Eigenständige Organisation und Pflege von Veranstaltungen (max. 15 im Jahr), inklusive Raumbuchung, Teilnahmedokumentation sowie Erstellung und Versand von Zertifikaten., Ansprechperson für Trainer*innen und Teilnehmende vor, während und nach den Veranstaltungen – auf Deutsch und Englisch., Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen inkl. Materialbereitstellung, Verpflegung , Raum- und Technikorganisation., Vorbereitung und Durchführung von Kursevaluationen mithilfe digitaler Umfragetools., Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Programme, der Planung und Durchführung von Großveranstaltungen (z. B. Veranstaltung zu Rassismus in Academia) sowie Erstellung und Verteilung von Informationsmaterialien, Recherchen, Websitegestaltung und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit.

Übernahme büroorganisatorischer und administrativer Aufgaben (Termin- und Fristenmanagement, Wiedervorlage), Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz nach Diktat, Manuskript oder Stichwort, Bearbeitung schriftlicher und mündlicher Anfragen und Auskünfte zu Sachständen, Unterstützung des Fachbereichs bei der Kommunikation mit Gerichten, Behörden, Ämtern und Verbänden, Aktenverwaltung und Zusammenstellung von Unterlagen für rechtliche und administrative Vorgänge

Zusammenarbeit mit den Personalreferent*innen, Unterstützung bei administrativen Prozessen (z.B. Bescheinigungswesen, Unfallmeldungen), Enge Zusammenarbeit mit der Entgeltabrechnung, Kommunikation mit externen Kooperationspartnern

Büro- Organisation (Postwesen, Lagerverwaltung, Bestellung von Büromaterial, Botengänge), Unterstützung bei der Verwaltung der Medizinprodukte, Bestellung von Lebensmitteln und Verbrauchsgütern bei externen und internen Dienstleistern, Ablage- und Dokumentenmanagement, Sekretariatstätigkeiten (Führung der Regelkommunikation, Telefondienst, Terminkoordination), Kassentätigkeiten (Handkasse, Abrechnung Auslagen Mitarbeitende, Reisekostenabrechnungen), Unterstützug bei der Planung von Veranstaltungen, Fortbildungsplanung, Verwaltung von Prozessen Angelegenheiten der Bewohner, Hauswirtschaft und Mitarbeitenden

Kommunikation mit Kund:innen, Krankenkassen und Ärzt:innen, Erstellung von Kostenvoranschlägen, freundliche und professionelle Annahme von Telefonaten, Erfassung und Pflege von Kundendaten im System, allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Unterstützung und Vertretung der Hauswirtschaftsleitung, Aktive Mitarbeit und interne Qualitätskontrolle, Planung des Personaleinsatzes und der Wochenabläufe, Verantwortung für den Wäsche- und Einkaufsbedarf in Abwesenheit der Hauswirtschaftsleitung, Zusammenarbeit mit der Hygienefachkraft, Umsetzung des HACCP-Konzepts

Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung, Evaluation und Ergebnisaufbereitung), Begleitung von Workshops und Veranstaltungen zusammen mit den Fachbereichsbeauftragten, Eigenständige Übernahme von kleineren Projekten im administrativen und organisatorischen Bereich, Enge Zusammenarbeit mit dem Team E-Learning und den Fachbereichen Pflege sowie Fort- und Weiterbildung und Unterstützung dieser

Anlegen von Förderungsakten nach dem BAföG, Einscannen von Unterlagen für e-Akte, Aktenversand sowie Überwachung der Akteneingänge und Akteneingangsbestätigung, Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Terminüberwachung, Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost, Verwalten des für die Abteilung erforderlichen Materialbedarfs und Überwachen des gesamten Formularbestands einschl. Neubeschaffung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Kontaktpflege und Kooperation mit Initiativen, Vereinen und Einrichtungen im Stadtteil, Organisation eines Monatsprogrammes, Gewinnung und Begleitung von Ehrenamtlichen, Beteiligung der Besucher_innen an der Planung, Gestaltung und Durchführung der Angebote und Programme, Öffentlichkeitsarbeit

Unterstützung bei der Planung und Organisation von Erhebungen zu Mobilitäts- und Verkehrsdaten, Unterstützung bei der Vorauswahl von geeignetem und qualifiziertem Erhebungspersonal, Mitarbeit im Recruiting-Prozess: Entwerfen und Schalten von Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen, Unterstützung bei der Koordination des Erhebungspersonals und der Disposition von Einsätzen, Aktive Mitarbeit in Projekten rund um Mobilität und Personalplanung, Gelegenheit, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen

Organisation und Koordination der administrativen Abläufe in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung, Pflege und Verwaltung von Schülerdaten, Akten und Dokumenten, Vorbereitung und Unterstützung bei Prüfungen, Konferenzen und Sitzungen, Erstellung von Zeugnissen und amtlichen Statistiken, Freundliche Ansprechperson für Schüler:innen, Eltern und Besucher:innen – am Telefon und vor Ort

Empfang von Mandanten, Entgegennahme von Telefonaten, Terminkoordination, Koordination des Tagesablaufs im Notariat, Allgemeine schriftliche Korrespondenz (teilweise in Englisch), Aufgaben der Büroorganisation, Bearbeitung kleinerer Notariatsaufgaben (z.B. Unterschriftsbeglaubigungen, Beglaubigung von Dokumenten)

Erfassung und Dokumentation von Daten, Erstellung und Versendung von Informationsmaterialien und Einladungen, Erstellung von Rechnungen und Listen, Erstellung von Power-Point Präsentationen, Sicherstellung der Informationsweiterleitung an Kooperationspartner, Terminkoordination mit Schulen, Eltern, Schüler*innen, Anbietern

Telefonische Gesprächsannahme und Terminkoordination, Empfang, Aufnahme und Entlassungen von Patient*innen (Rehabilitant*innen), Unterstützung der therapeutischen Mitarbeiter*innen, Aktenverwaltung, Korrespondenz mit Bewerber*innen und Leistungsträgern, Vorbereitende Buchhaltung und Kassenführung, Datenerfassung, Datenpflege und Dokumentation am PC, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Umfassende Ausbildung in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Finanzen und Einkauf, Arbeitsabläufe im Büroalltag organisieren und koordinieren, Unterstützung der Teams bei Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Organisation von Besprechungen, Projektarbeit

Bearbeitung aller im Elektronischen Bewerbermanagement (eBM) eingehenden Bewerbungen (Prüfung und ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen von Zwischenbescheiden), Schwerpunktmäßiger Einsatz bei der Rekrutierung von Auszubildenden sowie Teilnahme und administrative Leitung von Auswahlgesprächen, Serviceorientierte Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie Vorgesetzten, Terminierung von Bewerbungsgesprächen im eBM, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Bearbeitung von Absagen

Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung der Gebäude und Liegenschaften, Koordination, Vorbereitung, Ausschreibung/Angebotseinholung, Vergabe/Beauftragung, Überwachung, Abrechnung und Dokumentation aller Leistungen des Aufgabengebietes, Erstellen von Kostenberechnungen sowie Kostenkontrolle, Vorbereitung und Sicherstellung der Einhaltung von Rahmenverträgen unter dem Gesichtspunkt der Kostenreduktion, Organisation (Vor- und Nachbereitung) sowie Begleitung von internen Veranstaltungen/Sitzungen/Tagungen (zeitweise auch abends und am Wochenende) sowie Organisation von Transportdiensten

Erstellen von Arztbriefen, Befundmitteilungen und anderen medizinischen Schriftstücken, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Vertretung der Kolleg*innen im Urlaubs- oder Krankheitsfall, Zusammenarbeit mit Ärztinnen und Ärzten, Qualitätsmanagementaufgaben, Dokumenten- und Archivverwaltung

Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Informations- und Lernmaterialien, Unterstützung bei der Eingabe, Pflege und Freigabe von Ausschreibungen und Unternehmensprofilen, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Umfragen, Recherche zu aktuellen Einstellungstrends, Bewerbungsprozessen sowie Entwicklungen auf dem nationalen Arbeitsmarkt, Unterstützung des Counsellor-Teams in der Karriereberatung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Events, insbesondere beim Career Day, Allgemeine organisatorische und kommunikative Unterstützung im Tagesgeschäft

Übernahme von alltäglich anfallenden Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Zusammenarbeit und Teamplayer:in in allen Verwaltungsprozessen, individuelle und wertschätzende Pflege sowie Unterstützung der Kund:innen beim selbstbestimmten Leben, Abdeckung der Touren des ambulanten Dienstes, Unterstützung unserer Pflegefachkräfte bei der Erfüllung aller anfallenden Pflege- und Betreuungsaufgaben, Durchführung von Maßnahmen, die der physischen und geistigen Leistungsfähigkeit und der sozialen Kontaktpflege dienen