3 Organisationstalent Jobs Stuttgart

Unterstützung der Organisation in allen administrativen Bereichen, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Büroalltag (Reisemanagement, Empfang von Gästen), Kompetente Anlaufstelle für Kunden, Mitarbeiter und Partner, Unterstützung im Bereich Beschaffung und Auftragsabwicklung, Kaufmännische Bearbeitung von Kundenanliegen und Reklamationen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Post, Ablage, etc.) sowie Kundenkommunikation

Bearbeitung und Erstzuordnung der Post, Statistische Erfassung, Telefonservice für Anfragen, Assistenz der Fachbereichsleitung, Administrative Unterstützung des techn. Dienstes, Tabellen- und Fristenverwaltung, Durchführung von fachbereichsinternen Abfragen, Koordination der Fortbildungen, Vorselektion, Fristenüberwachung und Anmeldung, Betreuung der Papierregistratur und elektronischen Akten (enaio), Mitarbeit bei der Bearbeitung des elektronischen Anlagenkatasters (ANKA), Korrespondenz mit Anlagenbetreibern

Vorbereitung von Sitzungen und Beschlüssen im Rahmen der Gremienarbeit, Erstellung von Präsentationen, Protokollführung, Vorbereitung von Reden bei Bedarf, Terminplanung und -koordination, Aufbereitung relevanter Informationen für Termine, Gewissenhafte Nachbereitung der Termine, Übernahme der Geschäftsführungskorrespondenz, Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern, Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen

Unterstützung der Bereichsleitung der Einheit Marketing im Tagesgeschäft, Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen und administrativen Tätigkeiten wie Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Reiseorganisation, Protokollierung und Zeiterfassung, etc., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von internen Meetings, Arbeit in Teilzeit (25,0 Stunden / Woche)

Arbeit im Team für Controlling und Finanzbuchhaltung, Erstellung von Projektabrechnungen in enger Abstimmung mit Projektleitern und Geschäftsleitung, Unterstützung des Teams bei der Debitoren und Kreditorenbuchhaltung, Anlage und Stammdatenpflege im CRM- und ERP-System, Bearbeitung flexibler Tagesaufgaben

Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale, Organisation der Tagespost, Betreuung von Besuchern, Fuhrparkmanagement, Unterstützung der Fachabteilungen in verschiedenen Aufgaben, Archivierungsarbeiten

Veröffentlichen von Stellenausschreibungen sowie Bewerbermanagement, Personalsachbearbeitung für einen definierten Mitarbeiterkreis vom Eintritt bis zum Austritt, Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Terminen und Fristen, Durchführung der vorbereitenden Tätigkeit für die monatliche Entgeltabrechnung für einen definierten Mitarbeiterkreis, Ansprechperson für einen definierten Mitarbeiterkreis bei administrativen Fragen rund um das Anstellungsverhältnis, Erstellung von Personalstatistiken und -auswertungen sowie Übernahme von Sonderaufgaben, Abwesenheitsvertretung innerhalb des HR-Teams

Ansprechperson für teilnehmende Gastfamilien und Akquise von neuen Plätzen, Matching der internationalen Studierenden mit Gastfamilien, Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Planung und Vorbereitung von Instituts- und Firmenbesuchen und von Exkursionen innerhalb Baden-Württembergs, Pflege einer Datenbank, Finanzverwaltung, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Allgemeine Unterstützung bei der Koordination der Kurzzeitprogramme, Planung und Vorbereitung von Institutsbesuchen, Planung und Vorbereitung des Begleitprogramms, Korrespondenz mit den Delegationsteilnehmenden auf Englisch, Organisation der Unterbringung der Gäste

Verantwortung für alle HR Prozesse mit Mitarbeitenden – von der Einstellung über die Betreuung bis zum Offboarding., Mitgestaltung des HR-Aufbaus und Entwicklung neuer HR-Prozesse., Eigenverantwortliche Schaffung einer strukturierten HR Basis, die mit dem Unternehmen wächst., Übernahme einer zentralen Rolle im Austausch mit Steuerberatern und eigenständige Bearbeitung erster Anfragen sowie kleinerer Themenbereiche., Planung und Koordination interner Team-Events sowie Besuche von externen Gästen., Sicherstellung des reibungslosen Bürobetriebs durch Verwaltung von Arbeitsmaterialien, Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds.

Unterstützung bei der Erstellung regelmäßiger Reports und Auswertungen, Erfassung von Daten in SAP, Scannen von Projektunterlagen und Bereitstellung in der digitalen Projektakte, Bearbeitung und Aktualisierung des Intranets

Unterstützung bei der Erstellung regelmäßiger Reports und Auswertungen, Erfassung von Daten in SAP, Scannen von Projektunterlagen und Bereitstellung in der digitalen Projektakte, Bearbeitung und Aktualisierung des Intranets

Unterstützung des Teams im kaufmännischen Projektmanagement - von der Angebotserstellung bis zur erfolgreichen Projektabwicklung, Erstellung interner Unterlagen wie Projektflyer und Referenzschreiben, Konzeption und Gestaltung individueller Projektpräsentationen für unsere Kunden, Behalten wichtiger Termine und Fristen stets im Blick und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Projektbearbeitung

Erstellung von Auswertungen, Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, Erstellung von Bestätigungen und Serienbriefe, Bearbeitung der digitalen Klienten-Akten, Mitwirkung bei der Ausfertigung der Klienten-Verträge, Unterstützung des Führungsteams im Bereich Wohnen, Mitgestaltung der Prozesse im Qualitätsmanagement, Teilnahme an Teambesprechungen

arbeiten den drei Bereichsleitungen zu und sind für deren Büroorganisation und Terminplanung zuständig, unterstützen die Bereichsleitungen in der Vorbereitung von Gremien, Sitzungen, Projekten, Veranstaltungen und Terminen, tragen zu einem reibungslosen Informationsfluss zwischen den Bereichsleitungen und den Fachbereichen bei, planen eigenständig interne und externe Veranstaltungen, sind verantwortlich für die Planung des Jahresablaufs innerhalb der Organisation und verwirklichen eigene Projekte, sitzen an der Nahtstelle von Geschäftsleitung, Kolleg*innen und Kooperationspartner*innen