IT-Systeme am Laufen halten & weiterentwickeln, Nutzer*innen begleiten & unterstützen, Technik, die den Klinikalltag ermöglicht, IT-Infrastruktur modern gestalten, Mitgestalten statt nur verwalten, Starker Teamplayer in Projekten & Events

Überwachung und Beratung zur Sicherstellung des genehmigungskonformen Betriebs (Compliance), Sicherstellung der erforderlichen Zertifikate (IMS, EfB, R1), Vorbereitung und Durchführung von Auditierungen und Zertifizierungen, Übernahme des Behörden- und Genehmigungsmanagements, Kümmern um Immissionsschutz und Arbeitssicherheit, Aktualisierung des Managementhandbuchs (MHB) und Umsetzung der Verfahrensanweisungen, Administrative und ingenieurtechnische Unterstützung der Technischen Geschäftsführung, Übernahme von Beauftragten- und Sonderfunktionen, Überwachung der Einhaltung aller vorgeschriebenen wiederkehrenden technischen Prüfungen

Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnungen mit DATEV Lohn und Gehalt, Pflege der Personalakten sowie abrechnungsrelevanter Daten, Erstellen von Arbeitsverträgen, Meldungen, Bescheinigungen und Statistiken, Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern in allen personalrelevanten Angelegenheiten, Allgemeine HR-Administration, Unterstützung bei HR-Reports

Unterstützung der Personaladministration über den gesamten Employee Life Cycle – von Bewerbungsprozessen bis zum Offboarding, Bearbeitung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen, Vereinbarung von Vorstellungsgesprächen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen sowie Zeugnisse, Koordination von Ein- und Austritten, Unterstützung im operativen Hochschulmarketing, z. B. Messevorbereitungen, Ansprechperson für Mitarbeitende bei personalrelevanten Themen im Tagesgeschäft, Aktive Mitgestaltung auf unserem Weg zu einer zukunftsfähigen HR-Abteilung

Erstellung, Prüfung und Aktualisierung von Arbeits- und Aufhebungsverträgen, Dienstwagen- sowie Fahrradleasingvereinbarungen, Ansprechpartner für personalrelevante Einzelfälle (z. B. Mutterschutz, Elternzeit), Begleitung arbeitsrechtlicher Maßnahmen (Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen), Eigenverantwortliche Steuerung personalwirtschaftlicher Projekte, Korrespondenz mit Anwälten, Kooperationspartnern sowie Behörden, Vertretung der HR-Perspektive, Vorbereitung von Betriebsratsvorlagen für Reorganisationen oder Softwareeinführungen, Umsetzung von Betriebsratsvorlagen gemeinsam mit den relevanten Schnittstellen

Planung, Installation und Betrieb von Microsoft Exchange On-Premise, Exchange Hybrid und Exchange Online, Planung, Installation und Betrieb unserer Microsoft PKI, Automatisierung von Prozessen mithilfe von Scripting, Übernahme des 2nd-Level-Supports und Bearbeitung von Kundenanfragen über das Ticketprogramm

Administrative Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Betreuung der Gremien sowie Vollzug der Beschlüsse der BezJR-Organe im administrativen und organisatorischen Bereich., Personalverwaltung (Mitarbeit bei der Gehaltsabrechnung in Kooperation mit der AKDB, Zeiterfassung, Reisekostenbearbeitung)., Sachbearbeitung von Förderanträgen., Stellvertretende Übernahme von Aufgaben in der Buchführung (CipKom)., Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Datenschutz., Öffentlichkeitsarbeit im Auftrag der Geschäftsführung (Webseite, Social-Media, Jahresbericht).

