Recherchearbeiten auf Anforderung der Abteilungsleitung (z.B. im Internet, Mitteilungen des Abgeordnetenhauses, Drucksachen, Gesetzesblätter zu Gesetzesvorhaben, Wahrnehmung des Verwaltungshandelns in der Öffentlichkeit etc.), Aufbereitung der gewonnenen Informationen nach Vorgabe und Weitergabe an die Organisationseinheiten der Fachabteilung in Abstimmung mit der Abteilungsleitung / JugGes LdB, Statistiken mittels Datenbanken und Tabellen führen, Statistiken aus den Organisationseinheiten der Abteilung in Abstimmung mit JugGes LdB sinnvoll zusammenführen und aufbereiten, Überwachen administrativer Abläufe (Wiedervorlage, Terminüberwachung und –koordination, Organisation des internen Postverkehrs inkl. Verteilung von Rundschreiben und Umläufen, erstes Sichten, Vorsortieren und Verteilen der Post im Abteilungsleiter-bereich, Vorbereitung sowie Organisation von Besprechungen (Terminabsprachen, Einladungen, Zusammenstellung und Aufbereitung erforderlicher Unterlagen), Büroorganisationstätigkeiten (Führen der Anwesenheits- und Urlaubslisten des Abteilungsleitungsbereichs, Vordrucke erstellen, IT-Rechte beantragen, Zusammenstellen von Unterlagen, z.B. in Vorbereitung von Dienstreisekostenabrechnungen etc.), Verwaltung des Archivs, des Schriftgutes und anderer Archivalien, Organisation und Pflege des Aktenplans, Auskunftsstelle zu Zuständigkeiten in der Abteilung, Info-Anlaufstelle für Bürger/innen, erste/r Ansprechpartner/in für Medienanfragen aller Art, Informationserteilung zu einfachen Zuständigkeitsfragen innerhalb der Fachabteilung sowie zu anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung persönlich, telefonisch, per Email, Empfang und Betreuung der Besucher/innen der Abteilungsleitung/des Abteilungsleitungsbüros, Auskunftserteilung, Schreibarbeiten, Erledigung der Korrespondenz, Serienbrieffertigung und –versand, Erstellen und Verteilen von Besprechungsprotokollen, ggf. in Abstimmung mit der Abteilungsleitung und JugGes LdB - Mitarbeit bei und Unterstützung der Leitung des Büros (Terminabstimmung, Führen der Wiedervorlage, Durchführung von Rechercheaufgaben nach Weisung JugGes LdB)
