direkte Ansprechperson für einen festen Kunden- und Objektbestand: Organisation, Planung und Optimierung der betrieblichen Abläufe, Unterstützung bei Themen der Personalführung, Einweisung und Steuerung unseres Reinigungsteams, Sicherstellung unserer Reinigungs- und Dienstleistungsqualität, Qualitätskontrollen, Mitwirkung bei der Personalauswahl, Materialplanung und -beschaffung, Datenpflege

Empfang und Betreuung von Besucher*innen in der Kernarbeitszeit von 9-15 Uhr, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Informationsauskunft, Bearbeiten der täglichen Post, Erstellen von Korrespondenzen, sowie Terminplanung und -überwachung, Konferenzraummanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Verwaltung des Büromittellagers, Bestellung von Büromaterial und Rechnungsprüfung, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Erstellen von Protokollen

Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Bedienung von Postbearbeitungsmaschinen, Verantwortung für die Führung der Hauptkasse, Organisation und Verwaltung von Büromaterialbestellungen, Buchung von Bahn- und Flugtickets sowie Hotelübernachtungen für Dienstreisen, Verwaltung und Koordination der Konferenzräume, Betreuung und Versendung von Formularen und Dokumenten, Pflege und Verwaltung des Inventars, Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben

Planen und Überwachen von Terminen, Schriftliche und telefonische Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Qualifizierter Umgang mit den MS-Office-Produkten und internen Datenbanken

Unterstützung der zwei Abteilungsleitenden im Tagesgeschäft, Übernahme klassischer Assistenzaufgaben wie Termin- und Reisemanagement, Korrespondenz sowie die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Koordination von Meetings, Jour fixes und interne Veranstaltungen – von der Raum- und Hotelbuchung, über das Einladungsmanagement, die Abstimmung mit Referent:innen bis zum Versand von Outlook-Einladungen, Vorbereitung von Agenden, Übernahme des Teilnehmermanagements, Organisation von Hospitationen, Zuständigkeit für die operative Beschaffung externer Dienstleistungen, Einholung von Angeboten, Anlegen von EKWs, Mitwirkung bei der Rechnungsbearbeitung, Pflege von Buchungs- und Kostenübersichten

Erstellung von Präsentationsunterlagen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Betreuung von externen Besuchern, Sicherstellung des Informationsflusses zu anderen Organisationseinheiten, Kennzeichnung, Dokumentation und Archivierung von Unterlagen, Unterstützung bei der Durchführung von Genehmigungsverfahren (z.B. Erstellung von Antragsunterlagen und Verfolgung der Abarbeitung von Nebenbestimmungen), Erledigung von Sekretariatsarbeiten

Working independently on general assistance and secretarial tasks, Optimisation of processes in day-to-day business, Interdepartmental communication and alignment, Supporting our departments in internal meetings, projects and general enquiries, Contact person for administrative staff, Planning of team meetings for the development of the administration team, Organisation, coordination, as well as preparation and follow-up of appointments and customer events, Handling agreements and business correspondence in various languages

Erlernen des Berufes „von der Pike auf“, Allgemeine Kaufmännische Verwaltung, insbesondere Datenverarbeitung, Mitwirkung bei der monatlichen Finanzbuchhaltung, Unterstützende Zuarbeiten für Kolleginnen/Kollegen

Ansprechperson für die Vermieter und das Facility Management., Koordination externer Dienstleister (z.B. Reinigung, Handwerker und sonstige Services)., Organisation und Begleitung von Umzügen, Umbauten, Renovierungen und Raumplanungen., Verantwortung für Alarmanlage, Schlüsselverwaltung, Zutrittskontrollen und Sicherheitskonzepte., Verwaltung von Versicherungsverträgen und Abwicklung von Schadensfällen., Kommunikation mit Versicherungsmaklern und -gesellschaften., Verwaltung der Dienstfahrzeuge des Unternehmens (z.B. Überwachung von TÜV-Terminen und Inspektionsintervallen)., Verantwortung für reibungslosen Büroalltag (z.B. Organisation von Wartungen, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Betreuung von Gästen).

