Selbstständige Verwaltungsorganisation und Unterstützung der Regionalleitung in allen administrativen, konzeptionellen und planerischen Bereichen, Betreuung und Koordination des Office-Managements sowie laufender Projekte inklusive Terminkoordination, Berichtswesen, Rechnungsprüfung, Daten- und Dokumentensicherung, Selbstständige Erledigung von Korrespondenz, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Anfertigung von Aktennotizen und Protokollen, Erstellung von Präsentationen, Vorlagen und Reportings inklusive entsprechender Grafiken, Recherche und qualitative Datenanalysen zur Entscheidungsvorbereitung, Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz des Geschäftsbereichsleiters, den Regionalleitungen, den Fachabteilungen und externen Stellen (z.B. Ämter).

Verantwortung für das gesamte Office Management des Finanzvorstands, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Reisen und Events auf Top-Management-Ebene, eigenständige Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Ansprechpartner:in und Koordinationsstelle für das gesamte Leadership-Team, Steuerung und Priorisierung des Informations- und Aufgabenmanagements in einem dynamischen Umfeld, aktive Begleitung strategischer Projekte sowie Übernahme eigener Arbeitsstränge, versierter Einsatz generativer KI-Tools (z. B. ChatGPT, Microsoft Copilot, Notion AI) zur Effizienzsteigerung, Recherche, Analyse und Textgenerierung, Aufbau eines belastbaren Netzwerks innerhalb der Organisation und sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen

Organisation und Planung des Ausbildungsbetriebs in Zusammenarbeit im dem Team mit dem Schwerpunkt Pflegeschule, Fehlzeitenerfassung und Kontrolle der Praxisordner der Schüler*innen, Drucken von Zeugnissen und Verträgen als Seriendruck, Allg. schriftliche Korrespondenz und Ansprechpartner für Dozenten, Schüler*innen sowie Praxisbetriebe, Administrative Unterstützung unserer Praxisstellenkoordinator*innen

Prüfung und Bearbeitung von Anträgen auf Neufestsetzung von praxisindividuellen Honorargrenzen, Selbstständiges Verfassen von Entscheidungsvorlagen und Erstellung von Bescheiden unter Berücksichtigung des HVM und weiterer Verwaltungsvorgaben, Telefonische und schriftliche Auskunftserteilung und Information unserer Mitglieder über die Regelungen der Leistungssteuerung nach dem HVM, Dokumentation und Optimierung der Arbeitsabläufe und Erledigung allgemeiner Verwaltungstätigkeiten

Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen, Aktualisierung des Terminkalenders der Abteilungsleitung und Teamleitungen, Vorbereitung von Unterlagen und Nachbereitung inklusive Protokolle und To-do-Verfolgung, Erste Ansprechperson für die interne und externe Kommunikation, Führung der Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Formularen sowie der Pflege von Intranetseiten, Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Unterstützung bei Jahresabschlüssen, Recherchen und Auswertungen, Planung und Durchführung der jährlichen Inventuren gemäß der Inventur-Richtlinie des MDC, Erstellung des Inventurplans, Abstimmung mit der Teamleitung Rechnungswesen, Organisation von Vor-Ort-Begehungen zur Bestandsaufnahme, Erfassung von Geräten per Scanner, Abgleich der Daten mit Inventarlisten, Klärung fehlender Positionen, Pflege der Inventarstammdaten in SAP und der Inventursoftware, Dokumentation von Standortänderungen und Aussonderungen

Vermittlung von Rat und Hilfe für Menschen, Betreuung des Sekretariats der Bundesgeschäftsstelle und Kommunikation per E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen wie Messeauftritten, Seminaren und Gremiensitzungen, Unterstützung von Ehrenamtlichen z.B. in der Erstellung von Rundschreiben oder bei ihrer Haushaltsplanung, Aktualisierung von Datenbanken und Sicherstellung, dass die Buchhaltung Mitgliederbeiträge und Abgaben in Rechnung stellen kann