Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten im Kanzleiumfeld, Analyse bestehender Prozesse und aktive Mitwirkung an deren Optimierung, Identifizierung und Dokumentation von Schnittstellen zwischen verschiedenen Software- und Datenbanksystemen, Erstellung von Auswertungen, Reportings und Controlling-Übersichten, Begleitung der Umsetzung von Projekten fachlich und organisatorisch, Unterstützung bei der wirtschaftlichen Bewertung und Nachverfolgung von Projektergebnissen, Dokumentation von Projektfortschritten, Ergebnissen und Erfolgskennzahlen, Sicherstellung einer strukturierten Kommunikation innerhalb der Teams, Enge Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement-Team, den Fachbereichen Finance, IT und Management

Sie koordinieren den anspruchsvollen Terminkalender der Geschäftsführung und sorgen für reibungslose Abläufe., Sie bereiten Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen vor – professionell und auf den Punkt., Sie behalten To-dos im Blick, priorisieren Aufgaben und entlasten die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft., Sie kommunizieren auf Augenhöhe mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern – klar, verbindlich und diskret.

Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenausschreibungen des Pflegedienstes, Unterstützung beim Bewerbermanagement, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Besprechungsplanung, Beschaffung von Informationen Rechercheaufgaben, Bestellung, Planung und Organisation von Veranstaltungen der Pflegedirektion

Selbstständige Bürokommunikation (Terminvereinbarungen, Telefondienst, E-Mail- und Briefpost-Verwaltung etc.), Selbstständige Büroorganisation (Einkauf von Büro- und Moderationsmaterial etc., Raumorganisation, größere Kopieraufträge, Postversandaktionen, Pressearchiv-Verwaltung), Prüfung von Rechnungen und Belegen, Organisation und Betreuung der Standortverwaltung sowie technische und büroorganisatorische Ausstattung der Mitarbeitenden einschließlich der Verwaltung von Miet- und Telefonverträgen, Vorbereitung, Teilnehmer-Management und organisatorische Begleitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Dienstreisemanagement sowie das Nachhalten offener Geschäftsvorgänge, Koordination des Gleichstellungsteams und der Arbeitskreise sowie Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von verschiedenen Dokumenten, Listen und Statistiken, Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen, Aktionen und Projekten sowie Unterstützung bei deren Durchführung, Pflege und Aktualisierung von Intranet-Inhalten des Gleichstellungsbüros, Informationszusammenstellung und Recherchen zu gleichstellungsrelevanten Themen, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Monitoring des Abteilungsbudgets sowie der Bestellvorgänge und Rechnungsbearbeitung

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung sowie eigenverantwortliche Übernahme von Projekten, Beauftragungen (z.B. Compliance) und weiteren Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation), Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, internen Abteilungen sowie externen Partnern

Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen, Zuarbeiten für das Controlling, Berichtswesen sowie die Wirkungsmessung, Unterstützung beim agilen Projekt-Management (OKR), Strukturen, Prozesse und Austauschformate planen und begleiten, Erstellen von KPI-Messwerten

Unterstützung von Prof. Dr. Arnd Huchzermeier und seinem Team als Assistenz, Überblick über die Aufgaben des Lehrstuhls und zentrale Schnittstelle zu internen und externen Partnern, Gestaltung der Internetseiten des Lehrstuhls und des Industriewettbewerbs, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Workshops, Koordination des Recruitings von Doktoranden und Studentischen Hilfskräften

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und der Beschäftigten, Unterstützung der Korrespondenz der Abteilungsleitung und Kommunikation der Gesamtabteilung (u.a. MS Teams, E-Mail), Terminmanagement, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung von Rechnungen, Ausfüllen von Formularen und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, z.B. Buchung von Hotels, Räumen und Catering, Verwaltung der Verträge für studentische Hilfskräfte und Praktikant*innen, Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Organisation der Lehre, z.B. Kommunikation mit dem Prüfungsamt am Fachbereich der Goethe-Universität

Bearbeitung von Bewerbungen, Führen von Erstgesprächen per Video, Organisation von Zweitgesprächen vor Ort, Erstellung von Angeboten und Verträgen, Onboarding neuer Mitarbeiter

Unterstützung des Projektportfolio-Management-Office im Rahmen der Projektbetreuung und Aufgaben rund um die Projektportfolio- und Ressourcensteuerung, Pflege und Validierung von Projektdaten zur Sicherstellung konsistenter Reporting-Grundlagen, Mitarbeit bei der Aufbereitung von monatlichen Gesamtportfolioreports, Erstellung & Aufbereitung von Unterlagen für Steuerkreise und Vorstand, Zuarbeit bei der Weiterentwicklung von Methoden, Standards und Prozessen, Unterstützung bei der Einführung einer Projektmanagement-Community und Hilfe bei der Organisation von Workshops und Meetings

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Eigenständige Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, Selbstverantwortliche Organisation sowie Umsetzung von anvertrauten Themen, Zentrale Schnittstelle und verlässliche Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Kliniken, internen Abteilungen und externen Partnern

Unterstützung des Vorstands bei organisatorischen und administrativen Belangen (Termin- und Reisemanagement, Planung, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen), Management der ein- und ausgehenden Post und E-Mails sowie allgemeine Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen in Deutsch und Englisch, Buchung von Reisen im In- und Ausland, Organisation von Reisedokumenten, Bearbeitung von Reise- und Bewirtungsbelegen und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Prüfung von Dokumenten und Verträgen, Überwachung von Deadlines und Terminfristen, Abstimmung von Anfragen für Vorträge, Podcasts und Interviews mit der Presseabteilung, Begleitung des Versands von Mailings in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung und Pflege von Kontakten im CRM-System, Mitwirkung bei der Organisation und Betreuung zentraler Gremien (Hauptversammlung, Poolversammlung, Aufsichtsrat und Beirat), Planung und Koordination der Sitzungstermine, Erstellung der Einladungsunterlagen, Tagesordnungen sowie Protokolle, Abstimmung der Vorstandspräsentationen und Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs

Einscannen sowie Archivierung von Unterlagen, Organisation von Teammeetings, Telefondienst und Postbearbeitung, Erstellung einfacher Schreiben sowie deren Versand, Einkuvertieren von „Massenversand“ mit Kuvertiermaschine

Eigenverantwortliche Erledigung von Sekretariats- und Assistenzaufgaben inkl. Verwaltung, Büro-/ Kundenkommunikation, Erstellung von Versandunterlagen und Bearbeitung, Angebotserstellung, Sicherstellung dienstleistungsorientierter Abläufe und Verstärkung im Kundenservice, Unterstützung des Teams und engagierte Organisation von Prozessen und Büroabläufen

Organisation und Koordination von Büroabläufen, Bearbeitung von kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Fachabteilungen, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Terminplanung und -koordination, Nutzung moderner Bürosoftware und IT-gestützter Prozesse

Organisation und Erledigung aller im Anwaltssekretariat typischerweise anfallenden Aufgaben, Vorausschauende Unterstützung unserer Rechtsanwälte und -anwältinnen bei der Mandatsarbeit und sonstigen Tätigkeiten (Konferenzen, Business Development, Wiedervorlagen und Fristen, Konfliktprüfungen etc.), Betreuung von Mandanten und Gästen am Telefon, Empfang und per E-Mail, Allgemeine Korrespondenz sowie Bearbeitung von Schriftsätzen und Präsentationen, Sorgfältige Aktenanlage, Aktenführung und digitale Ablage, Termin- und Reiseplanung im In- und Ausland, Mitgestaltung von internen und externen Veranstaltungen, Unterstützung bei der allgemeinen Bürorganisation (u.a. Abstimmung mit Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial und Vorräten u.v.m), Mitarbeit im administrativen Bereich (beispielsweise Marketing)

Zentrale Anlaufstelle für das Team sein, Klassische Aufgaben im Sekretariat übernehmen (Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Termin- und Reisemanagement, Arbeit mit SAP), Souverän mit Mandanten kommunizieren, Sich um die Rechnungsstellung kümmern, Präsentationen, Verträge und andere Dokumente vorbereiten und nachbereiten, Meetings organisieren, Administrative Aufgaben unterstützen