202 Projektassistenz Jobs

Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektkoordinatoren/Projektmanager, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Selbständige Planung von Reisen der Projektteams, Terminkoordination mit hochrangigen Entscheidungsträgern, Mitarbeit bei der Projektabrechnung und Projektberichterstattung, Formatierung projektbezogener Publikationen, Pflege einer Datenablage und Archivierung in der Cloud, Pflege der Projekt-Webseiten (WordPress), Prüfung und Versand der elektronischen Newsletter, Koordinierung der Erstellung und des Drucks von Printmaterialien, Einstellen von Stellenanzeigen auf diversen Stellenportalen, Vorauswahl eingehender Bewerbungen und Koordinierung des Bewerbungsprozesses, Vertretung der Office-Managerin bei allgemeinen Büroorganisationstätigkeiten

Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Terminkoordination, On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Reisebuchungen und -abrechnungen, Veranstaltungsmanagement durch Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Betreuung der Mitarbeitenden sowie Gäste, Erstellung von Präsentationen, Termin- und Einladungsmanagement sowie Korrektorat von Berichten und Entscheidungsvorlagen, Pflege des Projektcontrollings, einschließlich Projektplanung und -abrechnungen, Zusammenstellung von Projektvorlagen sowie Erstellung von Projekthandbüchern und Aufbereitung von Projektdokumentationen

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Unterstützung bei der Projektplanung und Projektsteuerung, Verwaltung administrativer Abläufe, Mitwirkung bei der Erstellung von Projektbudgets, Unterstützung im Controlling und in der Buchhaltung, Planung und Durchführung von Fortbildungsveranstaltungen und Netzwerktreffen

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Planung, Koordination und Überwachung von Projektterminen, Koordination und Kommunikation mit projektbeteiligten Dienstleister:innen, Organisation von Veranstaltungen mit Projektpartner:innen, Unterstützung in der Erstellung von Arbeitsmaterialien, Dokumentation und Sammlung der entstehenden Arbeitsergebnisse im Projektverlauf, Organisation und gemeinsame Durchführung von Dienstreisen, allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Fachgesprächen und deren Protokollierung, Einholung von Unterlagen, deren Qualitätssicherung und Plausibilitätsprüfung, Terminpflege und Anpassungen inkl. Nachverfolgung von Terminplänen, Zuarbeiten zur Erstellung von Statusberichten, Budgetfragestellungen und Aufbereitung von Kennzahlen, Dokumentenablage und Listenpflege, Mitwirkung bei der Erstellung von Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresberichten, Unterstützung bei der Einsatzplanung und Bereitstellung von Ressourcen

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten

Assistenz beim Management von Projekten in den Bereichen Integration, Jugendarbeit und politische Bildung, Research-Arbeit in verschiedenen wissenschaftlichen Bereichen, Erstellung akademischer Studien und Publikationen, Curricula-und Trainingsmaterialentwicklung in englischer Sprache und Übersetzung ins Deutsche, Gestaltung, Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentationen für lokale und internationale Aktivitäten, Aktualisierung der Website und sozialen Medien in englischer und deutscher Sprache, Kooperation mit dem Projektmanagement-Team bei der Implementierung von Projektmanagement-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der Netzwerke mit lokalen, staatlichen und internationalen Institutionen, Vertretung des Vereins bei Konferenzen, Seminaren und Projekten im In- und Ausland, Verbreitung der Projektergebnisse durch Entwicklung digitaler Inhalte und Nutzung sozialer Medien.

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Büroprozesse managen (Postbearbeitung, Telefon- und Terminmanagement, Schriftverkehr, Ablagemanagement), Protokolle führen und Datenbanken pflegen, Unterstützung bei der Erstellung von Excel-Auswertungen und Rundschreiben, Büromaterialien beschaffen und verwalten, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Lektorats- und Layoutarbeiten übernehmen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen erstellen, Korrespondenz und Besucherempfang sowie Eindecken von Beratungsräumen, Dienstreisen organisieren

Unterstützung bei Beschaffungsmaßnahmen und Onboarding-Prozessen im IT-Projekt, Pflege der Zeiterfassungen der Beraterinnen, Planung, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Teamevents, Strukturierung und Ordnung der Datenablage, Mitwirkung bei Prozessbeschreibungen

Korrespondenz mit Kunden im Rahmen der Projektakquise und für die Planung & Koordination von Projekten, Erstellung von Kunden-Angeboten zu unserem Leistungsportfolio, Vor- und Nachbereitung der Vor-Ort-Einsätze in Abstimmung mit dem Sachverständigen-Team, Abrechnung von Projekten und Vorbereitung der Rechnungsstellung, Vorbereitung von Messeaktivitäten, Pflege von Kundenkontakten & Management interner Daten

Unterstützung im Partnership Management übernehmen, Reportings sowie Konzepte für Kooperationspartner und Behörden vorbereiten, Förderrichtlinien prüfen und Förderanträge mit Unterstützung erstellen

Eigenständige Bearbeitung von Projektthemen in den Bereichen Operations, Food & Nutrition, Vertrieb und Office Management, Unterstützung des Projektteams bei der Planung, Koordination und Durchführung von Projekten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektplänen, Präsentationen und Berichten, Selbstständige Recherche und Aufbereitung von Daten zur Entscheidungsunterstützung, Pflege und Aktualisierung von Projektmanagement-Tools und -Dokumenten, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben, Unterstützung des Teams bei vielfältigen operativen Aufgaben im Tagesgeschäft, Überwachung von Projektfortschritten sowie Unterstützung bei der Einhaltung von Terminen und Qualitätsstandards, Mitwirkung im Risikomanagement und Identifizierung von Optimierungspotenzialen

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei Termin-, Kalender- und Reisemanagement, Interne & externe Kommunikation zu Kolleg/innen und Business Partnern, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenbesuchen

Unterstützung des Projektteams bei der Recherche von projektbezogenen Daten, Übernahme administrativer Tätigkeiten aus dem Projekt-Tagesgeschäft, Unterstützung des Teams in Münster bei der Organisation und Abwicklung administrativer Tätigkeiten im Büro

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Organisation, Empfang und Bewirtung von Besuchern, etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Umfassende Recherchen zu verschiedenen Themen, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe, Datenpflege

Koordinierung der operativen Aufgaben für Schlüsselkunden, Unterstützung des Key Account Managements in der Neuorganisation und Strukturierung von Projekten, Einbringung eigener Ideen und aktive Mitgestaltung, Aufbau eines Netzwerks für berufliche Kontakte, Übernahme abteilungsbezogener Sonderprojekte