Mitarbeit an einem Digitalisierungs- und Organisationsprojekt mit Schwerpunkt Dokumentenmanagement, Analyse und Dokumentation von Prozessen, Unterstützung bei Interviews mit Fachbereichen, Arbeit mit Daten-, Prozessen und Dokumentenmanagement

Unterstützung von Projektteams, Einblicke in alle Planungsphasen

Erstellung und Prüfung von Projektbudgets sowie wöchentlichen Kostenberichten, Organisation von Reisen, Unterkünften und Vor-Ort-Logistik für Serviceteams, Überprüfung von Zeiterfassungen, Zertifikaten und Projektdokumentation, Sicherstellung einer präzisen Dokumentation gemäß Unternehmens- und Kundenstandards, Unterstützung der Projektmanager bei Kostenkontrolle, Planung und administrativen Aufgaben, Beitrag zur sicheren Projektdurchführung unter Einhaltung der FairWind-HSE-Richtlinien, Verwaltung von Systemzugängen und Benutzerrechten auf internen und kundenseitigen Plattformen, Koordination von Fahrzeugen, Ausrüstung und projektbezogenen Ressourcen, Bereitstellung von Updates und operativen Informationen für Außenteams, Enge Abstimmung mit internen Abteilungen (Einkauf, Travel, Fuhrpark, Finanzen, Ressourcenmanagement) und externen Partnern

Unterstützen im täglichen Geschäftsbetrieb, Terminvor- und -nachbereitung, Wiedervorlagenmanagement sowie Vorbereiten der Rechnungskontrolle, Unterstützen bei Planung und Durchführung regionaler Veranstaltungen sowie Pflegen von Veranstaltungsdaten im System _doo_, Mitarbeiten bei Projekten wie „Girls' Day“ und „Ein Tag Azubi“, Mitwirken bei der Optimierung interner Prozesse

Anlage und Koordination von Prüfaufträgen (z. B. Reinheitsprüfungen) in Zusammenarbeit mit internen und externen Laboren, Aufbereitung, Prüfung und strukturierte Dokumentation eingehender Analyse- und Feldversuchsergebnisse (z. B. in Excel und SAP), Pflege von Sorten-Stammdaten in unseren Systemen, Abstimmung mit internen Stakeholdern sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen, Erstellung standardisierter Auswertungen und Übersichten, Unterstützung des Teams bei der Koordination von Meetings und Projekten sowie administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft

Unterstützung der Geschäftsführung und -leitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben., Harmonisierung und Umsetzung moderner Unternehmensprozess in Zusammenarbeit mit dem Mutterkonzern., Vorbereitung von Meetings und Präsentationen unter Nutzung moderner Softwarelösungen für Bürokommunikation und Projektmanagement., Durchführung von Recherchen und Erstellung von Berichten zur Entscheidungsfindung., Terminkoordination, Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache, Priorisierung., Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern, um einen reibungslosen Austausch zu fördern.

Aktive Unterstützung von Projekten in der Unternehmensentwicklung, Digitalisierung und insbesondere Kultur‑Transformation., Durchführung von Recherchen, Erarbeitung von Konzeptentwürfen und Umsetzung von Maßnahmen in den Bereichen Kulturveränderung, Change Management, Digitalisierung und weiteren Themen., Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übernahme von Ad‑hoc‑Aufgaben sowie Mitwirkung im Projekt‑Management.

Unterstützung der Planung, Steuerung und Umsetzung von Veränderungsprojekten im Bereich IT und Prozesse mit Fokus auf das SAP S/4HANA Projekt., Analyse bestehender Abläufe, Identifizierung von Optimierungspotenzialen und deren Umsetzung., Mitgestaltung von Maßnahmen zur Förderung des Wandels in der Organisation und Einbindung aller Beteiligten., Koordination von Projektaufgaben und Unterstützung bei der Nachverfolgung von Meilensteinen., Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Status-Updates zur transparenten Kommunikation mit Stakeholdern., Mitwirkung an der Entwicklung und Dokumentation neuer Standards und Best Practices zur nachhaltigen Prozessverbesserung.

Koordinierung von Qualifizierungsangeboten inkl. Bedarfsfeststellung, Ermittlung externer Angebote, inkl. Umsteuerung, formale Prüfung und Evaluation, Kontaktstelle für allgemeine Fragestellungen; Beratung und Unterstützung der Zielgruppen inkl. Dozierenden/ Schulberatenden zum Angebot inkl. organisatorischer Themen, Verwaltung und Pflege der Datenbank: Eintragung und Korrektur von Kursen und Veranstaltungen, Erfassen von Teilnehmenden-Daten, Benachrichtigung (Zu-/Absagen) von Teilnehmenden, Erstellen von Teilnahmebescheinigungen, Erstellen von statistischen Auswertungen, Beratung, Schulung und technische Unterstützung von Referenten/-innen zur Durchführung von Online-Kursen, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und speziellen Qualifizierungsprogrammen sowie von entsprechenden Auswertungsveranstaltungen mit den Mitarbeitenden und externen Referentinnen und Referenten, Erstellung von Beauftragungsschreiben, Veranstaltungs-/ Sitzungsorganisation inkl. Unterstützung der Durchführung, Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten inkl. Mittelbewirtschaftung, Beschaffungsangelegenheiten & Vertragsmanagement

Du unterstützt das Heads Team im Daily Business und trägst zu einem reibungslosen und gut organisierten Arbeitsalltag bei., Du bereitest Präsentationen, Meetings und Kommunikationsformate professionell vor und nach., Du wirkst aktiv an der Planung, Organisation und Umsetzung von Teamevents mit – von der ersten Idee bis zur Durchführung., Du sorgst für Struktur, Verlässlichkeit und eine gute Koordination im Führungsalltag., Du arbeitest eigenverantwortlich an kleineren Projekten mit hoher Sichtbarkeit innerhalb der Business Unit.

Unterstützung des Projektmanagers bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung verschiedener Events, Proaktive Unterstützung vor Ort und eigenverantwortliche Übernahme von Teilbereichen, Übernahme allgemeiner, administrativer sowie konzernrelevanter Aufgaben, Mitwirkung an der Veranstaltungsorganisation in verschiedensten Größen und Ausprägungen

Unterstützung bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren (VgV), z. B. Unterlagen herunterladen und aufbereiten, Ausfüllen von Teilnahmeanträgen und Zusammenstellen von Bewerbungsunterlagen, Mitwirkung bei der Aktualisierung von Unternehmenspräsentationen, Referenzlisten und -darstellungen, Vertretungsweise Übernahme von Aufgaben im Bereich Social Media & PR (z. B. Content-Vorbereitung, Recherche, Bildredaktion und Texterstellung), Unterstützung der Geschäftsführung in der Verbandsarbeit

Unterstützung der Vertriebsaktivitäten, wie z.B. Infoveranstaltungen, Messebesuche, Optimierung der Customer Journey und Prozesse, Unterstützung des Produktmanagements bei der Weiterentwicklung der Beratungsangebots, Erstellung von Angeboten für Wärmepumpen und PV-Anlagen, Erstellung von Vorplanungen von PV-Anlagen und Ermittlung einer ersten Abschätzung der Größe der Anlagen mit Hilfe von internen Tools, Durchführung einer indikative Wirtschaftlichkeitsberechnung auf Grundlage der Vorplanung

Mitwirkung bei Beratungsprojekten u.a. bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen für unsere Kunden, Aufarbeitung und Zusammenfassung von Dokumenten, Übernahme von Rechercheaufgaben

Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten, insbesondere im Projektmanagement, organisatorisches Termin- und Veranstaltungsmanagement, Adressverwaltung, Führen von Ablage und Wiedervorlage, Erstellen und Gestalten von Präsentationen, Berichten nach Vorlagen, Unterstützung bei der Erfassung und Auswertung von Zahlen, Daten, Fakten sowie Recherche, Budgetverwaltung und Bestellwesen, allgemeine Verwaltungsaufgaben

Projektverantwortung: Assistenz bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von größeren Projekten im internationalen Kontext und Betreuung von Kund:innen von Kick-off bis Delivery. Übernahme erster/kleinere Projekte selbst. Erste:r Ansprechpartner:in für Kund:innen, das Team, Behörden und externe Berater:innen und Fäden zusammenhalten über den gesamten Projektverlauf., Unterstützung bei der Projektkoordination und -umsetzung: Erlernen, wer welche Informationen zu welcher Zeit braucht, um die Projekte erfolgreich voranzubringen und pro-aktive Unterstützung der involvierten Teams bei der Steuerung von Prozessen (z.B. durch Kommunikation und Terminplanung), um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen., Durchführung von Status-Updates mit den Kunden und mit deinem Team: Hilfe bei der Informationsbeschaffung und Erstellung von Projektplänen/-berichten & unterstützende:r Sparring-Partner:in für viele Fragen und Entscheidungen. Überwachung von Fristen und der Erreichung der Meilensteine. Gelegentliche Wahrnehmung von Kundenterminen vor Ort., Teamarbeit: Enge und themenübergreifende Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus dem Team International Recruiting. Unterstützung von Kolleg:innen in Hochzeiten bei Projekt verbundenen Aufgaben., Aktive Neukundengewinnung: Nach Absprache eigenständige Vorbereitung und Durchführung von Akquisetätigkeiten (telefonisch, per Email, auf Veranstaltungen…) sowie Markt- & Wettbewerbsanalysen.

Actively communicate and collaborate with all relevant internal stakeholders, Create, maintain, and manage documentation and work materials, Coordinate and facilitate various meetings, appointments, and alignments, Support internal teams, particularly FSV and Special Task Coordination, Provide telephone support and assistance for internal contacts

Aktive Kommunikation und Abstimmung mit relevanten Schnittstellen, Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen und Arbeitsunterlagen, Koordination und Durchführung verschiedener Meetings, Termine und Abstimmungen, Unterstützung der internen Bereiche, insbesondere FSV sowie Special Task Coordination, Telefonische Betreuung und Support für interne Ansprechpartner:innen

Proaktive und ganzheitliche Unterstützung der Projektleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben über alle Projektphasen hinweg, Aufbau und Weiterentwicklung zentraler Projektstrukturen und -prozesse in enger Zusammenarbeit mit der Projektleitung, Sicherstellung eines aktiven Wissensmanagements zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit, Verantwortung für Projektcontrolling sowie Erstellung und Weiterentwicklung des Berichtswesens, Planung, Organisation und Durchführung von Projektveranstaltungen, Workshops und Gremiensitzungen, Aufbau und Pflege von digitalen Zusammenarbeitsräumen (z. B. SharePoint) inklusive entsprechender Berechtigungskonzepte

Aufbau/Weiterführung eines Projektbüros mit Stakeholder-Management, Koordinierung von Projektaufgaben und Ressourcen und organisatorische Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation, Termin- und Zeitmanagement, Vorbereitung von Räumen), Unterstützung bei und Übernahme von Aufgaben in den Bereichen Projekt-Administration,, Dokumentation, Pflege von Projektplänen und Datenbankrecherchen, Information und Kommunikation., Erste Ansprechperson für die Projektteams der TH Lübeck und den Softwaredienstleister