Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen sowie von projekt- und auftragsbezogenen Abläufen, Sekretariats- und Assistenzaufgaben (z.B. Terminkoordination, Besprechungen vorbereiten, Schriftverkehr bearbeiten), Kooperation und Kommunikation mit internen und externen Partnern (auch in einer fremden Sprache), Informationsverarbeitung (recherchieren nach Daten und Informationen mit Aufbereitung für Präsentationen), Beschaffungsvorgänge, Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben, Buchungssysteme anwenden

Unterstützung des Management Teams als vertraulich administrative/r Partner*in, Organisation und Priorisierung komplexer Kalender, inklusive Termin- und Reiseplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg, Überblick über die offenen To-dos des Management Teams und Sicherstellung der Einhaltung von Verpflichtungen und Fristen, Verantwortung für ein effizientes Meeting- und Projektmanagement – von Agenda-Setting und Briefings bis zur Vor- und Nachbereitung relevanter Management Meetings, Übernahme der Kommunikation im Namen des Management Teams mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung einer reibungslosen Office-Organisation, z. B. Koordination von Materialbestellungen, Übernahme der Geschäftskorrespondenz, und Schnittstelle zu Vermietern sowie IT-Dienstleistern, Eigenständige Gestaltung spannender Projekte – etwa die Organisation von Firmenveranstaltungen oder die Unterstützung bei vertraulichen Themen des Management Teams

Effiziente Organisation und Unterstützung – von der telefonischen Erstansprache bis zur Terminplanung, Vertretung von Vertriebskolleg*innen während deren Abwesenheit, Abwicklung und Bereitstellung von Angeboten in enger Abstimmung mit unserem Fachexperten sowie Nachverfolgung offener Angebote, Ansprechpartner:in für Rückfragen zu Angeboten, Projektfortschritten und Rechnungen; enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen., Aufnahme und Bearbeitung von Kundenbeschwerden, Pflege von Stammdaten, Erstellung von Bestellanforderungen sowie Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Übernahme zusätzlicher Aufgaben nach Bedarf und Verfügbarkeit

Organisation des Büroalltags, Übernahme administrativer Aufgaben und erste Anlaufstelle für interne sowie externe Anfragen, Koordination von Terminen für Meetings und Veranstaltungen - inklusive Vorbereitung aller Unterlagen und Information der Beteiligten, Überwachung der Finanzen, Analyse von Budgets und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten, Planung und Koordination interner Events, von Location-Auswahl bis zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Übernahme der kompletten Reiseplanung, Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen, Sicherstellen der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und IT-Richtlinien und Unterstützung bei Schulungen, Aktive Mitarbeit an Einkaufsprojekten, Unterstützung bei der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen sowie Mitwirken an Prozessoptimierungen

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Bearbeitung von Kundenanfragen per Email oder Telefon, Betreuung und Empfang von Geschäftspartnern und Besuchen, Unterstützung in der Buchhaltung und im Backoffice, Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Vertragsentwürfe, Schriftsätze etc.)

Teamassistenz mit Schwerpunkt Frontoffice und interner Service, Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement mit fachlicher Verantwortung und Administration des Zeiterfassungssystems, Unterstützung im Bereich Gesundheitsförderung und Koordination im Bereich Arbeitsmedizin, Unterstützung bei der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz, Reisekostenmanagement, Bearbeitung von Versicherungen in Vertretung

Unterstützung zweier baugleicher AWO Kitas in der Samtgemeinde Land Hadeln, Büroorganisation und Telefonmanagement, Organisations- und Verwaltungsaufgaben: Listen pflegen, Ablage, Einpflegen von Daten, Selbstständige Organisation der Verwaltungsaufgaben, Unterstützende Tätigkeiten für zwei Kitaeinrichtungen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Mitwirkung und Organisation von Veranstaltungen

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Allgemeine Büroorganisation sowie interne Koordination von Abläufen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Betreuung der Telefonzentrale, Organisation und Verwaltung von IT-Ausstattung, Firmenhandys, Fahrzeugen und Tankkarten, Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsführung und ggf. Mitreisende, Unterstützung im Bewerbungsmanagement: Pflege und Verwaltung von Bewerbungen und -prozessen, Aufbereitung von Arbeitsverträgen sowie Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Organisation von internen Firmenveranstaltungen und Teamevents, Facility Management: Planung und Koordination gebäudebezogener Dienstleistungen, Mitwirkung an internen Projekten zur Prozessoptimierung

