Eigenständige Durchführung der operativen HR-Administration, Erstellung und Pflege von Personalakten sowie Verträgen und Bescheinigungen, Durchführung von Ein- und Austrittsprozessen inkl. Stammdatenpflege, Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung (vorbereitende Payroll), Pflege abrechnungsrelevanter Daten, Prüfung von Rückläufen und Auswertungen, Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen, Unterstützung bei HR-Auswertungen und Reporting

Du prüfst AML-Transaktionen, Alerts und Auffälligkeiten und stellst sicher, dass alles nachgültiger SFO läuft, Du kontrollierst Verdachtsmeldungen für die FIU und gibst sie ab, Du unterstützt bei Schulungsmaßnahmen und Trainings für AML Ops Mitarbeiter, Du dokumentierst Fehler, Abweichungen und Verbesserungsvorschläge und erstellst QA-Reports für Management und Compliance, Du unterstützt bei internen und externen Audits, Du hilfst bei der Optimierung von AML-Systemen und Prozessen

umfassende Projektverantwortung für Baugenehmigungsverfahren, Steuerung und Entscheidung von Bauanträgen von der Beratung bis zur abschließenden Umsetzung, Koordination der erforderlichen Beteiligungen und Beurteilung aller entscheidungserheblichen Fragestellungen

Prüfung von komplexen Einzelfällen im Dienstrecht, insbesondere im Zusammenhang mit Verbeamtungen, Wiederherstellung der Dienstfähigkeit oder Ruhestandsversetzungen., Bearbeitung von Fragestellungen des Arbeitszeitrechts unter Anwendung gesetzlicher, tariflicher Regelungen, Dienstvereinbarungen und Rechtsprechung., Zusammenarbeit mit Personalvertretungen und Gremien sowie Steuerung von Beteiligungsverfahren in beamtenrechtlichen und referatsübergreifenden Angelegenheiten., Mitgestaltung der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Personalverwaltung, einschließlich Bedarfsabstimmung, Prozessoptimierung, IT-Konsolidierung und Beratung von Nutzenden.

Bauaufsicht, umfassende Projektverantwortung für Baugenehmigungsverfahren, Steuerung und Entscheidung von Bauanträgen von der Beratung bis zur abschließenden Umsetzung, Koordination der erforderlichen Beteiligungen und Beurteilung aller entscheidungserheblichen Fragestellungen

Bearbeitung und Buchung/Kontierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen (Kreditoren- / Debitorenbuchhaltung), Überwachung der Zahlungsein- und -ausgänge, Rechnungsanweisungen (bei Leistungen an Dritte) erstellen und buchen, Kontenpflege und –klärung bei Debitoren und Kreditoren (Erstellung und Bearbeitung von Mahnungen), Unterstützung bei den Jahresabschlussarbeiten, Vermietung städtischer Räume und Veranstaltungsflächen (Koordination der Belegungstermine, Abschluss von Verträgen und Rechnungstellung, Abstimmung mit Hausmeistern, Schriftverkehr etc.), Verwaltung / Pflege der Mietverträge mit Stadt und externen Mietern (Mieterwechsel, Mietänderungen etc.). Betreuung der Mieter, Verwaltung und Pflege der Mietobjektdaten mit dem ekom21 Facility Management Modul LuGM (Liegenschafts- und Gebäudemanagement) sowie dem neuen Programm Capitol, Durchführung der Umlagen- und Nebenkostenabrechnungen (Heiz- und Betriebskosten, Sondervereinbarungen mit Vereinen etc.), Verwaltung der EVU (Energieversorgungsunternehmen)-Verträge, Zuarbeiten für die Betriebskommission (Vorlagen, Einladungen), Zuarbeiten für die zwei Betriebsleiter (Schriftverkehr, Terminvereinbarungen, Rechnungsstellungen, Dokumentenverwaltung)

Kaufmännische Beauftragung, Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen, Bestellungen und Aufträgen im Bereich Bau & Technik, Kaufmännische Abwicklung sowie Dokumentation von Bau-, Wartungs- und Technikmaßnahmen, Betreuung und Pflege der CAFM-Systeme (z. B. Wave, Roxtra) sowie Verwaltung technischer und kaufmännischer Daten, Unterstützung der Team-, Instandhaltungs- und Projektleitungen bei Vergaben, Schriftverkehr und administrativen Aufgaben, Mitwirkung bei Wirtschaftsplanung, Budgetüberwachung und Controlling innerhalb der Abteilung Bau & Technik