Finance Operations & Administration (d/m/w)

Deine Aufgaben

Du verantwortest die administrative Infrastruktur, die ProjectTogether zusammenhält:

• Du setzt Verträge auf – für Untermieter:innen, Fellows, Dienstleister:innen und Mittelweiterleitungen – und behältst Laufzeiten, Fristen und Zahlungseingänge eigenständig im Blick.
• Du stellst Bescheinigungen, Zuwendungsbescheide und Nachweisgesetzformulare aus – korrekt, zügig und ohne dass jemand zweimal fragen muss.
• Du koordinierst Rückfragen von Krankenkassen und Arbeitsamt und sorgst dafür, dass Antworten nicht im Postfach versanden, sondern ankommen.
• Du verantwortest administrative Personaländerungen: Gehaltsanpassungen, Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung – und sorgst dafür, dass Änderungen sauber und fristgerecht umgesetzt werden.
• Du behältst Fellow-Verträge im Griff: Ausstellung, Verlängerung, Verwaltung.
• Du denkst über die Aufgabe hinaus: Du erkennst, wo sich Prozesse wiederholen, wo Vorlagen fehlen und wo ein smarter Workflow die nächste Stunde spart – und du bringst das aktiv ein.

Dein Profil

Wir suchen Macher:innen mit Lust auf Struktur – und auf die Frage, ob diese Struktur so noch zeitgemäß ist.

• Du hast 1–4 Jahre Erfahrung in Administration, HR-Ops, Office Management oder Finance Operations, idealerweise in einer Organisation, die sich im Wandel befindet.
• Du weißt, wann Genauigkeit zählt und wann pragmatisches Handeln wichtiger ist – und Du findest diese Balance ohne viel Anleitung.
• Du bist neugierig auf neue Tools und Technologien, auch auf KI: Du musst keine Expertin oder kein Experte sein, aber Du willst verstehen, was sich damit besser machen lässt – und bist bereit, das aktiv auszuprobieren.
• Du arbeitest eigenständig, priorisierst souverän und bringst Dich ein, bevor Du gefragt wirst.
• Digitale Tools wie Personio, Google Workspace, Notion oder Scrive sind Dir vertraut oder Du lernst sie schnell – und wirst nicht nervös, wenn sich ein Tool ändert.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und auf Augenhöhe – intern wie extern.
• Du lebst in Berlin und kommunizierst fließend auf Deutsch.

Was wir Dir bieten

• Die Gelegenheit, Teil von etwas Großem zu sein und an gesellschaftlicher Transformation mitzuwirken
• Gehalt nach einem transparenten und gemeinschaftlich entwickelten Gehaltsmodell (Angabe der Gehaltsspanne auf Basis von Vollzeit bei 40 Std/ Woche)
• 30 Urlaubstage sowie eine organisationsweite Pause zwischen Weihnachten und Silvester
• Möglichkeit für Home-Office und einladende, moderne Büroräume im ProjectTogether Community Space in Berlin-Mitte
• Finanzielle Unterstützung bei deiner betrieblichen Altersvorsorge, ein Zuschuss zu einer Urban-Sports-Mitgliedschaft oder des Deutschlandtickets und die Mitgliedschaft bei nilo.health
• Echtes „Together" durch eine ehrliche, freundliche Kultur gegenseitiger Unterstützung
• 2000 € pro Jahr zusätzlich für Menschen, die Care Verantwortung zum Beispiel für Kinder oder andere familiäre Pflegefälle haben

So geht es weiter

Du möchtest ein Teil von uns werden? Dann freuen wir uns auf Deinen Lebenslauf und Dein persönliches Anschreiben, in dem Du uns erzählst, warum Du gut zu uns passt! Und: wir arbeiten selbst gerne und viel mit KI — aber bitte nicht im Anschreiben.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

Die perfekte Bewerberin oder den perfekten Bewerber gibt es nicht – wir freuen uns auf Deine Bewerbung, auch wenn Du die Ansprüche (noch) nicht zu 100 % erfüllst, Du aber die Motivation mitbringst, Dir die nötigen Fähigkeiten anzueignen.