Verwaltungs-, Organisations- und Koordinationsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung, Organisation des Sekretariats (Postein‑/‑ausgang, fachliche Ablage, inklusive EDV, Schriftverkehr, Annahme von Telefonaten etc.), Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Urlaub, Gleitzeit, Fehlzeiten, Organisation der Mitarbeitendenweiterbildung), Einkäufe und Beschaffungen (SAP), Allgemeine Assistenz (Organisation von Besprechungen und Dienstreisen, Terminplanung, Recherchen, Kommunikation, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Treffen und Workshops etc.), Korrespondenz mit in- und ausländischen Mitarbeitenden, Fremdsprachliche Korrespondenz und Telefonate im Rahmen der Sekretariatsaufgaben, Organisation und Planung von Transporten unter Berücksichtigung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien, Kommunikation mit internationalen Partner*innen und Behörden sowie die selbständige Erstellung von umfangreichen Dokumenten (Transportunterlagen, Gesundheitszeugnisse etc.)
