Unterstützung des HR-Teams in sämtlichen Tätigkeiten im Rahmen der operativen Personalarbeit sowie im Tagesgeschäft, Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Checklisten, Vorbereitung von Gesprächsunterlagen, Unterstützung bei der Erstellung und Pflege arbeitsrechtlich relevanter Unterlagen, Vorbereitung interner und zielgerichteter Kommunikationsmittel (Aushänge, Announcements) in Deutsch und Englisch, Gestaltung von Stellenanzeigen, Mitwirkung in Projekten zur Mitarbeiterbindung, Bewerberkorrespondenz, Administration des Betrieblichen Eingliederungsmanagements, Unterstützung bei der Vorbereitung von Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeitergesundheit, Begleitung und Unterstützung bei Ein- und Austritten, Unterstützung bei der Organisation des 1. Arbeitstages, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Aktive Einbringung von Stärken und Ideen bei verschiedenen HR-Projekten

Unterstützung bei der Vorbereitung, Einreichung und Verfolgung von Patent-, Design- und Markenanmeldungen, Verwaltung und Pflege von IP-Dossiers unter Einhaltung aller relevanten Fristen, Entwurf und Prüfung IP-bezogener Dokumente, einschließlich Vereinbarungen und Korrespondenz, Koordination mit internationalen Kolleginnen und Kollegen für globale IP-Anmeldungen und deren Pflege, Pflege und Aktualisierung von IP-Verwaltungssystemen, Erstellung von Berichten zum Status und zu Aktivitäten des IP-Portfolios, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sowie Anwältinnen und Anwälten

Begleitung der Mitarbeitenden vom ersten Tag bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen, Aktualisierung der digitalen HR-Systeme und Verwaltung der Personalakten, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und der Einführung neuer Tools, Durchführung von Recherchen und Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben

Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen Abläufen, Terminkoordination, Kommunikation mit Kunden, Unterstützung der Kollegen bei Projekten, Bearbeitung eigenständiger Themen, Einblicke in Personal- und Finanzmanagement, Einkauf, Empfang und Unternehmenskommunikation sowie Assistenzbereiche der Versicherungssparten, Aktive Mitarbeit im Tagesgeschäft

Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen sowie personalrelevanten Schreiben unter Beachtung der definierten arbeitsrechtlichen Vorgaben, Datenpflege in IT-Systemen, Erstellung von Arbeitszeugnissen auf Basis definierter Vorgaben, Unterstützung bei der Erstellung von Betriebsratsanhörungen, Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen und Mitwirkung an teamübergreifenden Projekten, Administrative und organisatorische Aufgaben im HR Services Team

Administrative Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Betreuung der Gremien sowie Vollzug der Beschlüsse der BezJR-Organe im administrativen und organisatorischen Bereich., Personalverwaltung (Mitarbeit bei der Gehaltsabrechnung in Kooperation mit der AKDB, Zeiterfassung, Reisekostenbearbeitung)., Sachbearbeitung von Förderanträgen., Stellvertretende Übernahme von Aufgaben in der Buchführung (CipKom)., Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Datenschutz., Öffentlichkeitsarbeit im Auftrag der Geschäftsführung (Webseite, Social-Media, Jahresbericht).

Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in unserer hausinternen Datenbank, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Erstellung von Dienst- und Stundenplänen sowie Informationsaushängen, Vorbereitung und Bereitstellung von Teilnehmerunterlagen für unsere Veranstaltungen, inklusive Material und Bescheinigungen, Auswertung von Evaluationsergebnissen und Umfragen zur stetigen Weiterentwicklung unseres Angebots, Erstellung und Versand der Verträge für unsere Referierenden, Betreuung unserer Service-Hotline und schriftliche Korrespondenz – du bist damit in direktem Kontakt mit Teilnehmenden und Interessierten unserer Fortbildungen

Unterstützung im Tagesgeschäft der Verwaltung (Telefon, E-Mail, Postbearbeitung), Bearbeitung und Ablage von Unterlagen und Daten, Mitarbeit bei administrativen Aufgaben in verschiedenen Abteilungen, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen und Projekten

