Ausbildung zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung eingehender Anfragen und Kommunikation mit Kunden, Koordination von Terminen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Dokumentation und Ablage von Unterlagen

Begleitung, Abrechnung und Controlling komplexer Projekte inkl. Erstellung von Reportings, Abweichungs- und Risikoanalysen, Vorbereitung und Aufbereitung von Finanzunterlagen für Fachbereiche, Vorstand und Gremien (z. B. Quartalszahlen, Hochrechnungen, Standardkalkulationen), Durchführung von Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Dokumentation gemäß Fördervorgaben, Entwicklung, Analyse und Monitoring von Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Einführung zentraler Verfahren, Unterstützung der Wirtschaftsplanung und bei Kalkulationen neuer Projektanträge

Koordinierst organisatorische Abläufe, Sorgst für klare interne Kommunikation, Unterstützt die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen, Unterstützt das Team in der Genehmigungsplanung, Optimierst Abläufe innerhalb der Abteilung und abteilungsübergreifend, Stellst die Pflege und Nutzung zentraler Datenbanken sicher, Übernimmst das Wissensmanagement, Entwickelst Vorlagen weiter, Koordinierst externe Dienstleister inkl. Budgetkontrolle

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Erstellung von Präsentationen, Reportings und Entscheidungsvorlagen, Übernahme von Rechercheaufgaben (z. B. Markt-, Wettbewerbs- oder Trendanalysen), Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben (z. B. Termin- und Reiseplanung, Dokumentenmanagement), Mitarbeit an strategischen Projekten und Sonderthemen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung, Schnittstellenkommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

Terminierung und Koordination der Projekte der Berater (m/w/d), Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden und internen Teams zur Vereinbarung von Projektterminen und Sicherstellung der Verfügbarkeit aller notwendigen Ressourcen, Laufende Aktualisierung und Pflege von Projekten im internen Projekt-System, Sicherstellung der Einhaltung vereinbarter Termine, Frühzeitige Identifizierung von Verzögerungen oder Engpässen und Ableitung geeigneter Maßnahmen zur Beschleunigung der Projektabwicklung

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Allgemeine Büroorganisation sowie interne Koordination von Abläufen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Betreuung der Telefonzentrale, Organisation und Verwaltung von IT-Ausstattung, Firmenhandys, Fahrzeugen und Tankkarten, Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsführung und ggf. Mitreisende, Unterstützung im Bewerbungsmanagement: Pflege und Verwaltung von Bewerbungen und -prozessen, Aufbereitung von Arbeitsverträgen sowie Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Organisation von internen Firmenveranstaltungen und Teamevents, Facility Management: Planung und Koordination gebäudebezogener Dienstleistungen, Mitwirkung an internen Projekten zur Prozessoptimierung

Assistenz der Abteilungsleitung, Stellvertretende Assistenz der Hauptabteilungsleitung, Zentrale Ansprechperson für hauptabteilungsübergreifende und organisatorische Themen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Erstellung, Aufbereitung und Überarbeitung von Tabellen, Berichten und Präsentationen, Organisation von Seminaren, Workshops und Dienstreisen, Unterstützung in Projekten, Übernahme von Aufgaben bei Sachthemen

Allgemeine Assistenzaufgaben (Kommunikationsassistenz, Büroorganisation), Terminplanung und -koordination (einschließlich Wiedervorlage von Unterlagen), Organisation und Vorbereitung von Besprechungen (einschließlich Raumreservierung, Catering) usw., Reisemanagement (einschließlich Recherche), Abwesenheitsmanagement der Personalvertretung, Erfassung, Sichtung und Bewertung bzw. Zuordnung der zentralen Post- und E-Maileingänge, Überwachung von Fristen, Kommunikation mit der Personalvertretung, Bearbeitung des Schriftverkehrs

Planung, Durchführung und Dokumentation aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Erstellung von Prozessbeschreibungen und Informationsmaterialien, Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden bzgl. Dienstreisen, Monatliche Reisekostenabrechnung mit Loga einschließlich aller vor- und nachbereitenden Aufgaben, Dokumentenmanagement, Engagement in diversen Projekten, Pflege der Intranetseiten der Abteilung

Welcoming guests and colleagues, Handling incoming calls and emails addressed at our general number and email address, Processing incoming and outgoing mail and packages, Maintaining office equipment, including coffee machine, beverages, and general tidiness, Coordinating local service providers, e.g., cleaning, facility management, etc., Supporting internal events and team-building activities (e.g. renting canoes for a team outing, booking locations), Supporting in drafting working/office policies, Support with invoice processing and orders, Assistance with back office tasks and administrative support, Support in payroll, HR administration and mobility, Collaboration on smaller projects and special tasks

