Unterstützung und Entlastung des Vorstandes in organisatorischen Aufgaben, Terminkoordination und -organisation, interne und externe Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, Recherchearbeiten, Sekretariatsarbeiten, Koordination und Zusammenarbeit mit Fachbereichen, Gremien und Vorstand, Koordination und Zusammenarbeit mit Behörden sowie verbundenen Institutionen, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (organisatorisch und inhaltlich), Mitgliederverwaltung, Erstellung von Protokollen, Auswertungen und Präsentationen, Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit inklusive Pressemitteilungen, Social Media, der hausinternen Nachrichten und der Bearbeitung der Website, vertrauensvolle und souveräne Zusammenarbeit mit allen Mitarbeiter:innen, Führungskräften, Klient:innen und Angehörigen

Unterstützung des Vorstands bei organisatorischen und administrativen Belangen (Termin- und Reisemanagement, Planung, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen), Management der ein- und ausgehenden Post und E-Mails sowie allgemeine Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen in Deutsch und Englisch, Buchung von Reisen im In- und Ausland, Organisation von Reisedokumenten, Bearbeitung von Reise- und Bewirtungsbelegen und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Prüfung von Dokumenten und Verträgen, Überwachung von Deadlines und Terminfristen, Abstimmung von Anfragen für Vorträge, Podcasts und Interviews mit der Presseabteilung, Begleitung des Versands von Mailings in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung und Pflege von Kontakten im CRM-System, Mitwirkung bei der Organisation und Betreuung zentraler Gremien (Hauptversammlung, Poolversammlung, Aufsichtsrat und Beirat), Planung und Koordination der Sitzungstermine, Erstellung der Einladungsunterlagen, Tagesordnungen sowie Protokolle, Abstimmung der Vorstandspräsentationen und Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs

Unterstützung der Projektteams in der operativen Planung von Veranstaltungen (analog, virtuell, hybrid), Einladungsmanagement, Ansprechpartner:in für Teilnehmende bei Rückfragen per Postfach- und Hotline-Betreuung, Recherche, Abstimmung und Koordination der Veranstaltungsorte und Dienstleister:innen, Einholen und Prüfen von Angeboten, Vorbereitung von Regieplänen und Veranstaltungsmaterialien, Teilnahme an Veranstaltungen und Mithilfe beim Auf- und Abbau vor Ort, Aufsetzen und Betreuen von interaktiven Veranstaltungstools als Technische Assistenz bei Online- und hybriden Veranstaltungen, Zuarbeit und Recherche für (Angebots-)Texte und bei Konzepten, Dokumentation und Ablage von Projektunterlagen und Protokollierung

Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen anfallenden Aufgaben, Eigenverantwortliche Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben, Terminkoordination sowie die Korrespondenz mit unseren Dienstleistern, Teilnahme in Meetings

Strategische Beratung und Betreuung von Kunden in enger Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Beratungsprojekten in den Bereichen Personal- und Organisationsentwicklung, Eigenverantwortliche Übernahme bereichsübergreifender Projekte in den Themenfeldern Arbeitspsychologie, New Work und Lernen, Erstellung von Angeboten und Präsentationen für Kunden sowie eigenständiges Nachhalten dieser, Verantwortung für die gesamte Projektkommunikation und die reibungslose Abwicklung von Kundenprojekten, Pflege des CRM-Systems und termingerechte Rechnungslegung

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)

Unterstützung bei der Beantragung und Verwaltung von Förderprogrammen, Koordination von Projekt-Terminen, Führen von Protokollen, Zeitmanagement für Förderprojekte, Recherche und Analyse, Vorbereitung von Präsentationen, Entwicklung strategischer Konzepte, Unterstützung im Tagesgeschäft, Übernahme organisatorischer Tätigkeiten wie z. B. die Reiseplanung

Unterstützung der Mitarbeitenden des Project Management Office, Anwendung von UKSH-Projektmanagementtools u.a. PM-Software, Überführung von analogen Inhalten in digitale Formate z. B. Ergebnissicherung von Projekt-Workshops, Selbstständige Bearbeitung kleinerer Projektarbeiten, Vorbereitung von Berichten, Protokollen und Präsentationen

Unterstützung der Institutsleitung in Sekretariats- und Organisationsaufgaben, Finanzmanagement des Instituts (Budgetplanung, Mittelverwaltung, Controlling), Projektadministration nationaler und internationaler Forschungsprojekte, Personalverwaltung des Instituts (Einstellungen, Vertragsangelegenheiten, Betreuung studentischer Hilfskräfte), Organisation von Lehrveranstaltungen, Konferenzen, Kolloquien, Sitzungen, Retreats und weiteren institutsbezogenen Veranstaltungen, Ansprechperson für internationale und nationale Gastwissenschaftler*innen, Management der internen und externen Kommunikation des Instituts, einschließlich Webauftritt und Social Media

Unterstützung bei der Projektkoordination und Terminplanung, Pflege und Auswertung von Projekt- und Kundendaten, Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse, Kommunikation mit Energieberater:innen, Handwerkspartnern und Kund:innen, Vorbereitung von Unterlagen für Fördermittelanträge und Projektberichte

