Teamassistenz (w/m/d)

Location

Grünwald

Remote

Hybrid

Employment type

Part-time, Full-time

Experience

Mid-Level

Field

Administration & Secretariat

Today

Für die Abteilung Mediendienste wird gesucht: Teamassistenz (w/m/d).

Die Einstellung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) je nach persönlicher Qualifikation und Berufserfahrung.

Voraussichtlicher Einstellungstermin: ab sofort Arbeitszeit: Teilzeit (ca. 20 -30 Stunden/Woche) Befristung: unbefristet

Die Stelle ist vorgesehen für organisatorische bzw. administrative Aufgaben in allen Bereichen der Abteilung (bilaterale Mediendienste mit den Bundesländern, länderübergreifende Vorhaben im Rahmen des DigitalPakts sowie Aufbau und Betrieb einer Bildungsmedieninfrastruktur)

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Abteilungsleitung, der Projektleiter/innen und aller Mitarbeiter/innen der Abteilung
Termin- und Reisemanagement unter Einhaltung der Reiserichtlinien
Vorbereitung von Auslagenabrechnungen
Auftrags- und Rechnungseingabe bzw. -prüfung mit dem Rechnungsprüfungsprogramm enaio
Organisation und Koordinierung von Meetings, Messen und Events einschließlich Catering
Protokollführung und strukturierte Dokumentation von Ländersitzungen
Kommunikation mit externen Stellen (z.B. Ansprechpartner/innen in den Bundesländern, externen Dienstleistern)
Pflege und Weiterentwicklung der Projektmanagement-Standards, Templates und Vorlagen
Sicherstellung der Verfügbarkeit und Auffindbarkeit aller PM-Dokumente und -Vorlagen für Projektmanager und Projektleiter durch strukturierte Ablage und klare Dokumentation
Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben (u.a. Korrespondenz, Dokumentation/Archivierung, Terminplanung, Zusammenstellen von Unterlagen)
Administrationsaufgaben bei FWU-ebooks
Sonstige Aufgaben nach Einzelanweisung