Unterstützung zweier baugleicher AWO Kitas in der Samtgemeinde Land Hadeln, Büroorganisation und Telefonmanagement, Organisations- und Verwaltungsaufgaben: Listen pflegen, Ablage, Einpflegen von Daten, selbstständige Organisation der Verwaltungsaufgaben, unterstützende Tätigkeiten für zwei Kitaeinrichtungen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Mitwirkung und Organisation von Veranstaltungen

Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs in den Bereichen Psychotherapie, Physiotherapie, Spezialtherapie und Terminorganisation, Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften in der täglichen Organisation, Eigenständige Planung und Koordination von Terminen, Unterstützung bei administrativen und strategischen Aufgaben, Mitwirkung bei Recruiting-Prozessen sowie Koordination von Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen, Teilweise eigenverantwortliche Übernahme und Steuerung kleinerer Projekte, Stärkung des Teams durch Ihre strukturierte, empathische und lösungsorientierte Arbeitsweise

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und der Beschäftigten, Unterstützung der Korrespondenz der Abteilungsleitung und Kommunikation der Gesamtabteilung (u.a. MS Teams, E-Mail), Terminmanagement, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung von Rechnungen, Ausfüllen von Formularen und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, z.B. Buchung von Hotels, Räumen und Catering, Verwaltung der Verträge für studentische Hilfskräfte und Praktikant*innen, Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Organisation der Lehre, z.B. Kommunikation mit dem Prüfungsamt am Fachbereich der Goethe-Universität

Selbstständige Planung, Bearbeitung und Betreuung von Projekten, Kaufmännische Betrachtung und Bewertung, Eigenständige Angebots- und Auftragserstellung inkl. Rolloutplanung, Nachbetrachtung und Abrechnungsvorbereitung, Führen der Korrespondenz mit Kunden und internen Abteilungen

Schwerpunkt auf die kaufmännischen Abläufe in der Auftragssteuerung, Auftragskoordination und Sachbearbeitung legen., Unternehmensprozesse im kaufmännischen Bereich begleiten und die Fachbereiche bei der Abwicklung ihrer Tagesgeschäfte unterstützen., Sowohl bei der internen Kommunikation als auch bei der Korrespondenz mit unseren Kunden und Geschäftspartnern mitwirken., Produkte und Serviceleistungen hautnah kennenlernen und in weiteren Arbeitsbereichen eingesetzt werden., Bei spannenden Projekten mitarbeiten.

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Auftragsanlage und Bearbeitung im ERP-System, Überprüfung und Pflege des Zeiterfassungs-Programm, Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Fortbildungsanträgen, Postbearbeitung, Bearbeitung von telefonischen Anliegen, Unterstützung bei Aufgaben des Lettershops, Protokollführung bei Dienstbesprechungen, Weitere allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Formale /organisatorische Qualitätskontrolle von Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von deutschen und fremdsprachlichen Verträgen mit externen Fachleuten, Unterstützung der Kolleg*innen bei Digitalisierungsprozessen, in IT-Fragen und bei Recherchen, Pflege von Datenbanken, insbesondere der Gutachterdatenbank, Ablagemanagement, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Unterstützung der Kolleg*innen im organisatorischen und administrativen Bereich (Informations- und Terminmanagement, Reisevor- und Nachbereitung, Besucherbetreuung)

Unterstützung des Geschäftsführers bei Terminplanung und Sitzungsvorbereitung, Koordination und Organisation von Veranstaltungen, Erstellung und Verwaltung wichtiger Unterlagen sowie Schriftverkehr, Präzise Erfassung von Rechnungen, Erstellung aussagekräftiger Präsentationen und detaillierter Excel-Auswertungen, Analysen und KPI-Auswertungen, Erstellung, Führung und Auswertung von Statistiken, Betreuung der Social-Media-Kanäle, Pflege des Kontakts zu Lieferanten und Führen von Verhandlungen, Management des Kalenders und Übernahme spezieller Projekte, Die "Chefin vom Chef" sein

Einscannen sowie Archivierung von Unterlagen, Organisation von Teammeetings, Telefondienst und Postbearbeitung, Erstellung einfacher Schreiben sowie deren Versand, Einkuvertieren von „Massenversand“ mit Kuvertiermaschine

Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen