Office Manager*in (m/w/d)

Die Bundesgeschäftsstelle der Deutsch-Israelischen Gesellschaft e.V. (DIG) in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche.

• Selbständige Organisation und Steuerung des laufenden Office-Managements der Bundesgeschäftsstelle einschließlich Festlegung geeigneter Bearbeitungswege

• Eigenständige Koordination interner Verwaltungsabläufe einschließlich Bewertung, Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge

• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Telefonmanagement

• Versand und Logistik von Materialien

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und internen Abstimmungen

• Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Protokollen, Beschlüssen und Vorgängen

• Pflege und Verwaltung der Dokumentenablage einschließlich eigenständiger Zuordnung und Strukturierung von Vorgängen

• Analyse der Verwaltungs-, Ablage- und Kommunikationsabläufe, Erarbeitung und Abwägung von Lösungsalternativen sowie eigenständige Gestaltung der Abläufe im übertragenen Verantwortungsbereich

• Koordination externer Dienstleister sowie allgemeiner Büro- und Beschaffungsvorgänge einschließlich Bedarfsermittlung sowie Einholung und vergleichender Bewertung von Angeboten

• Eigenständige Bearbeitung interner und externer Anfragen einschließlich abschließender Beantwortung sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb der Bundesgeschäftsstelle

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung

• Unterstützung bei der Buchhaltung und Mitgliederverwaltung

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion