Welcoming guests, Maintaining office equipment, including coffee machine, beverages, and general tidiness, Processing incoming and outgoing mail and packages, Coordinating local service providers, e.g., cleaning, facility management, etc., Supporting internal events and team-building activities, Assistance with back office tasks and administrative support, Support in payroll, HR administration and mobility, Support with invoice processing and orders, Collaboration on smaller projects and special tasks

Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei strategischen Aufgaben, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Meetings und internen Veranstaltungen, Mitgliederbetreuung: Verwaltung und Kommunikation rund um unsere Mitglieder, Schadensmanagement an Fahrzeugen: Koordination von Reparaturen, Versicherungen und Dokumentation, Empfangsdienst: Erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher, Telefonzentrale und allgemeine Auskünfte, Allgemeine Büroorganisation: Korrespondenz, Ablage, Dokumentenmanagement, Koordination interner Abläufe und Unterstützung von Projekten

Unterstützung der Unternehmensbereichsleitung und der Fachbereichsleitung im Tagesgeschäft, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen (Besprechungen, Workshops, etc.), Eigenverantwortliche interne und externe Korrespondenz sowie die Kommunikation via E-Mail, Telefon und Instant-Messaging, Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Erstellung von Präsentationen, Anfertigung von Protokollen und Aufbereitung von Unterlagen, Übernahme von Recherchetätigkeiten und Unterstützung bei der Organisation zur Zertifizierung ISO 9001:2015

Sicherstellung und Optimierung des ordnungsgemäßen und reibungslosen Ablaufs aller Prozesse im Produktpflegewesen, Unterstützung von Projektgruppen bei der vollständigen Dokumentation von Entwicklungsergebnissen und Bereitstellung der nötigen Informationen und Auswertungen, Datenmanagement, Erstellung genauer, fertigungsgerechter und vollständiger technischer Unterlagen/Zeichnungen von Baugruppen und Komponenten, Erstellung, Pflege und Verwaltung von projektübergreifenden Stücklisten für die Produktentwicklung

Operatives Tagesgeschäft: Z.B. Korrespondenzen, Dokumentenmanagement, Bestell- und Abrechnungswesen, Reisemanagement, Unterstützung der Abteilungsleitung in Personal- und Finanzangelegenheiten, Koordination und Pflege des abteilungsinternen Forschungsmanagements (z.B. in Bezug auf Publikationen und Drittmittel), Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Sitzungen und Terminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung, Verwaltung der studentischen Abschlussarbeiten, Hilfskräften und PraktikantInnen, Koordination und Pflege von Inhalten des Web-Auftritts, von Social-Media-Aktivitäten und Pressetätigkeiten der Abteilung, Selbstständige Bearbeitung administrativer Aufgaben und Unterstützung bei der Sachbearbeitung, Verlässliche Kommunikation mit internen und externen Partnern national sowie international (in englischer Sprache)

Unterstützung des Bereichsleiters Infrastruktur bei den täglichen administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben, Kalender- und Terminmanagement: Koordination und Verwaltung des Terminkalenders des Bereichsleiters inkl. der Planung von Meetings, Reisen und anderen Verpflichtungen, Dokumentenmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und E-Mails, Protokollführung: Erstellung von Protokollen und Berichten im Rahmen von Meetings und Konferenzen, Projektmanagement: Unterstützung des Bereichsleiters bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten, der Erstellung von Projektplänen und -berichten sowie Koordination und Überwachung der Projektaktivitäten und Aufgaben, Fuhrpark- und Immobilienmanagement: Verwaltung und Koordination von Fahrzeugen und Immobilien (Zimmer, Appartements und Wohnungen) inkl. Vertragsmanagement

Unterstützung der Führungskraft und des Teams des Bereichs Betrieb in administrativen und organisatorischen Belangen, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Ablagesystemen, Koordinierung und Organisation von Terminen, Meetings und Veranstaltungen inkl. Vor- und Nachbereitung, Organisatorische und administrative Unterstützung bei Projekten, auch in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen, Optimierung bestehender und Implementierung neuer Prozesse im Bereich Betrieb, Bereichsübergreifende Kommunikation und Organisation mit anderen Fachbereichen sowie Unterstützung bei Ad-hoc Aufgaben, Erstellen von Auswertungen, Präsentationen, Protokollen, Vertretung Geschäftsführungsassistenz

