erfahrene Verwaltungskraft am Empfang

Zur Verstärkung unseres Teams sucht das FZA eine erfahrene Verwaltungskraft am Empfang, die sowohl unsere Projektleitungen in der Betreuung unserer Freiwilligen und bei der Vorbereitung, Durchführung, Öffentlichkeitsarbeit und Abwicklung von Veranstaltungen unterstützt als auch die Buchhaltung übernimmt.

Es handelt sich prinzipiell um eine Vollzeitstelle mit einem wöchentlichen Arbeitsumfang von 39 Std., die nach dem Tarifvertrag der Caritas AVR bezahlt wird und zu Einarbeitungszwecken möglichst bald besetzt werden soll.

Deine Aufgaben

In der Position als Office Manager:in bei uns geht es um mehr als nur Erfahrung – hier wirst du zum Gesicht und Herz unseres Freiwilligen-Zentrums. Deine Rolle wird nicht nur gestaltend, sondern auch eng mit der Geschäftsleitung und den Projektleitungen verbunden sein.

• Als erster Eindruck für Gäste/Freiwillige vor Ort bist Du mehr als nur Ansprechpartner:in – Du bist das Herz und Ohr des Freiwilligen-Zentrums, immer freundlich und immer offen, mit einer Idee zur Lösung.
• E-Mails, Ein- und Ausgangspost, Telefonate – Du rockst die Kommunikation mit Organisationen, Kooperationspartnern und Freiwilligen mit Leichtigkeit.
• Meetings, Projekte, Berichte und Präsentationen? Dein Spielplatz! Du planst, koordinierst und unterstützt - immer mit einem Auge für Organisation und einem Hauch von Kreativität.
• Geschäftspartneranfragen, Team-Support, Veranstaltungsorganisation – alles in Deinem Repertoire.
• Du bist da, wenn Hilfe gebraucht wird. Organisatorische und administrative Aufgaben, Kommunikation, Veranstaltungen – Du hast alles im Blick.
• Abwicklung der Buchhaltung? Kein Problem für Dich. Projektabrechnungen vorbereiten, Rechnungen jonglieren – Du hast das im Griff.

Was dich auszeichnet

• Du bist kein:e Anfänger:in im kaufmännischen Bereich und bringst Erfahrung als Assistenz oder Verwaltungskraft mit.
• Du gehst routiniert mit allen gängigen Office Tools um und hast erste Erfahrungen mit einer Buchhaltungs-Software, idealerweise Winline.