Assistenz COO (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und denkst gerne mit? Dann suchen wir dich.

In dieser Rolle unterstützt du mich in den Bereichen Legal & Compliance, HR, Administration, Operations und Office Management und hilfst dabei, unsere Strukturen und Prozesse weiter aufzubauen und skalierbar zu machen.

• Strukturen & Prozesse: Gemeinsam Strukturen entwickeln, Prozesse optimieren und unsere internen Abläufe skalierbarer machen
• Administration: Eingehende Briefe und Dokumente annehmen, sortieren, verteilen, bearbeiten und sauber ablegen
• Organisation: Telefonate entgegennehmen und koordinieren sowie Termine und Meetings organisieren
• HR: Arbeitsverträge oder Kündigungen vorbereiten, unsere HR-Software bedienen und notwendige Einstellungen und Anpassungen eigenständig regelmäßig vornehmen
• Legal & Compliance: Im Tagesgeschäft unterstützen und regelmäßig mit unseren (Arbeitsrechts)Anwälten kommunizieren
• Steuern & Administration: Regelmäßige Kommunikation und Abstimmung mit unserem Steuerberater
• Umsetzung: Neue Konzepte, Prozesse und interne Projekte eigenständig mit umsetzen und ins operative Geschäft bringen
• Allgemeine Unterstützung: Als zentrale Ansprechperson den COO im Tagesgeschäft entlasten und dafür sorgen, dass organisatorische Themen zuverlässig vorankommen

Das bringst du mit

• Sehr gute Organisation und strukturierte Arbeitsweise

• Eigenständigkeit, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein

• Freude daran, Strukturen aufzubauen und Prozesse zu verbessern

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und die Bereitschaft, sich schnell in neue Software einzuarbeiten

• Kommunikationsstärke und professionisches Auftreten