Koordination und Priorisierung der Termine des Kaufmännischen Vorstands und Organisation des reibungslosen Ablaufs, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Präsentationen, Unterstützung bei der Gremienarbeit, Erstellen von Aktenvermerken, Berichten, Protokollen, Präsentationen und der Korrespondenz, Reiseorganisation, Fristenüberwachung und Priorisierung von Aufgaben, allgemeine Sekretariatsaufgaben wie bspw. Postbearbeitung, E-Mail-Management, Telefonate, Gästebetreuung und -bewirtung, Ablage sowie weitere administrative und organisatorische Aufgaben, Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen und externen Partner

Supporting the management in all strategic and operational tasks, Organisation, coordination, preparation and follow-up of internal and external appointments, Preparation of documents for presentations, decision papers, statistics and reports, Administrative handling of all HR-related processes, Drafting contracts of employment, contract amendments, references and certificates, Creating analyses and statistics as well as maintenance of personnel data, Support in the screening of applications and correspondence with applicants, Handling general assistance and secretarial tasks

Strategische und operative Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft, Koordination und Steuerung von internen sowie externen Kommunikations- und Informationsflüssen, Unterstützung bei Sonderprojekten und Ad-hoc-Themen, Selbstständige Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen, Erstellung und Aufbereitung von Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen, Effizientes Office- und Aufgabenmanagement sowie Übernahme administrativer Tätigkeiten

Unterstützung des CSO operativ und strategisch in einem hochdynamischen, sicherheitsrelevanten Umfeld, Organisation von Meetings, Koordination von Terminen mit internen und externen Partnern, Vorbereitung von Unterlagen und Begleitung von Entscheidungsvorlagen, Überblick über das Tagesgeschäft, Priorisierung von Aufgaben, strukturierte Aufbereitung relevanter Informationen und Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Projektbezogene Unterstützung in Themenfeldern wie Cybersecurity, Krisenmanagement, physische Sicherheit oder Compliance, Begleitung interner Projekte, Veranstaltungen und Workshops – teilweise eigenverantwortlich, Schnittstelle zu anderen Abteilungen, zur Unternehmenskommunikation sowie zu externen Ansprechpartnern aus Wirtschaft, Behörden und Wissenschaft

Assistenz der Geschäftsleitenden Beamtin und deren Stellvertretung, Vertretung Assistenz Bürgermeister, Organisation von Meetings, Terminen und Koordination von Projekten und Zeitplänen, Anordnung von Rechnungen