Office Manager (m/w/d) - Empfang & Büromanagement

Die UKA-Gruppe ist ein inhabergeführter Energieparkentwickler und plant, baut, betreibt und verkauft Wind- und Photovoltaikparks sowie Batteriespeicher. Damit entwickelt sie Projekte für die Erzeugung und Speicherung von Strom aus erneuerbaren Quellen und leistet einen Beitrag zur Energiewende in Deutschland, Europa und Amerika.

In Deutschland gehört die 1999 gegründete UKA-Gruppe zu den führenden Projektentwicklern für erneuerbare Energien. Allein im Jahr 2025 unterstreicht eine Projektpipeline von rund 1,5 GW Onshore-Windenergie im Bau im Heimatmarkt ihre hohe Umsetzungsstärke.

Lass uns gemeinsam erfolgreich an der Umsetzung der Energiewende arbeiten. Hierfür suchen wir für unseren Standort Bielefeld einen Office Manager (m/w/d)

• Unterstütze Mitarbeitende bei Fragen zum Bürobetrieb und koordiniere die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern, etwa aus Facility, Reinigung, Post und Catering

• Stelle ein ordentliches, funktionales Office-Umfeld sicher und bearbeite auftretende Mängel

• Übernimm den Empfang und die zentrale Telefonbetreuung, leite Anrufe weiter und dokumentiere sie; empfange und betreue Gäste, Lieferanten und Dienstleister

• Bereite Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen vor und halte sie gepflegt; unterstütze Inhouse-Veranstaltungen

• Bewirtschafte das Büro, bestelle und verwalte Verbrauchsmaterialien, Getränke und Werbemittel und kontrolliere Raumreservierungen sowie Materiallieferungen

• Bearbeite eingehende Post und Pakete, organisiere den Versand und prüfe Eingangsrechnungen formal nach UStG, bevor Du sie digital weiterleitest

• Weise Anfragen im OTRS-Ticketsystem den zuständigen Stellen zu und verfolge sie nach; bearbeite und pflege das zentrale Gruppenpostfach

• Unterstütze standortbezogene Projekte, Sonderaufgaben und Maßnahmen zur Prozessverbesserung und verfolge Aufgaben hinsichtlich Zeit, Qualität und Abstimmung im Team