Kalenderführung und Organisation von Meetings, Terminen und Veranstaltungen (z. B. Workshops, Recruiting-Events, Lehrveranstaltungen), Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen, Administrative Unterstützung bei der Verwaltung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte sowie Budgetüberwachung, Schnittstelle und Ansprechpartner:in an beiden Standorten für interne und externe Partner:innen, insbesondere für Promovierende, Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Unterstützung der Leitung Interne Dienstleistungen bei administrativen und organisatorischen Themen, u. a. Aufgaben- und Terminkoordination, Wiedervorlagenplanung und Terminüberwachung, Repräsentation und Bewirtung, Mitwirkung im Vertragsmanagement (Anlage, Bewirtschaftung und Überwachung von Verträgen und deren Laufzeiten), Rechnungsprüfung, Allgemeine Büroorganisation (z. B. Abwicklung des Telefon-, E-Mail- und Publikumsverkehrs), Unterstützung bei der Bearbeitung und Umsetzung von Aufgaben zum Thema Datenschutz

Administrative Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Ausschreibungen und Dokumentation von Baufortschritten., Kaufmännische Tätigkeiten wie Abrechnungen von Baumaßnahmen, Budgetüberwachung und Rechnungsprüfung., Übernahme administrativer Koordination: Planung und Organisation von Terminen mit Externen Firmen, Meetings organisieren und Protokollführung., Dokumentenmanagement: Pflege von Ablagesystemen, Aktualisierung von Projektplänen (MS Projekt), und Kontaktlisten., Koordination und Organisation von Baustellenabläufen, inklusive Materialbedarfsermittlung und Lieferantenmanagement., Unterstützung bei Projektmanagement: Koordination interner Abläufe für mehrere Baustellen, Vorbereitung von Berichten und Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Formulare)., Ansprechpartner für interne und externe Anfragen.

allgemeine administrative Unterstützung der Wissenschaftler*innen, z. B. in der Abwicklung von Dienstreiseanträgen sowie in der Phase des On- und Off-Boardings, Entwicklung und Umsetzung von Konzepten zur Außendarstellung der Arbeitsgruppe auf Webseiten, Social-Media-Kanälen und weiteren Medien, Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten sowie Kommunikation mit ausländischen Wissenschaftler*innen oder Institutionen auf Englisch und Deutsch, administrative Koordination der in der Gruppe angesiedelten Drittmittel-Projekte inklusive der Personalverwaltung und der Kalkulation von Sachmittel- und Personal-Budgets, Betreuung von Gastwissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland, organisatorisch-technische Vorbereitung von Workshops und Tagungen, allgemeine Organisations- und Koordinierungsarbeiten im Sekretariatsbereich

Unterstützung der Geschäftsführerin in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Betreuung der internen und externen Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen und Besucher:innen, Zentrales Aufgaben- und Maßnahmenmanagement in der Geschäftsführung, Verwaltung von Ablagen und Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings

Unterstützen administrativer und organisatorischer Abläufe, Mitwirken in der Personalverwaltung, etwa bei Sachbearbeitung und Personalentwicklung, Anwenden von Verwaltungsverfahren bei Querschnitts- und Fachaufgaben, Bearbeiten von Schriftverkehr sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Verwalten und Aufbereiten von Informationen mit moderner Bürosoftware, Erstellen von Statistiken, Übersichten und dienstlichen Dokumenten, Organisieren von Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen, Vertiefung individueller Schwerpunkte im Rahmen der Wahlqualifikationen

die Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs, die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Klausurtagungen, die Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen, die Terminkoordination und -überwachung inklusive Bewirtung und Reservierung von Räumen und Fahrzeugen, das Melde- und Bestellwesen

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Sicherstellung des reibungslosen und serviceorientierten Ablaufs der Verwaltungsprozesse, Kennenlernen aller relevanten Bereiche in der Hauptverwaltung (Finanzbuchhaltung, Einkauf, Personalwesen und weitere Fachbereiche)

Verwaltung von Werksausweisen, Transpondern und Personalakten, Terminkoordination, Sitzungsprotokolle, Verwaltung der Baukasse, Abrechnung und Auszahlungen, Reisekosten, Eingaben in EPas, Ablage von Unterlagen (Beauftragungen, Unterweisungen etc.), Bereitschaftsplan erstellen/verteilen, Kennzahlenpflege, Aushänge, Pflegen der Dokumentenablage, Organisation von Besuchen/Veranstaltungen am Standort

Mitarbeit und Unterstützung bei der Finanzverwaltung, Rechnungsbuchhaltung und Kontoführung mittels SAP, Mitarbeit und Unterstützung bei der Personalverwaltung (Erstellung von Verträgen & Verwaltung der Personalunterlagen), Mitarbeit und Unterstützung bei der Reisekostenverwaltung (Beantragung & Abrechnung von Dienstreisen), Bestellwesen (Bestellung von Büromaterial etc.), Korrespondenz in Deutsch und Englisch, allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroarbeiten, Betreuung ausländischer Gäste sowie Organisation von Veranstaltungen