Pflege von Stammdaten, Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen, Bearbeitung von Widersprüchen aus der Nebenkostenabrechnung, Enge Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung, Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Objektbewirtschaftung, Vergabe von Instandhaltungsaufträgen und Nachverfolgung dieser, Kontrolle, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen, Bearbeitung von Versicherungsschäden und -vorgängen, Überwachung und Optimierung von Bewirtschaftungsverträgen, Kontrolle der Erfüllung aller vertraglichen Pflichten von Drittdienstleistern, Umsetzung von Instandsetzungsmaßnahmen und Verfolgung von Gewährleistungsfällen bei Neubauten, Führung von Akten und Archivierungen (digital/analog), Mieterkommunikation

Laufende Finanzbuchhaltung, Kreditoren- / Debitorenbuchhaltung, Regelmäßige Abstimmung der Konten, Stammdatenpflege, Vorbereitung der Jahresabschlüsse für den Steuerberater (u. a. GmbH), Prüfung von Sollstellungen sowie Durchführung des Zahlungsverkehrs, Abwicklung des Mahnwesens, Erstellung der jährlichen Heiz- und Nebenkostenabrechnungen, Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen, Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, Allgemeine Verwaltungsarbeiten, Kautionsverwaltung

Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden sowie für Sozialversicherungsträger und Behörden, Melde- und Bescheinigungswesen, Führen und Pflegen der Personalakten, Betriebsprüfungen vorbereiten und begleiten, Stammdatenpflege, Unterstützung und Zuarbeitung des Sicherheitsbeauftragten, Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, Allgemeine Verwaltungsarbeiten, Kautionsverwaltung

Erfassung der Eingangspost/ Postausgang (DMS), Bearbeitung von zivilprozessualen Kostenfestsetzungs- und Zwangsvollstreckungsanträgen, Fristenpflege und -kontrolle (Fristenbuch, DMS), Bearbeitung der Kommunikation über das elektronische Anwaltspostfach (beA), Abrechnung von Anwaltsgebühren (Stundenabrechnungen und RVG-Gebühren), Mandatsverwaltung und Mandantenkommunikation, Teamassistenz und allgemeine Sekretariatsaufgaben

Eigenverantwortliche Betreuung eines festen Mandantenstamms als zentrale/r Ansprechpartner/in, Erstellung und Optimierung der laufenden Finanzbuchhaltung sowie Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen, Anfertigung betrieblicher und privater Steuererklärungen, Korrespondenz mit Finanzämtern und Behörden, Unterstützung und Beratung unserer Mandanten bei steuerlichen Fragestellungen im Tagesgeschäft

Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen sowie Zusammenfassenden Meldungen im Inland für Gesellschaften und Organschaften in der Enerparc Gruppe, Korrespondenz mit den Finanzbehörden zu umsatzsteuerlichen Fragestellungen, Zusammenarbeit mit ausländischen Steuerberatern hinsichtlich EU-weiter Umsatzsteuer-Compliance und Vorbereitung der jeweiligen umsatzsteuerlichen Meldungen, Unterstützung bei stromsteuerrechtlichen Anmeldungen, Anträgen und Erklärungen, Mitarbeit in der umsatzsteuerlichen Beurteilung von Ein- und Ausgangsleistungen sowie der Bestimmung der Verbuchung dieser Geschäftsvorfälle, Beurteilung abwechslungsreicher nationaler und internationaler Sachverhalte für verschiedene Gesellschaften aus umsatzsteuerlicher Sicht. Der Fokus liegt hier auf den umsatzsteuerlichen Konsequenzen von neuen Geschäftsmodellen und Lieferketten und deren steueroptimaler Implementierung, ggf. Registrierung im Ausland, Koordination und Schnittstellenmanagement mit anderen Abteilungen (Controlling, Legal, Projektentwicklung) und Standorten (Spanien, Frankreich, Niederlande)

Eigenverantwortliche Führung von Debitoren-, Kreditoren-, Verrechnungs- sowie Vertragskonten für unterschiedlichste Finanzierungsformen inklusive proaktiver und lösungsorientierter Klärung von Differenzen, Übernahme fachlicher Spezialaufgaben wie die Bearbeitung komplexer Kontierungsfälle, Abwicklung des Mahnwesens, Konzeptionierung und Ausführung von Meldungen an externe Empfänger (z. B. Finanzämter oder EU-Register), Eigenständige Erledigung von Jahresabschlussarbeiten wie Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen und Inventuren, Bestandsbewertungen sowie Prüfung ein- und ausgehender Saldenmitteilungen, Aktive Mitarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Fachbereichs, Konzeptionierung, Test und Einführung von technischen Lösungen zur Automatisierung der Rechnungswesenprozesse

Durchführung der kaufmännischen und zuwendungsrechtlichen Prüfung der Finanzpläne aus Förderanträgen innovativer Unternehmen und Startups, Bearbeitung der Mittelabrufe und zahlenmäßigen Verwendungsnachweise (Kostenaufstellungen und Belege) inklusive Veranlassung der Auszahlung von öffentlichen Mitteln (Landesmittel und EFRE-Mittel), Beratung der Antragstellenden sowie Aufrechterhaltung der Kontakte zu den geförderten Unternehmen, Übernahme der kaufmännischen und administrativen Betreuung der geförderten Projekte von der Antragstellung bis zum Projektabschluss, Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten und Reportingaufgaben.

Vorbereitende Tätigkeiten für die monatliche Buchhaltung, Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Mahnwesen, Ablage, Führen der elektronischen Mieterakte, Digitalisierung von Akten, Ansprechpartner für die Mieter (laufend), auch an Wochenenden und in Notfällen (selten), Regelmäßige Besuche am Objekt, Übersicht aller Belege, Übersicht aller Kostenpositionen, Erstellung der Abrechnungsbögen für einzelne Mieter, Terminüberwachung, Einweisung und Kontrolle

Kommunikation und Korrespondenz mit Klient*innen bzw. deren Betreuenden und dem Team, Bearbeitung von E-Mail-Ein- und -Ausgängen und Entgegennahme von Telefonanrufen, Empfang von Klient*innen sowie Weitergabe von Informationen an das Beratungsteam, Planung, Vergabe und Koordination von Klient*innenterminen unter enger Abstimmung mit Berater*innen, Führung und Pflege von Klient*innenakten (digital und analog), Datenpflege und Verwaltung innerhalb einer Klient*innensoftware, Controlling und Organisation, Mitwirkung bei organisatorischen und verwaltungstechnischen Abläufen, Verwaltung und Anleitung von Praktikant*innen im administrativen Bereich