Verantwortung für die interne Kommunikation der Bereichsleitung mit den Mitarbeiter*innen der Referate sowie Unterstützung eines reibungslosen Informationsflusses im Bereich, Vertretung der Bereichsleitung in der Kommunikation und Abstimmung mit Gremien sowie mit anderen Struktureinheiten der Stiftung, Entgegennahme, Weiterleitung und eigenständige Beantwortung von Anfragen an die Bereichsleitung bzw. den Bereich, Koordinierung der Termine, Arbeitsprozesse und laufenden Aktivitäten des Bereichs, organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Beratungen, Sitzungen und Veranstaltungen mit internen und externen Beteiligten, organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen der Bereichsleitung, Protokollierung von Sitzungen, Gesprächen und Besprechungen, Beteiligung an der laufenden Analyse- und Berichtstätigkeit zur Arbeit des Bereichs und der Referate sowie Erstellung von Übersichten und Auswertungen, Sachbearbeitung im Aufgabenbereich des Bereichs, insbesondere eigenständige Bearbeitung standardisierter Vorgänge, Pflege von Daten und Unterlagen sowie Zuarbeit für die Bereichsleitung und die Referate, Organisationsmanagement im Bereich, insbesondere Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Archiv- und Dokumentenmanagementstrukturen sowie Unterstützung bei Termin- und Urlaubsplanung, Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeprozessen, insbesondere Bedarfserfassung, Einholung und Dokumentation von Angeboten, formale Vorbereitung vergaberelevanter Unterlagen sowie Abstimmung mit internen und externen Beteiligten unter Beachtung der geltenden Regelungen, Mitwirkung bei der Rechnungsprüfung, -verwaltung und -nachverfolgung im Zusammenhang mit Beschaffungen und Dienstleistungen des Bereichs, Materialbestellung für den Bürobetrieb, Postbearbeitung sowie Organisation von Raumbuchungen für die Bereichsleitung, ordnungsgemäße Dokumentation und Ablage aller relevanten Unterlagen