Haushaltswesen (Aufstellung des Haushaltsplans sowie des Jahresabschlusses, Haushaltsvollzug inkl. Vergabewesen), Personalwesen (ohne Personalkostenabrechnung), Bearbeitung von Angelegenheiten der Verbandsgremien (Erstellen von Sitzungsvorlagen und Satzungen), Klärung von rechtlichen Fragestellungen zu allen die Verwaltung betreffenden Themen, Erstellung von Dienstanweisungen

Verantwortung der Finanz-, Rechnungs-, und Beschaffungsprozesse, sowie der Personalverwaltung, Verantwortung für IT, Datenschutz, Arbeitssicherheit u.a. in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Optimierung von Geschäftsabläufen, Controlling, Leitung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Enge Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Vorstand und den Fachbereichen

Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen sowie Durchführung der Reisekostenabrechnung, Unterstützung von Team und Teamleitung in organisatorischen Belangen sowie Zuarbeit bei Kundenprojekten, Erstellung und Aufbereitung von Angeboten, Berichten, Protokollen und Präsentationen, Bearbeitung, Prüfung und Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen einschließlich Pflege relevanter Buchungsdaten und Unterstützung im Mahnwesen, Erstellung grundlegender Tabellenkalkulationen und Auswertungen zur Unterstützung kaufmännischer Entscheidungsprozesse

Administrativen Bearbeitung von personal- und entgeltrelevanten Themen, Unterstützung bei der Bewerberkommunikation sowie Bewerbersichtung, Beantwortung von Kundenanfragen

Unterstützung bei HR Prozessen wie Onboarding, Vertrags- und Dokumentenmanagement, Mitarbeit in HR-Projekten und aktive Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse, Unterstützung in der Personalentwicklung bei administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Eigenverantwortliche Koordination des Schulungsmanagements: Bedarfserhebung, Buchung, Nachverfolgung von Teilnahmen und Zertifikaten, Erledigung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben in unserer Personalabteilung, Unterstützung bei der monatlichen vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, Betreuung und Organisation von Zeitarbeitskräften

Kundensupport telefonisch, schriftlich und persönlich, Übernahme von Schichten im Ladengeschäft, Vereinbarung und Koordination von Kundenaufnahmeterminen, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Erfassen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen (u. a. über Smartcloud Verifier), Verwaltung und Prüfung von Mitarbeiterquittungen, Erfassen und Zuordnen von Lieferscheinen, Pflege der OPOS-Liste, Einbuchen von Zahlungseingängen, Erstattung von Auslagen, Kontenabgleiche und Überprüfung einzelner Buchungsposten, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung und Übergabe der Buchhaltung an das Steuerbüro inkl. Rückfragenbearbeitung, Prüfung, Erfassung und Übermittlung gebuchter Arbeitsstunden, Verwaltung von Urlaubs- und Überstundenanträgen, Übermittlung der Stunden- und Gehaltsdaten an das Steuerbüro, Verwaltung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen, Erstellung und Pflege von Personalunterlagen, Verwaltung von Benutzerkonten (Neuanlage und Pflege), Organisation und Buchung von Unterkünften für Montagen, Kaufmännische Betreuung unserer verbundenen Unternehmen, Erstellung, Ablage und Verwaltung von Schriftstücken und Anschreiben, Übergabe der Buchhaltung an das Steuerbüro, Verwaltung von Versicherungen, Durchführung und Dokumentation der Führerscheinkontrollen

Betreuung von Besucherinnen und Besuchern, Allgemeine administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Organisation von Kurierdiensten, Bestellung von Geschenken/Incentives sowie Büromaterial., Sicherstellen, dass die Besprechungsräume stets ordentlich sind, und Vorbereitung von Meetings nach Bedarf., Kommunikation mit Vermieter und Facility-Team zur Lösung von Problemen im Büro., Erkennen und – wenn möglich – eigenständiges Lösen von Problemen im Büro bzw. Weiterleitung an die Office Managerin., Unterstützung bei Projekten wie Büroumzügen, Arbeitsplatzveränderungen oder Health & Safety-Prüfungen., Weitergabe von unternehmensweiten Informationen an die Mitarbeitenden., Verwaltung des gemeinsamen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung eingehender Anfragen., Administrative Unterstützung des Teams, einschließlich Terminplanung, Kalenderverwaltung und Korrespondenz., Koordination von Reisebuchungen und -plänen., Durchführung von Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen, Dokumentation und Meldung von Vorfällen., Betreuung und Verwaltung von Dienstleistern und Lieferanten, Sicherstellung einer organisierten und effizienten Büroinfrastruktur., Bestellung von Team-Lunches bei Bedarf., Hauptansprechperson für interne und externe Stakeholder., Sichtung von Lebensläufen für offene Positionen, Terminvereinbarung für erste Kennenlerngespräche sowie Koordination von Interviews mit Kandidatinnen und Kandidaten und den Hiring Managern., Unterstützung im Onboarding-Prozess durch Vorbereitung der Unterlagen, Koordination des IT-Setups und Begleitung neuer Mitarbeitender bei der Einführung., Unterstützung beim Offboarding, um einen reibungslosen Ablauf aller Austrittsprozesse sicherzustellen., Abstimmung mit dem HR-Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten stets aktuell sind., Mithilfe bei der Organisation von Mitarbeiter-Events und Engagement-Initiativen.

Betreuung der Mitglieder, Aktive Kommunikation, Terminkoordination, Vorbereitung von Sitzungen und Seminaren, Unterstützung von Vorstand und Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben, Beratung der Apothekenteams (telefonisch) zu Fragen der Versorgung mit Arznei-und Hilfsmitteln im Einklang mit den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben

Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen wie Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Customer Service, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben und Projekten unter Anleitung von Ausbildungsbeauftragten, Theoretische und praktische Ausbildung im Wechsel zwischen Berufsschule und Betrieb, Schwerpunkt in den Bereichen Einkauf & Logistik sowie Assistenz & Sekretariat

Personalakten in Papierform und digital verwalten, Personalunterlagen eigenverantwortlich scannen, Personalunterlagen sowie Krankmeldungen und Abrechnungsunterlagen in Papierform ablegen, Administrative Aufgaben innerhalb des Personalbereichs unterstützen

Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung der Firmengruppe in DATEV Lodas inkl. der Folgeaufgaben und Kontrollen, Erledigen des Melde- und Bescheinigungswesens, Kontrolle und Abrechnung von Reisekosten, Verwaltung der Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge und weiterer Sozialleistungen, Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden in allen entgeltabrechnungsrelevanten Belangen, Unterstützung bei der Pflege der Arbeitszeiterfassung, Unterstützung bei allgemeinen Aufgaben wie z. B. Schriftverkehr, Stammdatenpflege oder Reports, Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Kontrolle der Führerscheine, Verwaltung und Betreuung des Fuhrparks, Unterstützung bei der Organisation des Arbeitsschutzes, Unterschützung bei der Organisation der Datenschutzaufgaben, Einkauf von Büromaterial, Einkauf von Getränken für die Besprechungsräume, Einkauf von Kaffee und Milchpulver, Pflege der Kaffeemaschinen und Organisation der notwendigen Wartungen, Planung und Organisation von internen Firmenveranstaltungen (Winterfeier etc.), Abstimmung und Einkauf von Präsenten, Kontrolle und Organisation von Mitarbeitendenjubiläen, Vorbereiten von Glückwunsch- oder Trauerkarten für die Geschäftsleitung

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Mitarbeit in spannenden Projekten, Pflege von Stammdaten, Mitgestaltung und Organisation beim Onboarding für neue Auszubildende, Erstellung von Ausbildungsverträgen und Anlagen, Mitarbeiterkorrespondenz und Pflege der elektr. Personalakten, Teilnahme und Mitwirkung bei Bewerbertagen