Bearbeiten von Ein- und Ausgangsrechnungen, Allgemeiner Schriftverkehr, Bearbeitungen von interner und externer Post, Schlüsselverwaltung, Allgemeiner Schriftverkehr im Personalwesen, Führung der Heimkasse, Weitere Tätigkeiten im Aufgabenfeld der Personal- und Kundenbezogenen Bereichen

Erfassung neuer Klient*innen zur Leistungserfassung, Prüfung der abzurechnenden ambulanten und teilstationären Leistungen sowie Erstellung der Rechnungen an alle Kostenträger, Eigenständige Prüfung der Kostenübernahmen, Aufbereitung, Auswertung und Pflege von Daten, Die selbständige Bearbeitung der Anfragen von Kostenträgern, Klient*innen und Angehörigen, Kassenführung, Forderungsmanagement/Abstimmung der Debitoren, Eigenständige interne und externe Kommunikation und Korrespondenz (Kostenträger, Klient*innen)

Erstellung der zahlenmäßigen Verwendungsnachweise für verschiedene Zuwendungsgeber*innen, Unterstützung des Projektcontrollings und Vorbereitung der Projektabrechnung, Korrespondenz mit Zuwendungsgeber*innen auf Deutsch und Englisch, Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Projektmanagement, Organisation der Projektablage und -dokumentation, Zuarbeit bei der Beantragung von Dritt- und EU-Fördermitteln, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Personalprozessen, ggf. Teilnehmer*innenwerbung für Veranstaltungen und Unterstützung der Veranstaltungsorganisation

Unterstützung der Energiebeschaffung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft und bei allen anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben, Unterstützung bei der Telefon- und Internetrecherche von projektrelevanten Sachverhalten, Unterstützung beim Kontakt- und Vertragsmanagement sowie der allgemeinen Projektdokumentation, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen wie Serienbriefen, Präsentationen, Tabellen und Berichten

Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten zur fachlichen Unterstützung, Beurkundung und Fortführung von Personenstandsfällen, Eheschließungen, Nachbeurkundungen, Entgegennahme namensrechtlicher Erklärungen und besonderer Beurkundungen, Ausstellung von Urkunden, Besondere Beurkundungen

Grundsatz- und Organisationsangelegenheiten im Referat I B, Projektarbeit / Projekt- Maßnahmencontrolling, Koordinierungsaufgaben im Zusammenhang zwischen Fachbereichen und der Projektarbeit, Koordinierung, Vor- und Nachbereitung von Terminen der Referatsleitung und der Projektleitungen, Teilnahme und Protokollführung an Sitzungen der Referats- und Projektleitungen, Aufbereitung von Informationen an Interne und Externe, Fertigung von schriftlichen Vorlagen sowie Antwortentwürfen in der Regel im Rahmen der Kommunikation mit der Senatsverwaltung, dem Abgeordnetenhaus und den Verbindungsstellen von anderen Senatsverwaltungen, Erstellen und Fertigen von Vermerken, Unterstützung des Beschwerdemanagements, Analyse und Optimierung von Prozessen sowie die Beratung in organisatorischen Fragen, um die Effizienz und Funktionsweise des Referats I B zu verbessern

Angelegenheiten der Bestellung nebenamtlicher Prüferinnen und Prüfer, Verwaltung des Bestandes an Prüferinnen und Prüfern einschließlich Führung der Prüferdatei, Prüferbelastungsstatistik, Kontrollmitteilungen an die Finanzämter über Prüferhonorare, Honorierung von Prüferinnen und Prüfern sowie Saalaufsichten in der staatlichen Pflichtfachprüfung einschließlich Klausurvorschläge, Mitarbeit bei der Durchführung der Klausurtermine in der staatlichen Pflichtfachprüfung und der zweiten juristischen Staatsprüfung, Schreibarbeiten aus dem Bereich staatliche Pflichtfachprüfung sowie nach Einzelzuweisung, Schreibarbeiten aus dem Bereich Eignungsprüfung nach EuRAG betr. Einwendungs- und Klageverfahren, Vorbereitung und Nachbereitung der mündlichen Prüfungen der staatlichen Pflichtfachprüfung, insbesondere Feststellung der Beurkundungsreife von Examenszeugnissen, Erstellung der Gesamtzeugnisse der ersten juristischen Prüfung, insbesondere Feststellung der Beurkundungsreife der Gesamtzeugnisse

Beamter/in Abschnitt bei Dir 3 A 32

Organisation des Büros (z.B. Verwaltung des Büropostfachs, Pflege von Terminübersichten und Fristenüberwachung, Kontakt- und Adressverzeichnissen, Erledigung der Korrespondenz), Reise- und Veranstaltungsmanagement (Besucherbetreuung, Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von (Auslands-)Reisen), Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Intranet- und Internetrecherchen

qualifizierte Sekretariatsaufgaben wie z. B. Besprechungsorganisation und Terminplanung, Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen sowie Schriftverkehr mit internen und externen Akteurinnen und Akteuren, Bearbeitung, Formatierung und Korrektur von zum Teil umfangreichen Dokumenten unter Verwendung von Formatierungsvorlagen, Vor- und Nachbearbeitung sowie Protokollierung von Sitzungen der Mindestlohnkommission, Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsstelle, wie z. B. Wissenschaftsworkshops, Elektronische Aktenführung (E-Akte Bund) und Controlling des Berichtswesens, Mitarbeit an der Fortentwicklung des Digitalisierungsprozesses im Sekretariatsbereich, Abwicklung von Beschaffungsvorgängen unter Verwendung der Software MACH