Administrative Betreuung der Mitarbeitenden vom Einstieg bis zum Ruhestand, Durchführung der Gehaltsabrechnungen unter Anwendung von Kidicap und Vivendi, Erstellung und Pflege der digitalen Personalakten und des DMS, Mitgestaltung eines funktionalen Personalmanagements, Vertragsmanagement & Bescheinigungswesen, Regelmäßige Erstellung von Kennzahlen (KPIs), Beratung und Unterstützung von Mitarbeitenden und Führungskräften

Unterstützung bei HR Prozessen wie Onboarding, Vertrags- und Dokumentenmanagement, Mitarbeit in HR-Projekten und aktive Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse, Unterstützung in der Personalentwicklung bei administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Eigenverantwortliche Koordination des Schulungsmanagements: Bedarfserhebung, Buchung, Nachverfolgung von Teilnahmen und Zertifikaten, Erledigung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben in unserer Personalabteilung, Unterstützung bei der monatlichen vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, Betreuung und Organisation von Zeitarbeitskräften

Betreuung der Mitglieder, Aktive Kommunikation, Terminkoordination, Vorbereitung von Sitzungen und Seminaren, Unterstützung von Vorstand und Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben, Beratung der Apothekenteams (telefonisch) zu Fragen der Versorgung mit Arznei-und Hilfsmitteln im Einklang mit den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben

Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung der Firmengruppe in DATEV Lodas inkl. der Folgeaufgaben und Kontrollen, Erledigen des Melde- und Bescheinigungswesens, Kontrolle und Abrechnung von Reisekosten, Verwaltung der Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge und weiterer Sozialleistungen, Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden in allen entgeltabrechnungsrelevanten Belangen, Unterstützung bei der Pflege der Arbeitszeiterfassung, Unterstützung bei allgemeinen Aufgaben wie z. B. Schriftverkehr, Stammdatenpflege oder Reports, Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Kontrolle der Führerscheine, Verwaltung und Betreuung des Fuhrparks, Unterstützung bei der Organisation des Arbeitsschutzes, Unterschützung bei der Organisation der Datenschutzaufgaben, Einkauf von Büromaterial, Einkauf von Getränken für die Besprechungsräume, Einkauf von Kaffee und Milchpulver, Pflege der Kaffeemaschinen und Organisation der notwendigen Wartungen, Planung und Organisation von internen Firmenveranstaltungen (Winterfeier etc.), Abstimmung und Einkauf von Präsenten, Kontrolle und Organisation von Mitarbeitendenjubiläen, Vorbereiten von Glückwunsch- oder Trauerkarten für die Geschäftsleitung

Installation und Administration virtueller und physikalischer Server (Microsoft Windows Server 2022, Microsoft IIS), Systemadministration und Konfiguration im Bereich SharePoint, Fehleranalyse, Troubleshooting und Performanceoptimierung, Eigenverantwortliche Konzeptionierung, Abstimmung und Umsetzung von Kundenanforderungen, Steuerung externer Dienstleistungsunternehmen, Leitung von und Mitarbeit in interdisziplinären Projekten, Umsetzung der IT-Sicherheitsstrategie im eigenen Verantwortungsbereich gemäß BSI IT-Grundschutz und ISO 27001

Ganzheitliche Personalbetreuung (Erstellung von Arbeitsverträgen, Versetzungen, Austritten, Feststellung der tarifgerechten Eingruppierung), Vorbereitung der Entgeltabrechnung inkl. Reisekostenabrechnung, Erfassung und Kontrolle der Ausfallzeiten, Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften in abrechnungsrelevanten, sozialversicherungs-, arbeitsrechtlichen Fragen, Korrespondenz mit Krankenkassen und Behörden, Durchführung des Bescheinigungswesens und Erstellung von Zeugnissen

Finanz- und verwaltungsseitige Bearbeitung von Anträgen bei öffentlichen Zuwendungsstellen, Erstellung der Verwendungsnachweise, Betreuung von Tiefenprüfungen, Liquiditätsübersicht, Mittelabrufe, Regelkonforme Mittelverwendung, Laufendes Budgetcontrolling, Angebote, Verträge, Rechnungs- und Mahnwesen, Verwaltungsseitige Fachbetreuung des genutzten Webdienstes für Veranstaltungs-Buchungen im Austausch mit der Softwarefirma, Mitwirkung an Stellenausschreibungen, Ansprechperson, Prozessbetreuung, Führung von Personalunterlagen, Organisation von On- und Offboarding, Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Verbesserung von Schnittstellen im Finanz- und Rechnungswesen, Buchhaltung und Personalwesen

