Aufbau, Einrichtung und Weiterentwicklung eines zentralen Fakturierungsmanagements für die TU Hamburg, Erhebung, Konzeption, Integration und Dokumentation von der Einführung eines zentralen Fakturierungsmanagements unter Einhaltung formeller und rechtsverbindlicher Vorgaben, Überwachung des Zahlungsverkehrs und Koordination mit allen Beteiligten, Kunden- und adressatengerechte Implementierung inklusive der erforderlichen Anwenderschulungen, allgemeine Unterstützung und Vertretung des Debitorenmanagements

Büro-Organisation und Unterstützung der Geschäftsführung, indem du Termine koordinierst und die Post bearbeitest, Erstellung von Rechnungen und Angeboten, Betreuung der Telefonzentrale, Führung von Korrespondenzen, Erstellung von Präsentationen, Organisation von Dienstreisen

Seminaranmeldungen von Mitgliedern, Gästen und der Warteliste bearbeiten und Einladungen bzw. Absagen versenden, Die Zielgruppe bzw. berufliche Tätigkeit der Kundinnen/Kunden unter Berücksichtigung der Branchenzugehörigkeit prüfen, Auskünfte erteilen und allgemeine Anfragen der Teilnehmenden beantworten, Beschwerden von Teilnehmenden aufnehmen, Elektronische Rechnungen und Anträge auf Kostenerstattung bearbeiten, Bei unklaren Voraussetzungen die Zulassung mit der Arbeitsbereichsleitung klären sowie ggf. das Ablehnungsschreiben erstellen und versenden, Auskünfte erteilen und bei Bedarf Anmeldedaten abfragen, Seminarauslastung laufend kontrollieren, Teilnehmendenliste und Seminarunterlagen an Dozierende versenden, Seminarteilnehmende und Dozierende über Stornierungen informieren, Seminar externer Anbieter bearbeiten und entsprechende Kostenübernahmeerklärung oder -ablehnung erstellen sowie versenden, Seminarräume vorbereiten, Mängel oder Störungen in den bundesweiten Schulungsstätten erfassen

Eigenständige Bearbeitung der laufenden Buchhaltung, Vorbereitung und Erstellung der Jahresabschlüsse sowie des Haushaltsplanes, Unterstützung bei Beitragsabrechnungen, Mahnwesen und Zahlungsabgleich, Entgegennahme und Weitervermittlung von eingehenden Anrufen, Eingabe, Betreuung und Verwaltung der Mitgliederdaten (Neuaufnahme, Sterbefälle, Ummeldungen usw.), Verwaltung der ein- und ausgehenden Post

Eigenverantwortliche Abwicklung des gesamten Importgeschäfts für einen definierten Lieferantenkreis zur termingerechten Lieferung der Waren., Pflege der Artikelstammdaten, vollständige Abwicklung des Bestellwesens, Kontrolle von Lieferterminen und Bearbeitung von Reklamationen., Schnittstellenfunktion zwischen internen Abteilungen und externen Partnern (Lieferanten, Speditionen) zur Sicherstellung eines reibungslosen Importprozesses., Sorgfältige Bearbeitung und buchhalterische Erfassung der Wareneingänge., Eigenständige Durchführung der Frachtkostenkontrolle., Zusammenarbeit mit Speditionen, Verantwortung für korrekte Verzollung und eigenständige Tarifierung von Importwaren., Termingerechte Bearbeitung und Zahlung ausländischer Warenrechnungen.

Betreuung von Kunden rund um Büro- und Objekteinrichtungen, Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen im ERP-System (Concept Office), Koordination von Lieferterminen und Zusammenarbeit mit dem Montageteam, Unterstützung des Vertriebsteams bei Projekten und Kundenkommunikation, Professionelle Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen

Betreuung von Kfz-Flotten sowie Einzelverträgen und ständiger Austausch mit Kunden und Versicherungsgesellschaften, Durchführung von Vertragsänderungen und Modifizierungen, Sorgfältige Prüfung von Versicherungsscheinen und Dokumenten, Effiziente Bearbeitung im Schadenmanagement, Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen, Erfassung und Bearbeitung von Informationen im Kundenverwaltungsprogramm

Gestaltung und Prüfung von Arbeitsverträgen bei rechtlich schwierigen Sachverhalten, Personalverfügungen inkl. vorheriger Mitbestimmung (z.B. Abordnung, Personalgestellung), Prüfen der Eingruppierungsvoraussetzungen (inkl. Stufenfindung) bzw. Laufbahnvoraussetzungen, Gestaltung, Prüfung sowie Unterbreitung von Vorschlägen zu Disziplinarmaßnahmen, Aufstellen und Aktualisieren von Organigrammen zur Verwaltungsgliederung, Bearbeitung des Stellenplans softwaregestützt, Einrichtung von Stellen im Programm LOGA und Bewirtschaftung der Stellen, Erarbeitung und Verhandlungen zu Dienstvereinbarungen, Pflege und ständige Aktualisierung der Stellen- und Dienstpostenbeschreibungen, Führen von Arbeitsplatzinterviews und Dokumentation, Aufgabenkritik, Erstellen neuer Stellenbeschreibungen/Dienstpostenbeschreibungen, Festlegung des Anforderungsprofils, Gestaltung bzw. Aufbereitung der Stellenausschreibungen, Teilnahme an Auswahlverfahren, Begleitung und Umsetzung organisatorischer Maßnahmen im Zusammenhang mit Interkommunaler Zusammenarbeit oder nach Einführung und Anpassung von digitaler Tools, Unterstützung der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung, Offenheit für eine agile Zusammenarbeitskultur

Durchführung und Weiterentwicklung des debitorischen Mahnwesens sowie Klärung komplexer Forderungssachverhalte, Kreditlimitmanagement inkl. Bonitätsprüfungen, Anfragen bei Kreditversicherungen sowie Pflege und Verwaltung bestehender Kreditverträge (WKV und APG), Erstellung und Analyse von Überfälligkeits- und Forderungsanalysen inklusive Kommentierung und Handlungsempfehlungen, Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle in den Bereichen Banken, Debitoren, Kreditoren sowie Sachkonten, Führung des Hauptbuchs inklusive laufender Kontenabstimmung und inhaltlicher Klärung, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen nach HGB, Aktive Mitarbeit bei der Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen

Bedarfsgerechte Abwicklung aller ein- und ausgehenden Container und sonstigem Ladungsequipment, Abwicklung der an den Kundenanforderungen orientierten Reparatur sowie der Zurverfügungstellung der Container aus den Reparaturwerkstätten und dem Leerlager/Depot am jeweiligen Standort, Enge, teamorientierte Zusammenarbeit mit den Gerätefahrern und manuellen Vorprüfern am Gate an allen Standorten von HCCR, Abwicklung der Betriebsabläufe rund um die Logistik unter Berücksichtigung von Auftragsvolumen, Kapazitäten an Personal sowie Geräten, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz sowie Kosten, Verteilung von Fahraufträgen an die Gerätefahrer im Rahmen allgemeiner Vorgaben, Planung der Blockbelegung und Anlegen von Blöcken nach entsprechenden Sortierkriterien gemäß den Kundenvorgaben bzw. den betrieblichen Bedürfnissen, Steuerung der Verkehrsströme sowie der Container und Prioritätenfestlegung, Aktivierung und Überwachung der Fahraufträge (Leercontainerbestellung), Prüfung der abgeforderten Container (vorhandene Menge), Annahme und Auslieferung von Containern etc. per LKW und Bahn, Laufender Informationsaustausch mit den anderen zuständigen Stellen des Unternehmens zur Sicherstellung reibungsloser Betriebsabläufe und Einhaltung vorgegebener Termine, Containersteuerung mit dem jeweiligen Steuerungsprogramm N4/ CTIS/ XPS/ MTLS/ ITS/ SC-Flow u.a.

Operative Personalarbeit und Mitarbeiterbetreuung vom Eintritt bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Nachträgen, Bescheinigungen, Abmahnungen, Kündigungen und Zeugnissen, Anmeldung neuer Mitarbeitender beim Steuerberater, Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Führen von tabellarischen Übersichten und Stammdatenpflege

Betreuung eines internationalen Kundenkreises (je nach Schwerpunkt) im Team, Auftragserfassung und ‑fakturierung, Reklamationsbearbeitung, Internationale Messeteilnahme, Andere Verkaufsaktivitäten, Bemusterungen, Auswertungen und Pflege der Kundenstammdaten

Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Pflege des digitalen Dokumentenmanagementsystems, Unterstützung bei der Verfahrensbearbeitung, Allgemeine Organisations- und Assistenztätigkeiten

Enge Zusammenarbeit mit dem Revisionsleiter bei der Koordination laufender Themen und Projekte, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen, Terminen und Fristen, Organisation und Vorbereitung von Abstimmungen, Besprechungen und Unterlagen, Vorbereitung von Präsentationen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen, Einholung, Strukturierung und Aufbereitung von Informationen aus den Fachbereichen, Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und Koordination interner und externer Prüfungen (z. B. IDW-Prüfungen), Sicherstellung einer klaren, adressatengerechten internen und externen Kommunikation, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Arbeitsweisen und Abläufen im Umfeld der Internen Revision

An-, Ab- und Ummeldungen von Haupt- und Nebenwohnsitzen, Erstellen von Meldebescheinigungen, Auswertungen, Erstellen von Listen und Statistiken, Antragsannahme zu Reispässen und Personalausweisen, Prüfung von Ausweispflichtbefreiungen, Prüfung von internationalen Dokumenten, Wählbarkeitsbescheinigungen prüfen und erstellen

Fachkundige Unterstützung unserer Vertriebspartner bei der Angebotserstellung im Bereich der gewerblichen Sachversicherungen mithilfe eines führenden Vergleichsrechners., Agieren als Schnittstelle zwischen Vertriebspartnern und Versicherungsgesellschaften, um bedarfsgerechte Lösungen zu ermitteln und den Kundenmehrwert in den Mittelpunkt zu stellen., Einarbeitung in komplexe Sachverhalte zur Herausstellung der besten Kundenlösung., Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Kundenberatungsprozesses., Unterstützende Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung des TauRes-Beratungsansatzes.

Annahme, Konkretisierung und fachgerechte Weiterleitung der von den Standorten gemeldeten technischen Bedarfe, Entwicklung genereller Lösungsansätze für typische technische Bedarfe, die Praktikabilität und Wirtschaftlichkeit berücksichtigen (sowohl standortbezogen als auch standortübergreifend), Entwicklung individueller Lösungen zur Behandlung untypischer technischer Bedarfe, Inhaltliche Begleitung des Abarbeitungsprozesses, Ermittlung und Analyse der Ursachen wiederkehrender Instandhaltungsbedarfe – Nachverfolgung von Instandsetzungsbedarfen, Unterstützung der Einrichtungen bei allen im Zusammenhang mit der Instandsetzung auftretenden Fragen inkl. der Kommunikation gegenüber den Unterkunftsmitarbeitenden und Bereichsleitungen, Selbständige Erstellung und Pflege von Excel-Dateien, Erhebung, Erfassung und Berichterstattung aller notwendigen Daten für alle Instandsetzungsbedarfe an allen F&W-Standorte, Eigeninitiative Auswertung auffälliger Sachverhalte und Entwicklung von Konzepten zur Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen im Unternehmen

Laufende Bearbeitung der Finanzbuchhaltung inklusive Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Erstellung von Monats- und Jahresberichten im gewerblichen Segment, Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, Überwachung und Analyse der Finanzdaten zur Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Entscheidungen, Zusammenarbeit mit externen Prüfern und Beratern, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien

Du bist Ansprechperson für alle Versicherungsfragen unserer FMS-Niederlassungen weltweit und kommunizierst mit der Kollegschaft, Versicherern, Maklern, Gutachtern wie Anwälten, Du betreibst eigenständig das Claims Management im Bereich Verkehrshaftungs- und Warentransportversicherung, Du analysierst Schadensursachen und leitest präventive Maßnahmen ab, Du unterstützt bei der Optimierung unserer Prozesse aktiv mit und bringst eigene Ideen ein

Übernahme der Verantwortung für die Administration aller personalrelevanten Prozesse unserer Vertriebspartner:innen und Vertriebsassistenzen im CRM-System., Verantwortung für die Erfassung, Pflege und Verwaltung ein- und ausgehender Verträge sowie die Erstellung und Verwaltung interner und externer Systemzugänge., Administrative Unterstützung im Rahmen von Beförderungs- und Vertragsanpassungsprozessen und Sicherstellung einer korrekten Dokumentation., Eigenständige Kommunikation mit aktiven und ehemaligen Vertriebspartner:innen per Telefon und E-Mail., Aktive Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Optimierung abteilungsinterner Prozesse.