Betreuung der Studienbewerber/innen, Studierenden und Unternehmen der Fachrichtung BWL / Tourismusbetriebswirtschaft inhaltlich und administrativ, Bearbeitung von Fragen der Zulassung und Immatrikulation, Bearbeitung von Belangen des Studienverlaufs, Wahrnehmung aller Aufgaben des Prüfungsamts für die Studierenden der Fachrichtung BWL / Tourismusbetriebswirtschaft, Planung der Lehre der Fachrichtung und Betreuung der Lehrenden, Organisation des Büros der Fachleitung und fachrichtungsspezifische Marketingmaßnahmen

Eigenständige Wahrnehmung der in der Fachagentur anfallenden Büro- und Verwaltungsarbeiten, Assistenz der Geschäftsführung in allen organisatorischen und kaufmännischen Belangen, Organisation des Daten- und Arbeitsschutzes sowie der technischen Büroausstattung (mit Unterstützung durch externe Dienstleister), Kommunikation mit externen Dienstleistern, Belegverarbeitung, Terminmanagement, Bearbeitung der Vorbuchhaltung und des Personalwesens (Vertretung), Überwachung und Abrechnung von Drittmittelprojekten (Vertretung)

Eigenverantwortliche und professionelle Verwaltung von Wohnungen für unsere Mitarbeiter*innen in München und Umgebung, Erstellung und Bearbeitung von Mietvertragsunterlagen, Klärungen bei Betriebskostenabrechnungen, Elektronische Erfassung und Archivierung sämtlicher Mieter- und Vertragsdaten, Ansprechpartner für alle Anliegen von Mietern, Vermietern, Behörden und Dienstleistern sowie interner Schnittstellen, Begleitung und Überwachung von Instandhaltungsarbeiten, Koordination des (Neu-)Vermietungsprozesses

Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Fachleitung Pflege, Telefonische, schriftliche und persönliche Korrespondenz mit unseren Kundinnen und Kunden, Regelmäßiger fachbereichsübergreifender Teamaustausch, zur Abstimmung interner Prozesse, Seminarvorbereitung – Administration unserer Seminare innerhalb des Softwaresystem, organisatorische Absprachen mit Dozentinnen und Dozenten, Planung von Räumlichkeiten, sowie Planung der Verpflegung, Seminarbegleitung – Ansprechpartner zu organisatorischen und administrativen Fragen für alle kursteilnehmende Personen sowie Dozentinnen und Dozenten, Seminarnachbereitung – Seminarauswertung, Pflege der Kundendatenbank, Maßnahmenzertifizierung, sowie Erstellung und Prüfung von Referentenabrechnungen, Einsatz von Seminaren zum Teil am Wochenende

Führung des Schulsekretariats inklusive der Annahme und Weiterleitung von Anrufen, der Terminvereinbarung und Regelung des Besucherverkehrs sowie der Bearbeitung von Korrespondenz und der Post, Kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung von Daten im Schulverwaltungsprogramm planACAD, Unterstützung in der Haushaltsführung und der Verwaltung des Schulbudgets, Einsatzplan- und Fehlzeitenverwaltung der Schülerinnen und Schüler, Planung und Vorbereitung von Besprechungen, Telefonkonferenzen und schulischen Veranstaltungen, Organisation von Abläufen im Schulalltag (z. B. Abschlussprüfungen, Bewerbungs- und Auswahlverfahren), Unterstützung der Lehrkräfte sowie Bearbeitung aller Anfragen der Schülerinnen und Schülern, Archivverwaltung und Aufsicht über Ordnungsstrukturen an der Schule

Unterstützung des Deputy CEO im Tagesgeschäft sowie der Companies House Abteilung, Organisation und Koordination von Terminen, Reisen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Pflege und Verwaltung von Unternehmens- und Registerdokumenten, Allgemeine administrative Aufgaben und Unterstützung bei Compliance-Themen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Softwaregestützte Sachbearbeitung in der Fortbildungsabwicklung für unsere Gesundheitsakademie Chiemgau, Allgemeine Bürotätigkeiten, Adressrecherchen, In geringem Maß: Betreuung von Veranstaltungen im Bereich der Gesundheitsförderung, Veranstaltungsorganisation, -planung und -betreuung für unseren Kultursaal am Park