Erstellen von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter und Führungskräfte zu Fragestellungen rund um die Personalverwaltung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen und Abstimmung mit dem Dienstleister, Führen, Pflegen und Verwalten der Personalakten, Vorbereitung von zu erhebenden Daten, Berichten und Statistiken, Erfassung von Fehlzeiten, Korrespondenz mit externen Ansprechpartnern, Unterstützung im Bewerbermanagement

Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung, Abwicklung aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Vereinbarungen, Zeugnissen und Statistiken, Optimierung und Sicherstellung des reibungslosen Bewerberprozesses, Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildungen sowie deren Reisekostenabrechnung

Aufbau, Weiterentwicklung und Pflege von administrativen Prozessen und Workflows in der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters, Selbstständige Planung und Durchführung kleiner Projekte für den Cluster, z.B. im Bereich der administrativen Umsetzung transparenter zentraler Rekrutierungs- und Onboardingprozesse für die zweite Kohorte Promovierender sowie für den Open Idea Competition (unabhängige Postdoc-Stellen), Verantwortliche Koordination und Organisation des Bewerbungsmanagements einschließlich der Dokumentation der Auswahlverfahren, Eigenständige Verwaltung der Finanzen der Cluster Geschäftsstelle und des Hub for Researcher Training and Support, Zusammenarbeit mit dem Finanzcontrolling, Mitarbeit in der Qualitätssicherung der Maßnahmen des Hub for Researcher Training and Support und bei der Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten für den Cluster, Durchführung von Beschaffungen, Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, Inventarführung, Koordination von Dienstreisen, Organisation von Terminen, Gremien sowie von internen und externen (auch internationalen) Veranstaltungen sowie deren Dokumentation und Abrechnung, Teilnehmendenmanagement, Schnittstelle zur Personalabteilung, dem Drittmitteldezernat sowie weiteren organisatorischen Einheiten der Universität und der beteiligten Einrichtungen, Vor- und Nachbereitung der Geschäftsführung auf Gesprächstermine und repräsentative Tätigkeiten

Eigenständige Betreuung des gesamten Prozesses rund um den Einsatz von Arbeitnehmerüberlassungskräften im Klinikum., Unterstützung des Teams im Bereich der Stammdatenpflege unseres SAP HCMs., Verantwortung für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen – inklusive Einstellung, Vertragsverlängerung, -beendigung sowie der Rechnungsprüfung., Aktive Mitgestaltung der Prozesse im Bereich Arbeitnehmerüberlassung und treiben deren Weiterentwicklung sowie Digitalisierung voran., Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Gremien des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung sowie mit externen Dienstleistern., Anlegen und Pflegen von Personalstammdaten im Personalinformationssystem SAP HCM., Gewährleistung der administrativen und organisatorischen Abläufe im Zuständigkeitsbereich und achten auf die Einhaltung interner Richtlinien und Prozessstandards., Prüfung eingehender Personalanträge auf Vollständigkeit, Bearbeitung dieser und Anlegen von Personalfällen korrekt im System.

Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Koordination und Überwachung von Terminen, Postbearbeitung, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern

Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Bewerbermanagementsystems, Begleitung und Organisation von BEM-Verfahren, Betreuung eines definierten Mitarbeitendenkreises vom Eintritt bis zum Austritt, Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Ansprechpartner für Behörden, Krankenkassen und Vorgesetzte in allen personalrelevanten Fragen, Bearbeitung des Bescheinigungswesens sowie die Betreuung der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitszeugnissen und anderen personalbezogenen Dokumenten, Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung