von Kennzahlen, Budget- und Ressourcenübersicht, Einblicke ins Projektmanagement, Unterstützung bei Planung, Fortschrittsverfolgung, Dokumentation und Qualitätssicherung, Mitarbeit im Change-Management, Mitwirkung bei Veränderungsinitiativen, Kommunikationsmaßnahmen und Prozessoptimierungen, Unterstützung bei Ausbildungs- und Onboarding-Prozessen, Einblicke ins Vertrags- und Lieferantenmanagement, Datenpflege, Unterstützung in Abstimmungen, Recherche, Analysen und konzeptionelle Mitarbeit an teamübergreifenden Organisations- und Digitalisierungsthemen

Aktives Unterstützen der Projektleiter in allen Projektphasen mit dem Ziel der erfolgreichen Umsetzung eines Projekts, Selbständige Bearbeitung der kaufmännischen Projektthemen wie z.B. Einholung von Angeboten, Bestellungen und Leistungserfassung, Rechnungsbearbeitung, Vertragswesen, Bürgschaften, Nachtragsmanagement, Enge Zusammenarbeit mit dem Controlling und der Vergabestelle bei der projektbezogenen Kostenverfolgung und -kontrolle sowie im Vergabeprozess, Projektdokumentation und Erstellung von Berichten

Assistenz der jeweiligen Projektleitungen bei FuE-Projekten der HSBI, Unterstützung bei der Mittelverwaltung der jeweiligen Projekte: Überwachung des Mittelabflusses, Budgetplanung, Erstellung der Verwendungsnachweise, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen: Teilnehmermanagement, Raumplanung, Erstellung von Infomaterialien, Weitere administrative Aufgaben z.B. bei der Verwaltung der Geschäftsprozesse, Personalangelegenheiten der Projekte (z.B. Organisation von Vorstellungsgesprächen), Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung, Raummanagement: Raumvergabe und Nachhaltung der Belegung der Büroräume am Nebenstandort der HSBI (Centrum für interdisziplinäre Studien - CiS), Raumvergabe der Besprechungsräume und Labore des CiS, Koordination der Infrastruktur von Arbeitsplätzen, Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Mitwirkung beim Beschaffungsmanagement, Koordination der Büroabläufe (z.B. Bearbeitung der Eingangspost, Schließberechtigungen), Weitergabe von Information an die Beschäftigen des CiS, Koordination der Wartung der Kopierer/Drucker

Übernahme von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten in der Projektsteuerung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Präsentationen (Agenda-Setting, Nachhalten von To-Dos, Tracking des Projektfortschritts, Moderation in Terminen), Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Recherchearbeit für verschiedene Projekte und Themenstellungen, Erstellung von Reports und Präsentationen mit Excel und PowerPoint, Effiziente Nutzung von O365-Tools in den täglichen Prozessen

Unterstützung bei der Erstellung von Standards innerhalb der Konstruktionsabteilung., Erstellung von einheitlichen Vorgehensweisen und Prozessentwürfen in Zusammenarbeit mit Kollegen und Führungskräften., Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (Schnittstellenklärungen)., Unterstützung bei systemischen Aufgaben wie z.B. Erstellung von Datenbanken oder SharePoint-Updates., Erstellung und Visualisierung von Analysen hinsichtlich Termine, Kosten und Budget., Präsentation von Analysen innerhalb des Teams., Unterstützung bei der Durchführung von Shopfloor Meetings.

Reisemanagement inkl. Buchung von Unterkünften, Flügen, Mietwagen etc., Beantragung von Visa und A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnung mit Yokoy, Organisation von Besprechungen, Teamevents und Veranstaltungen, Allgemeine Büroorganisation

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Verwaltungsaufgaben, Drittmittelbewirtschaftung, Berichtslegung, Organisation von Tagungen sowie Informations- und Fortbildungsveranstaltungen für länderspezifische Akteur/innen des Startchancen-Programms (z.B. Landesinstitute, Bildungsverwaltung), Administrative Tätigkeiten, Nachbereitung von (Drittmittel-)Projekten, dies beinhaltet z.B. die Gestaltung von Präsentationn, Personalangelegenheiten, IT-Support & technische Betreuung

Unterstütze das Team im Tagesgeschäft und übernimm eigenständige Aufgaben, Arbeite an kleinen Projekten mit und bringe deine Perspektive aktiv ein, Sammle Informationen, bereite sie auf und liefere wertvolle Insights für Entscheidungen und Abläufe, Strukturiere Unterlagen, Daten oder Prozesse, um Abläufe zu verbessern, Bringe frische Ideen ein und hilf dabei, Arbeitsprozesse moderner, effizienter und digitaler zu gestalten

Operative und administrative Unterstützung der Projektleitung (Terminplanung, Korrespondenz, Protokollführung), Assistenz bei der Finanzverwaltung: Rechnungsprüfung, Vorbereitung für Abrechnungen und Fördermittelcontrolling, Unterstützung bei Budgetüberwachung, Vorbereitung und Mitorganisation von Veranstaltungen, Workshops und Netzwerktreffen (Einladungen, Raum-/Technikkoordination, Teilnehmendenmanagement), Pflege und Auswertung projektbezogener Datenbanken, Kommunikation mit Kooperationspartnern (Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung) und einfache Öffentlichkeitsarbeit (Mailing, Social-Media-Vorbereitung), Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Backoffice