Bewirtung und Betreuung von Teilnehmern an Sitzungen, Schulungen und Fortbildungsveranstaltungen, Vorbereitung und Betreuung der Tagungstechnik sowie der Räumlichkeiten, Raum- und Parkplatzmanagement, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Großveranstaltungen, Koordinierung von Dienstleistern und externen Partnern bei Veranstaltungen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Veranstaltungen und Sitzungen, Gelegentliche Reisetätigkeit nach Stuttgart, insbesondere in Vertretungsfällen oder bei besonderen Anlässen

Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Durchführung von Internet- und Literaturrecherchen, Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen und Berichten

Unterstützung des School Boards bei strategischen und operativen Aufgaben sowie Teammanagement des School Boards, Koordination, Umsetzung und Monitoring von fakultätsinternen Projekten und Initiativen, Mitwirkung an Change-Management-Prozessen und Optimierung fakultätsinterner Abläufe, Schnittstellenmanagement zwischen operativen Verwaltungsbereichen und der Academia, Organisation von Meetings und Gremiensitzungen sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen, Operatives Controlling der Lehrdeputate, Begleitung von Berufungsverfahren an der School, Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen und Rechnungsbearbeitung

Planung, Umsetzung und Betreuung von Werbekampagnen für Veranstaltungen (Print, Online, Social Media, Außenwerbung), Erstellung und Koordination von Printprodukten (Flyer, Plakate, Broschüren), inkl. Briefing von Grafik und Druckereien, Mediaplanung und Anzeigenmanagement: Abstimmung mit Medienpartnern, Buchung und Kontrolle von Anzeigen, Konzeption, Planung und Durchführung von Werbeveranstaltungen und städtischen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Marketing-Controlling: Erfolgskontrolle von Kampagnen, Erstellung von Reportings und Auswertungen, Verteilungsplanung von Werbematerialien bei Veranstaltungen und im Stadtgebiet inkl. Koordination von Helfer*innen, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Markenauftritt und Kommunikationsstrategien

Handling and processing incoming and outgoing mail., Support in organizing necessary paperwork for essential filings., Maintain and organize both the digital and hardcopy filing systems., Retrieve documents and paperwork when requested., Updating Candidate and Employer records and tracking of collected documents through the process., Quality control and screening of Candidate documents., Processing and submission of Candidate documents to authorities., Managing appointments., Monitoring office supplies and ordering new stationery, furniture, appliances and electronics as required., Maintains office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement.

Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Dozierenden in betriebswirtschaftlichen Abläufen und im operativen Tagesgeschäft, Intensiver Austausch mit Dozierenden und dem Projektmanagement, Pflege und Aktualisierung von Kundendaten in unserer Datenbank, Unterstützung im Bereich Personal (HR), Betreuung und Administration von Schulungsteilnehmenden, Mitwirkung bei konzeptionellen Lehrabläufen, Unterstützung bei der Digitalisierung von CRM- und LMS-Systemen

Bearbeitung der Auftragsadministration vom Auftragseingang bis zum Projektende, Koordination von Terminen zwischen Kunden, unseren Monteuren und dem Netzbetreiber, Dokumentation von Projekten, Erstellung von Auftragsbestätigungen und von Rechnungen, Korrespondenz mit Behörden Dienstleistern, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs und Ablage und Archivierung von Unterlagen und Dokumenten, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Selbständige Steuerung administrativer und organisatorischer Abläufe im Vorstandssekretariat sowie interne und externe Korrespondenz für den Vorstand, Organisation, Koordination und Nachbereitung von Konferenzen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen, Termin- und elektronisches Dokumentenmanagement für den Vorstand, inklusive Priorisierung und Überwachung von Fristen, Erstellung, Aufbereitung und Überarbeitung von Agenden, Berichten, Präsentationen und anderen wichtigen Dokumenten, Unterstützung des Vorstands bei strategischen und operativen Aufgaben und Projekten

Analyse und Aufbereitung bestehender Weiterbildungsangebote hinsichtlich Inhalte, Didaktik, Zielgruppen und Wirtschaftlichkeit, Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Anpassung bestehender Programme in Abstimmung mit Fachbereichen und Lehrenden (w/m/d), Unterstützung bei der Entwicklung neuer Weiterbildungsangebote im Bereich Zukunftskompetenzen (z. B. Nachhaltigkeit, Künstliche Intelligenz, digitale Transformation), Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpersonen (w/m/d) (z. B. von Unternehmen, Verbänden, Weiterbildungsanbieter) im Rahmen von Kooperationsprojekten, Organisation und Durchführung von Workshops, Abstimmungsterminen und Projektbesprechungen, Qualitätssicherung und Evaluation bestehender und neuer Angebote, Aufbereitung von Ergebnissen und Vorschlägen für Verbesserungen, Projektmanagement und Dokumentation des Projektfortschritts, Unterstützung im Berichtswesen und bei Präsentationen

Pflege und Aktualisierung des Projektportfolios, Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Projektplänen, Zeitplänen und Dokumentationen, Erstellung von Projektstatusberichten, Präsentationen und Protokollen, Mitwirkung bei der Optimierung von PMO-Prozessen und eingesetzten Tools, Kommunikation mit Projektteams und Stakeholdern