Erfassung, Prüfung und Vorbereitung von Ein- und Ausgangsrechnungen zur Unterstützung der Buchhaltung, Koordination von nationalen und internationalen Versand- und Logistikprozessen, inklusive Erstellung relevanter Versandunterlagen, Pflege und Aktualisierung von Artikeln, Lieferanten- und Kundendaten im ERP-System (Microsoft Business Central), Durchführung von Bestellungen, Preisvergleichen sowie administrative Betreuung von Lieferanten, Strukturierte Organisation des täglichen Office-Betriebs inklusive Terminverwaltung, Schriftverkehr und Materialdisposition, Unterstützung von R&D, Einkauf und weiteren Fachbereichen bei administrativen Aufgaben, Datenmanagement und Dokumentationsprozessen, Eigenständige Koordination von Fuhrpark- und Facility-Management-Anliegen, einschließlich Wartungen, Dienstleistersteuerung und organisatorischer Abläufe

Unterstützung des Teams im IT-Service-Management (ITSM) bei der Pflege und Weiterentwicklung von Service Level Agreements (SLA/OLA), Eigenständige Aufgaben in der SLA- und OLA-Manufaktur, wie die Erstellung von Dokumenten, die Pflege von Jira-Stories und das Nachverfolgen aktueller Bearbeitungsstände, Regelmäßige Arbeit mit Kennzahlen und Dashboards, Pflege von Inhalten in Excel und PowerPoint und Hilfe bei der verständlichen Aufbereitung von KPIs für das Management, Unterstützung bei der Qualitätssicherung von Servicekennzahlen (QS SLA), Einbringung eigener Ideen zur Optimierung bestehender Prozesse und aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Service Level Managements

Operative P&C-Alltagsaufgaben, Aufbau von Systemen zur Effizienzsteigerung, Verantwortung für operative Bereiche (Office Management, People Admin, Recruiting Koordination), Gestaltung des Büros zur Spiegelung der Unternehmenskultur, Management von Beständen, Dienstleistern und Benefits, Aufbau von Admin-Strukturen der Zukunft (Automatisierung von Workflows in Personio, Aufbau eines Office Playbooks in Notion), Management des Onboardings, Vorbereitung von Stundenabrechnungen, Pflege von Personalakten, Screening von Bewerbungen, Koordination von Interviews, Professionelle Kommunikation mit Kandidaten

Unterstützung im Backoffice und bei administrativen Aufgaben, Vorbereitende Buchhaltung (DATEV Unternehmen online), Pflege und Verwaltung von Belegen, Rechnungen und Zahlungen, Unterstützung bei internen Abläufen und organisatorischen Aufgaben

Eigenverantwortliches Durchführen der monatlichen Entgeltabrechnung, inklusive aller Nebenarbeiten, unter Berücksichtigung der jeweiligen tariflichen, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen, Bearbeiten aller Personalangelegenheiten vom Eintritt bis zum Austritt (Arbeitsverträge, Arbeitsvertragsunterlagen, Anhörungen, Schriftverkehr, etc.), Ansprechpartner für die Mitarbeiter und Führungskräfte in allen Personalangelegenheiten, Betreuung und Anwendung des eingesetzten Zeitwirtschaftssystems, Kommunikation mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen und Versicherungen, Selbständiges Durchführen termingebundener Aufgaben und Mitarbeit in HR-Projekten

Mitwirkung beim Recruiting- und Bewerbermanagement, Vertragserstellung sowie Dokumentenmanagement, Kommunikation zu internen Schnittstellen, Erstellung von HR-Reports sowie Mitwirkung bei HR Controllingmaßnahmen, Unterstützung in der vorbereitenden Gehaltsabrechnung, Personalmeldungen im Kita-Bereich und Kommunikation mit Behörden, Organisation von internen Arbeitssicherheits-Maßnahmen (Erste-Hilfe-Kurse, Betriebsarzttermine etc.)

Unterstützung der Institutsleitung in Sekretariats- und Organisationsaufgaben, Finanzmanagement des Instituts (Budgetplanung, Mittelverwaltung, Controlling), Projektadministration nationaler und internationaler Forschungsprojekte, Personalverwaltung des Instituts (Einstellungen, Vertragsangelegenheiten, Betreuung studentischer Hilfskräfte), Organisation von Lehrveranstaltungen, Konferenzen, Kolloquien, Sitzungen, Retreats und weiteren institutsbezogenen Veranstaltungen, Ansprechperson für internationale und nationale Gastwissenschaftler*innen, Management der internen und externen Kommunikation des Instituts, einschließlich Webauftritt und Social Media

Organisation und Verwaltung der bestehenden Internats- und Hotelzimmer, Koordination und Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen im Haus, Zimmerzuteilung sowie Zimmerabnahmen, Bearbeitung von Angeboten und Reservierungen, Vorbereitung, Begleitung und Durchführung von Einzel- und Gruppenanreisen, Rechnungsstellung und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft, Betreuung und Beratung unserer Gäste, Mieter: innen und Teilnehmenden, Bereitschaft zu Wochenend- und Feiertagsdiensten

Administrative Unterstützung des Leitungsteams im täglichen Arbeiten, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen und Nachweisen im Qualitätsmanagementsystem, Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits, Organisation von Schulungen, Fortbildungen und Unterweisungen, Beschaffungswesen und Lagerverwaltung für Verbrauchs- und Betriebsmaterialien, Kommunikation mit internen und externen Schnittstellen, Terminplanung, Schriftverkehr und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Unterstützung der Leitung Finanzen und Verwaltung bei allen administrativen Aufgaben, Terminverwaltung und Reiseplanung für die Abteilungsleitung und die Länderreferate, Erstellung von Reisekostenabrechnungen und Koordination von Visabeantragungen, Führung von Sitzungsprotokollen des Finanzausschusses und Sicherstellung der Aktenverwaltung, Übernahme der Koordination des IT-Services, Koordination von Beschaffungsprozessen (Büromaterial und -Ausstattung), Unterstützung der Referentin Rechnungswesen bei Finanzabstimmungen im Personalbereich sowie Betreuung der elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeitenden, Ansprechpartner/in für die externe Hausverwaltung und Koordination von Maßnahmen, Verantwortung für die Datensicherung sowie die laufende Briefmarkenaktion, Organisatorische Unterstützung der Abteilungen Öffentlichkeitsarbeit und Bildungsarbeit bei Bedarf sowie Vertretung der beiden weiteren Sekretariate bei Abwesenheit

abwechslungsreiche Organisations- und Verwaltungsarbeiten, Organisation der Sprechstunde, Annahme von Telefongesprächen, Schreiben von Arztbriefen, Befundberichten etc. nach Diktat, Unterstützung des Teams als Ansprechpartner:in für Patient:innen in der Institutsambulanz, Empfang von Patient:innen, Ausstellen von Rezepten, Ambulanzabrechnungen

Abwicklung von internem und externem Schriftverkehr sowie Terminplanung und -überwachung, Reisemanagement: optimale Verkehrsverbindungen ermitteln, Hotelbuchungen vornehmen und Reiseunterlagen vorbereiten, Personalakten verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen sowie Einblicke in die Recruitingprozesse und Unterstützung beim Bewerbermanagementsystem, Unterstützung bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Eventorganisation im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Beschaffung und Verwaltung von Materialien, Kennenlernen von Finanzwirtschaft, Klinikaufnahme/ Leistungsabrechnung, Qualitätsmanagement

Austausch mit Krankenkassen und Kunden, Bearbeitung medizinischer Verordnungen, Nutzung modernster IT-Systeme, Wirtschaftliches und menschliches Denken im Gesundheitswesen lernen, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen, Rechnungen, Vorgängen

Bürotätigkeiten in Buchhaltung und Rechnungswesen, Kundenkommunikation, Sekretariatsaufgaben, Organisation des Büroalltags, Schriftverkehr, Verfassen und Verschicken von Geschäftsbriefen, Terminplanung und -erstellung, Bearbeitung der eingehenden Post, Rechnungserstellung, Organisation von Geschäftsreisen, Empfang von Besuchern und Kunden, Assistenz bei Besprechungen (Protokoll), Verwaltung des Materiallagers

Verantwortung der Buchhaltungsthemen in Abstimmung mit dem Steuerberater, Abwicklung des Rechnungswesens und Zahlungsverkehrs in Zusammenarbeit mit dem Präsidium und dem Team der Geschäftsstelle, Übernahme der Aufgaben der Passstelle, Übernahme weiterer unterstützender Tätigkeiten innerhalb der Geschäftsstelle, Optimierung bestehender und Implementierung neuer Prozesse

Gesamtverantwortung für Finanzen und Verwaltung (im Tandem mit der fachlichen Geschäftsführung), Strategische Haushaltsplanung, Finanzcontrolling, Zuschusswesen, Führung des Verwaltungsteams inkl. Personalentwicklung und -gewinnung, Zusammenarbeit mit Vorstand, Mitgliedern und Vertragspartnern, Weiterentwicklung und Steuerung von Prozessen und Strukturen

Übertragen von Studien-Patientenfragebögen in Excel, Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben (z. B. Serienbriefe, Etikettendruck, Versandaktionen, Datenbankpflege), Unterstützung des wissenschaftlichen Personals und der Geschäftsstelle, Unterstützung bei Veranstaltungen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung der Verfügbarkeit von Informationsmaterial wie Flyern und Broschüren auf Station und in der Ambulanz

Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft, Bearbeitung von Anfragen von Mitarbeitenden, Erstellung von Dokumenten, Sicherstellung der korrekten Erfassung und Pflege von Arbeitszeiten im Personalsystem, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Einbringen von Ideen zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung von HR-Prozessen, Begleitung neuer Mitarbeitende beim Start und Unterstützung bei Austritten, Pflege und Verwaltung digitaler Personalakten

Schriftliche und mündliche Korrespondenz, Erstellung von Therapieplänen, Berichten, Attesten und Krankmeldungen in der digitalen Krankenakte, Protokollführung, Führen der Überstunden- und Urlaubsdokumentation, Organisation von Meetings, Raumplanung, Unterstützung bei der Koordination des multiprofessionellen therapeutischen Teams

Kundenberatung mit An- und Abmeldungen, Kursbetreuung und Raummanagement, Bearbeitung von Buchungsvorgänge zu Honoraren der Kursleitenden und Kursgebühren, mit Überwachung und Bearbeitung der offenen Posten, Vorbereitende Buchhaltung zur Unterstützung der Geschäftsführung, Mitarbeit bei der Erstellung der institutionellen Statistik und des Programmheftes, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben