Unterstützung und wirksame Entlastung der Abteilungsleitung, Büroorganisation der gesamten Abteilung, Vor- und Nachbereiten von Terminen und Besprechungen, Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Protokollführung, Erste Anlaufstelle der Abteilung für die Geschäftsführung, Stabstellen und Externe im Hinblick auf organisatorische Themen, Austausch mit anderen Abteilungen und enge Zusammenarbeit mit den anderen Assistenzkräften der Abteilung, Pflege teaminterner Datenbanken und Adresslisten, Organisation der digitalen Ablage der Abteilung, Vorbereitung von Abteilungsinformationen in Form von Rundschreiben, Verwaltung des Kalenders und der Wiedervorlage für die Abteilungsleitung, Verwaltung des Abwesenheitskalenders für die Abteilung unter Berücksichtigung der Einhaltung der Vertretungsregelung, Organisation interner Schulungen und Veranstaltungen der Abteilung, Organisation von Dienstreisen und Übernahme der anschließenden Reisekostenabrechnung, Unterstützung der Projektleitungen durch eigenständige Koordinierung externer und interner Projektbeteiligte zur Umsetzung der Einzelprojekte (Projektsteckbriefe), Bearbeitung von Zu- und Abgängen von Objekten im Rahmen der Qualitätssicherung, indem die zuständigen Teams für die Anschaffung oder Verkäufe von Objekten informiert werden

Wahrnehmung von Leitungstätigkeiten, Personal-, Finanz- & Organisationsverantwortung als stellvertretende Fachbereichsleitung, Führung und Unterstützung der Mitarbeitenden im Fachbereich, Bearbeitung von Verwaltungsrechtssachen, Anwendung, Verfahrensführung sowie Durchsetzung von Anordnungen aufgrund der Erhaltungssatzung, Bearbeitung von Bauanträgen, Kontrolle der Verpflichtung zum Erhalt und zur Schaffung von Dauerwohnraum

Bau- und denkmalschutzrechtliche Anträge prüfen und bearbeiten, Beteiligte beraten, Abgeschlossenheitsbescheinigungen nach dem Wohnungseigentumsgesetz erstellen, Vorgaben aus dem Gebäudeenergiegesetz und Erneuerbare-Wärme-Gesetz nachverfolgen, Baulasten erstellen, löschen und Auskünfte dazu erteilen, Widersprüche, Klagen und Petitionen bearbeiten

Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung der Gebäude und Liegenschaften, Koordination, Vorbereitung, Ausschreibung/Angebotseinholung, Vergabe/Beauftragung, Überwachung, Abrechnung und Dokumentation aller Leistungen des Aufgabengebietes, Erstellen von Kostenberechnungen sowie Kostenkontrolle, Vorbereitung und Sicherstellung der Einhaltung von Rahmenverträgen unter dem Gesichtspunkt der Kostenreduktion, Organisation (Vor- und Nachbereitung) sowie Begleitung von internen Veranstaltungen/Sitzungen/Tagungen (zeitweise auch abends und am Wochenende) sowie Organisation von Transportdiensten