Eigenständige Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführung und der Verwaltungsdirektion, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Planung und Organisation von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen, Unterstützung bei strategischen Projekten und Sonderaufgaben der Geschäftsführung

Vorbereitung von Unterlagen für Grundbuchämter und andere Behörden und Begleitung deren Einreichung, Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Stadtverwaltungen und anderen öffentlichen Stellen, Pflege interner Dokumentationen und Datenbanken, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben in der Immobilienabteilung

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung sowie eigenverantwortliche Übernahme von Projekten, Beauftragungen (z.B. Compliance) und weiteren Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation), Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, internen Abteilungen sowie externen Partnern

Unterstützung und wirksame Entlastung der Abteilungsleitung, Büroorganisation der gesamten Abteilung, Vor- und Nachbereiten von Terminen und Besprechungen, Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Protokollführung, Erste Anlaufstelle der Abteilung für die Geschäftsführung, Stabstellen und Externe im Hinblick auf organisatorische Themen, Austausch mit anderen Abteilungen und enge Zusammenarbeit mit den anderen Assistenzkräften der Abteilung, Pflege teaminterner Datenbanken und Adresslisten, Organisation der digitalen Ablage der Abteilung, Vorbereitung von Abteilungsinformationen in Form von Rundschreiben, Verwaltung des Kalenders und der Wiedervorlage für die Abteilungsleitung, Verwaltung des Abwesenheitskalenders für die Abteilung unter Berücksichtigung der Einhaltung der Vertretungsregelung, Organisation interner Schulungen und Veranstaltungen der Abteilung, Organisation von Dienstreisen und Übernahme der anschließenden Reisekostenabrechnung, Unterstützung der Projektleitungen durch eigenständige Koordinierung externer und interner Projektbeteiligte zur Umsetzung der Einzelprojekte (Projektsteckbriefe), Bearbeitung von Zu- und Abgängen von Objekten im Rahmen der Qualitätssicherung, indem die zuständigen Teams für die Anschaffung oder Verkäufe von Objekten informiert werden

Aufbau und Weiterentwicklung des Projekt Management Office (PMO), Implementierung und Überwachung von Projektmanagementstandards und -methoden, Unterstützung der Projektleitungen bei der Planung, Durchführung und Überwachung der laufenden Projekte, Organisation der Projektkommunikation und Vorbereitung dieser, Projektdokumentation, Regelmäßige Erstellung von Analysen, Auswertungen und Reportings

Erledigen allgemeiner Assistenzaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Wiedervorlage sowie Organisieren von Sitzungen, Dienstreisen und Arbeitsmitteln, Unterstützen bei der Haushaltsplanung und -überwachung sowie Führen von Ablagen, Urlaubskalendern und organisatorischen Übersichten, Durchführen von Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben im direkten Zusammenhang mit der Leitung sowie Erstellen von Präsentationen, Statistiken, Auswertungen, Berichten und Entscheidungsvorlagen, Mitwirken in Projekten und abteilungsübergreifenden Vorhaben, Pflegen von Projektplänen und Dokumentationen sowie Überwachen von Terminen und Fristen

Effiziente Organisation und Unterstützung – von der telefonischen Erstansprache bis zur Terminplanung, Vertretung von Vertriebskolleg*innen während deren Abwesenheit, Abwicklung und Bereitstellung von Angeboten in enger Abstimmung mit unserem Fachexperten sowie Nachverfolgung offener Angebote, Ansprechpartner:in für Rückfragen zu Angeboten, Projektfortschritten und Rechnungen; enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen., Aufnahme und Bearbeitung von Kundenbeschwerden, Pflege von Stammdaten, Erstellung von Bestellanforderungen sowie Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Übernahme zusätzlicher Aufgaben nach Bedarf und Verfügbarkeit