Kommunikation mit Projektbeteiligten und anderen Mitwirkenden aus dem In- und Ausland, Organisation von Seminaren, Studienreisen und Trainingsprogrammen im In- und Ausland, Dokumentation und Aufbereitung von Projektdaten, Textredaktion, Anfertigen von Übersetzungen, Betreuung von Gästen sowie Stipendiat*innen

Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung Menschen und Kultur, Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen, Vorbereitung, Pflege und Ablage von Personalunterlagen (z.B. Verträge, Änderungen, Zeugnisse), Unterstützung bei der Personalverwaltung, Zeiterfassung und Pflege der Personaldatenbank, Zuarbeit bei der Planung und Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen und Projekten im Team Menschen und Kultur, Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Vorlagen und Auswertungen, Unterstützung bei der Kommunikation mit Kolleg*innen, externen Partner*innen und Dienstleistern, Organisation und Nachbereitung interner Meetings sowie Mitarbeit an übergreifenden Projekten im Team Menschen und Kultur

Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben rund um die Planung und Prüfung von PV-Anlagen, Einholen von Bau- und Planungsunterlagen bei Behörden, Ämtern oder Kund:innen und Pflege der Ergebnisse in die Systeme, Koordinierung externer Dienstleister und Fachgutachter und Übernahme der Terminvorbereitung für Vor-Ort-Begehungen, Unterstützung bei Netzanschluss-Anfragen und der Kommunikation mit Netzbetreibern, Dokumentation aller Prüfungsergebnisse im CRM-System, Sicherstellung von Vollständigkeit und Datenqualität und Erstellung von Statusberichten im Projektmanagement-Tool, Vorbereitung von Prüfberichten und Begleitung der Projektübergabe an das Bauteam, Enge Zusammenarbeit mit dem Machbarkeitsteam, dem Customer Success Management und den technischen Projektmanager:innen, Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse, Aktive Beteiligung daran, dass Projekte schneller realisiert und CO₂-Einsparungen messbar werden

Administrative Unterstützung: Sie haben Fristen, Prozesse und Korrespondenzen stets im Blick, Dokumentation: Erstellung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Protokollen für die ambulanten Pflegezentren, Kommunikation: Ansprechpartner (m/w/d) z. B. für die Personalabteilung und die Pflegedienstleitungen der verschiedenen Standorte, Projektmanagement: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten im Bereich der ambulanten Pflege, Datenmanagement: Pflege von Datenbanken und Unterstützung bei der Auswertung von Statistiken und Berichten, Qualitätsmanagement: Mitwirkung bei der Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der ambulanten Pflege

Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Geschäftsführung, Unterstützung der Assistenz der Geschäftsführung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Besprechungen, Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen, Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft, Reiseplanung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Geschäftsführung, Bearbeitung eingehender Anfragen, Telefonate und E-Mails, Erstellung, Pflege und Ablage von vertraulichen Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken, Verwaltung von Verträgen und Entscheidungsunterlagen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Gremien- und Aufsichtsratssitzungen, Terminabstimmung mit internen und externen Partner:innen, inkl. der Organisation dieser Termine, Unterstützung bei Zertifizierungs- oder Auditterminen

Eigenverantwortliche Büroorganisation und Terminkoordination im Team, in Abstimmung mit der Pflegedirektorin und dem Pflegemanagement, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit des Sekretariats und selbständige Erledigung von Korrespondenzen, Unterstützung des Pflegemanagements, mit dem Schwerpunkt im Aufgabenbereich des Integrationsmanagements, Übernahme aller administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Rahmen der Akquise internationaler Kolleginnen und Kollegen sowie auch die Korrespondenz mit den vertraglich gebundenen Vermittlungsagenturen

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten, Organisation von Terminen, Meetings und Präsentationen, Erstellung von Auswertungen, Vorlagen und Protokolle, Planung und Koordinierung von Veranstaltungen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Schnittstellenmanagement zwischen Abteilungen und externen Partnern

Organisation und Koordination laufender Projekte, Kommunikation mit Partnerorganisationen, Dienstleistern und internen Teams, Recherche zu Gegebenheiten in Projektländern (politisch, sozial, wirtschaftlich), Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und Auswertungen, Unterstützung bei Dokumentation, Evaluation und Nachbereitung der Projekte, Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Projektteam, Unterstützung bei der Prozessoptimierung & Digitalisierung

Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache, Terminplanung und -koordination, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gästebewirtung, Postbearbeitung