Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Büromanagement für die Leitung des Datenlabors, Operative sowie administrative Unterstützung des Teams, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation, Berichtswesen, Dokumentation, einschließlich der Führung der E-Akte, Recherchetätigkeiten und inhaltliche Zuarbeit, Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Ausschreibungen und Aufträgen, Projektseitige Schnittstelle zur internen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Terminen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, teilweise Protokollführung, Vorbereitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Anträgen und Vorlagen

Mitwirkung bei der Entwicklung von Marketingmaßnahmen, Umsetzung von Vertriebs- und Kundenbindungsaktivitäten, Textgestaltung, Schriftverkehr und kundenorientierte Kommunikation, Mitwirkung beim Personalbeschaffungsprozess, Koordinations- und Organisationsaufgaben, Erstellung und Auswerten von Statistiken

Unterstützung in den Bereichen Finanzbuchhaltung (Rechnungsprüfung und -freigabe), Unterstützung in den Bereichen Einkauf, Vertrieb und Allgemeine Verwaltung, Erstellung und Pflege von Übersichten/Statistiken, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Organisation des Bürobetriebs, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Verwaltungsaufgaben, Aufbau eines internen Büroservices, Anleitung eines Mitarbeiters mit Assistenzbedarf in Bürotätigkeiten, Rechnungsprüfung und Führung der Betriebsmittelkasse

Supporting the management in all strategic and operational tasks, Organisation, coordination, preparation and follow-up of internal and external appointments, Preparation of documents for presentations, decision papers, statistics and reports, Administrative handling of all HR-related processes, Drafting contracts of employment, contract amendments, references and certificates, Creating analyses and statistics as well as maintenance of personnel data, Support in the screening of applications and correspondence with applicants, Handling general assistance and secretarial tasks

Selbstständige Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen für das Management, Prüfung und Verbuchung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Reports für Accounting und Behörden, Aktive Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung (z. B. On-/Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen), Pflege und Aktualisierung unserer HR-Systeme (z. B. Schulungsdatenbank), Mitarbeit bei administrativen HR-Aufgaben sowie spannenden Projekten

Betreuung aller operativen Workspace-Fragestellungen einschließlich IT-Themen, Sicherstellung eines einheitlichen Qualitätsstandards, Post- und Materialmanagement, Koordination lokaler Dienstleister und der Hausverwaltung, Sicherstellung der Qualität von Hygiene- und Ordnungskonzepten, Organisation von Onboarding- und Exit-Prozessen einschließlich Mitarbeiterausstattung und Dienstwagenhandling, Verantwortung für Arbeitsschutz und -sicherheit, Kommunikation standortspezifischer Informationen, Pflege und Aktualisierung des Intranets, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Betreuung und Koordination aller externen Workspace-Partner

Professioneller Empfang und freundliche Bewirtung von Besuchern, Eigenständige Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie Organisation von Geschäftsreisen, Monitoring des Wartungsplans für Anlagen und Einrichtungen, Abstimmung mit externen Dienstleistern und Fremdfirmen samt deren Steuerung, Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen für nichtlagerhaltige Waren sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess, Prüfung von Rechnungen und verantwortungsvolle Führung der Kasse, Erstellung und Aufbereitung von Kennzahlen sowie Auswertungen zur Unterstützung der Werkleitung, Organisation und Koordination interner Schulungen bzw. Weiterbildungen, Erfassung und Prüfung von Anlagegütern im System, Zuverlässige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Unternehmensprozessen

Unterstützung unserer Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Unterstützung des Serviceteams in allen organisatorischen und kaufmännischen Belangen, Ansprechpartner/in für Kunden, Sicherstellung von Kundenzufriedenheit und Qualität der Dienstleistungen

Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen

Unterstützung der Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Unterstützung der Kolleg:innen durch Vorbereitung von Meetings und Buchung von Räumlichkeiten, Schreiben von Rechnungen oder Angeboten, Verfassen von Beiträgen für das Intranet, Planung von Dienstreisen, Planung der An- und Abreisen der Gäste, Auftrag von Dekorationen, Gästebetreuung während der Sendung, Organisation von Neueinstellungen mit dem Personalbetreuungsteam, Planung von Vorstellungsgesprächen, Erstellung von Verträgen, Begrüßung am ersten Tag

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Klassische Assistenzaufgaben, gepaart mit spannenden Sonderprojekten, Reiseplanung bis zur Organisation kleinerer Events, Mitdenken und gestalten, Organisationstalent

Unterstützung im Eventmanagement (Veranstaltungsvorbereitung, Teilnehmermanagement, Reporting von Fortbildungsveranstaltungen), Datenbankpflege und Archivierung, Management von Datenschutzerklärungen, Ansprechpartner für Außendienstkollegen, Recherche geeigneter Restaurants, Hotels und Aktivitäten für Tagungen/Kongresse, Erstellung einer übersichtlichen Dokumentation der recherchierten Optionen, Unterstützung im Rahmen des Materialfreigabeprozesses, Unterstützung bei der Rechnungsprüfung/ -abwicklung/ Kreditorenanlage, Unterstützung des unternehmenseigenen Weiterbildungsprogramms, Allgemeine Büroarbeiten und Lagerverwaltung

administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung, allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Koordination von Terminen, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Sitzungen und Tagungen, Durchführung von Recherchen, Erstellung von Präsentationen, Protokollführung in den Dienstbesprechungen der Fachbereichsleitung, Schreibarbeiten, selbstständige Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz, Aktenführung

Koordination von Terminen und Sitzungen, Umfassende Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Korrespondenz für die Einrichtungsleitung (telefonisch, per E-Mail oder postalisch), Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Sicherstellung nahtloser Abläufe innerhalb des Seniorenzentrums

Bearbeitung und Vorkontierung von Eingangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen, Kassenführung, Eigenständiges Führen unser Personaldatenbank, Überwachung von Fristen im Personalwesen, Projektabrechnung in Zusammenarbeit mit dem regionalen Controlling, Empfang von Kunden und Gästen, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Übernahme von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten

Du unterstützt die Abteilungsleitung bei der Organisation und Teilnahme von In-house-Schulungen, Abteilungsevents etc., Du bereitest Vorträge und Präsentationen inhaltlich vor, Du wirkst bei der Überwachung der Umsetzung der Vorgaben der Geschäftsführung an die Abteilungsleitung mit, Du arbeitest bei der Vertragsverwaltung und im Berichtswesen mit, Du unterstützt das Team bei der Zusammenstellung von Projekt- und Antragsunterlagen, Du pflegst die Akten und führst die Projektdokumentationen sowie die allgemeine Aktenverwaltung, Du erstellst selbstständig Schreiben mit rechtlichem Erklärungswert, Tabellenkalkulationen und Präsentationen sowie Projektdokumentationen und Steuer- und Überwachungsinstrumenten (z. B. Erstellung von Listen für die Geschäftsführung), Du überwachst die Termine und Fristen, Du übernimmst allgemeine Büroorganisationsaufgaben wie z. Bsp. Telefondienst, Terminvereinbarung, Vorbereitung von Besprechungen, Du recherchierst und leistest Zuarbeit zu projektspezifischen bzw. fachlichen Fragestellungen