Organisation von in- und externen Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung inkl. Protokollierung von Besprechungen, Allgemeine Organisationsaufgaben inkl. Reisebuchungen, Terminorganisation und Korrespondenz, Selbstständige Erstellung von Projekt- und Präsentationsunterlagen sowie Berichten, Eigenverantwortliche Steuerung von Sonderprojekten, Kooperative Zusammenarbeit und Kommunikation mit allen Fachbereichen, Mitgliedermanagement

Allgemeine Teamassistenztätigkeiten, Büro- und Projektorganisation, Terminkoordination (insbesondere für die Schoolleitung und die Geschäftsführung), Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Proaktives Themenmonitoring, Verfassen von Schreiben, Dokumenten und sonstige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Anfertigung von Präsentationen, Eigenständige Organisation von Veranstaltungen der TUM School MH, Management von Projekten für das Dean’s Office und die Schoolleitung, Unterstützung in der Administration der Berufungsverfahren an der TUM School MH, Entwicklung von SOPs zur Generierung standardisierter Verfahrensabläufe und Implementierung von Standardprozessen im Assistenzteam des Dean’s Office

Organisation der täglich bzw.regelmäßig anfallenden Arbeiten, Telefon-und Schriftverkehr(Post,E-Mail), Unterstützung der Terminkoordinationund Kalenderverwaltung der Ausstellungsräume „Project Space“, Buchhaltung;Erstellung von E-Rechnungen, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Führung des Kassenbuchs, sowie Durchführung von Online-Banking und Überweisungen, Personalverwaltung; Informationsweitergabe an den Steuerberater, Überwachung des Arbeitsplans, sowie Überprüfung der Arbeitszeiten und Urlaubstage, Verwaltung und Vertragsabwicklung der Künstler, sowie andere Programme, Kunden und Kooperationspartner, Beantragungder erforderlichen Genehmigungen für Veranstaltungen diverser Art bei den verschiedenen Behörden, sowie die An- und Abmeldungen der Künstler/-innen (Bürgeramt, GEMA, usw..), Übergabe und Übernahmeder Künstler-Ateliers und der Ausstellungsräume, Bestellung von Verbrauchsgütern, Überwachungder Instandhaltungsmaßnahmen, Prüfungder Sicherheit des Gebäudes und der Hausordnung, Überwachungder Einhaltung von örtlichen Verordnungen

Entlastung der Geschäftsführer:innen im Tagesgeschäft bei operativen und strategischen Aufgaben, Organisation von Sitzungen, Tagungen und Firmenevents, Teilnahme an Besprechungen und Protokollierung der Ergebnisse, Verantwortung für das gesamte Kalender- und Travelmanagement – inklusive der Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Verwaltung sensibler Geschäftsunterlagen und Übernahme von Aufgaben im Vertragsmanagement, Erstellung von Präsentationen für Vorträge und Meetings und Auswertung von Statistiken, Vertretung der Vorgesetzten im Rahmen des Kompetenzbereichs, Knüpfen von Kontakten zu Kund:innen und Repräsentation des Unternehmens gegenüber Gästen und nach außen, Unterstützung des Officemanagements bei weiteren administrativen Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung der Studienleitung, Vor – und Nachbereitung von Lehreinheiten wie Seminaren und Workshops, Organisation und Vorbereitung für Präsenzveranstaltungen, Unterstützung bei Auswertung von Evaluationen des Unterrichts, Abwicklung von Einkäufen und Bestellungen, Verwaltung Anwesenheitserfassung und -kontrolle, Betreuung von Dozierenden, Pflege und Aktualisierung der internen Systeme z.B. Wiki, Epro, Edispo etc., Betreuung und Produktion von E-Learning-Inhalten

allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Assistenz bei der Lehrgangs- und Seminarplanung und -organisation, telefonische und persönliche Kundenberatung, Kommunikation mit Teilnehmer*innen, Dozent*innen und Kostenträgern, Datenerfassung und -pflege in der Datenbank MSSV, Mitwirkung bei der Optimierung von internen Prozessen, effiziente, anforderungsgerechte und effektive Erledigung aller anfallenden administrativen Prozesse