Informationsschnittstelle nach innen und außen, Aufnahme von Anträgen, Verwaltung der Mitgliederdatenbank des Vereins und der Mitgliedsbeiträge (Schnittstelle zur Buchhaltung), Verfassen des vereinsinternen Newsletters „Mitgliederinfo“, Mitgliederkommunikation und Organisation Vereinsleben, Sekretariatsarbeiten (Terminkoordination und -überwachung, Fertigung von Schriftsätzen, Telefondienst, etc.) für die Geschäftsführung und die Geschäftsstelle, Ablage und Aktenführung im Bereich der Geschäftsstelle, Erstellung von Verteilern, Vorlagen, Ablaufplänen für Jour Fixes der Geschäftsstelle und der Arbeitsgruppen, Protokollführung bei Besprechungen und Versammlungen, Logistik Raumbelegung und Koordination Reinigung, Visaanträge, einschließlich der Erstellung zusätzlicher Dokumente sowie der Kommunikation mit Visastellen, Konsulaten und in Einzelfällen der Anfrage bzw. Unterstützung bei parlamentarischen Anfragen

Mitarbeit im Anforderungsmanagement, Kommunikationsschnittstelle zu den beauftragten Firmen, Unterstützung bei der Steuerung und Überwachung der auszuführenden Tätigkeiten der eingesetzten externen Dienstleister, Unterstützung bei der Erbringung von IT-Dienstleistungen im Zusammenhang mit verfahrensunabhängiger Infrastruktur (Hardware-, Software- und Nutzermanagement) für Berufsorientierung (BO) Teams und BO Tandems, Betreuung der Anwender/innen, Organisation und Durchführung von Schulungen, Fach-Admin für das Ticketsystem der Abteilung IV (berufliche sowie zentralverwaltete Schulen und ministerieller Bereich), Bereitstellen und Pflegen von Auswertungswerkzeugen, Mittelbewirtschaftung und Titelverwaltung in Abstimmung mit IV E, Personalverwaltung (IPV – Bearbeitung und Pflege der Personaldaten, Büroorganisation (bspw. Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Unterstützung der Referatsleitung bei der Terminkoordination und Sitzungsmanagement, Archivierung von Schriftgut, Bestellung von Arbeitsmaterial)

Selbstständige Bearbeitung aller Geschäftsvorfälle der Debitorenbuchhaltung, Bearbeitung von Eingangsrechnungen mittels Dokumentenmanagementsystem (DMS), Durchführung von Kontenklärungen und Kontenabstimmungen und Pflege von Stammdaten im Buchhaltungssystem, Buchung von Kasse und Banken und Durchführung des Mahnwesens, Unterstützung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB, Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen für den Wirtschaftsprüfer und den Steuerberater

Interesse an Verwaltungsaufgaben und bürowirtschaftliche Abläufe

Unterstützung der Finanzbuchhalter*innen im operativen Tagesgeschäft, Bearbeitung des Schriftverkehrs und der E-Mails, Scannen, Buchungen nach Vorgabe der Finanzbuchhalter*innen durchführen (z.B. Eingangsrechnungen, Kassenbelege etc.), Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, Stammdatenpflege, Kontenklärungen, Allgemeine Büroarbeiten, Kassenbücher/-belege

Unterstützung der Zentralen Leistungsabrechnung in administrativen Aufgaben, Verantwortung für die korrekte Zuweisung der Leistungsnachweise, Arbeit mit Ablagesystem, Enge Zusammenarbeit mit den Kostenträgern und anderen Abteilungen, Kontaktaufnahme mit Niederlassungen, um fehlende Informationen einzuholen

Verantwortung für die organisatorische Planung und Durchführung von medizinisch-pflegerischen Fortbildungen, Koordination von Terminen, Räumen und Catering, Pflege der Veranstaltungsdatenbank (Kufer), Enge Zusammenarbeit mit Kunden und Dozenten

Eigenverantwortliche Sicherstellung der ordnungsgemäßen Abrechnung sämtlicher Leistungen, Überwachung und Bearbeitung offener Debitoren sowie Forderungsmanagement bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren, Durchführung von Kontenabstimmungen, Erstellung und Buchung von Belegen im Rahmen der Buchhaltung, Kommunikation mit internem und externem Ansprechpartner/-innen bei offenen Posten und komplexen Sachverhalten

Eigenverantwortliche Abrechnung aller erbrachten Leistungen nach SGB V, SGB XI und SGB XII, Bearbeitung von Rechnungsreklamationen nach klaren Vorgaben, Austausch mit internen Schnittstellen wie Niederlassungen und Finanzbuchhaltung, Beitrag zu reibungslosen und termingerechten Abrechnungsprozessen