Unterstützung der Vertriebsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Terminmanagement, Koordination von Meetings sowie Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender E-Mails, Unterstützung bei Lead-Generierung, Kundenrecherche und Aufbau von Kundenbeziehungen, Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen sowie Aufbereitung von KPIs, Erstellung von Vertriebsunterlagen, Präsentationen und Angeboten (Deutsch und Englisch), Schnittstellenfunktion zu internen Teams (Marketing, Produktmanagement, Vertrieb)

Mitwirkung in Bereichen wie Einkauf, Finanzen, Personal, Gebäudemanagement, Unternehmenskommunikation, Studentisches Wohnen, Studienfinanzierung etc., Kennenlernen aller Facetten des Büromanagements – von der Büroorganisation über die Kundenkommunikation bis hin zur Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen

Büroorganisation- und Sekretariatstätigkeiten für die Leitung und das Team im Kinder- und Jugendrechte-Monitoring Hessen in deutscher und englischer Sprache inklusive der schriftlichen Korrespondenz mit dem „Focal Point“ im Sozialministerium in Hessen (Kinderbeauftragte*r) und mit dem UN-Ausschuss für die Rechte des Kindes, Organisatorische Begleitung aller Vergabeverfahren im Kinder- und Jugendrechte-Monitoring inklusive der organisatorischen Begleitung der öffentlichen Ausschreibungen für die Datenerhebungen; entsprechende Kommunikation mit Dienstleistern, Veranstaltungsorganisation (Präsenz/Online) in deutscher und englischer Sprache für die Gremien im Kinder- und Jugendrechtemonitoring Hessen (Erwachsenenbeirat und Jugendbeirat), Fachgespräche und eine größere öffentliche Fachtagung, Formales Redigieren von Präsentationen, Vorträgen, Texten und Veröffentlichungen der Leitung und der*dem wissenschaftlichen Mitarbeitenden im Kinder- und Jugendrechte-Monitoring Hessen, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Pflege der Aktenablage und der elektronischen Ablage und Aktualisierung von Kontaktdaten in der Adressdatenbank

Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen und Seminarräumen im Rahmen von Lehrveranstaltungen und Seminaren, Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache, um den Austausch zwischen Studierenden, Lehrenden und externen Partnern zu fördern, Mitwirkung bei der Pflege von Datenbanken zur Unterstützung administrativer Aufgaben im Bereich Forschung und Lehre, Durchführung von Empfangsarbeiten zur Betreuung von Gästen und Studierenden sowie zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Institut, Bearbeitung der Institutspost sowie weiterer administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung des täglichen Betriebs des Instituts, Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation, um den Informationsfluss innerhalb des Instituts zu gewährleisten, Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen der Institutsleitung im In- und Ausland sowie weitere administrative Tätigkeiten zur Entlastung der Lehrenden

Administrative & organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung (AL) und Sachbereichsleitungen (SBL), Entgegennahme, Beantwortung und/oder Weiterleitung von Anrufen sowie Bearbeitung/ Weiterleitung E-Mails, Inhaltliche Pflege der Intranet-/ Internetseite, Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen des Jugendamts (Jugendhilfeausschuss, Info-Veranstaltungen etc.), Rechnungsbearbeitung sowie Führen von Statistiken, Sachbearbeitung jährlicher Kreis-Zuschüsse an freie Träger der Jugendhilfe etc., Anschreiben Früherkennungsuntersuchungen

Organisations-Profi: Du jonglierst clever mit Terminen, Besprechungen und Reisen und bist dabei immer einen Schritt voraus, Führungskräfteentlastung: Unterstütze bei der Teamkommunikation (z. B. bei der Aufbereitung von Bereichsinfos, Teammeetings etc.), du steuerst eigenständig die aus Meetings resultierenden Aufgaben, Kommunikations-Knotenpunkt: Ob interne oder externe Anfragen – du bist die erste Anlaufstelle und findest immer den richtigen Weg oder Ansprechpartner:in. Auch innerhalb des Teams bist du das Bindeglied, das alle zusammenhält, Mitgestalter: Du packst aktiv bei Projekten mit an, insbesondere wenn es um unsere Kundenzufriedenheit und die Optimierung unserer internen Abläufe geht. Von der Vorbereitung wichtiger Unterlagen bis zur Aufbereitung eigener Themen – hier ist deine Kreativität gefragt, Event-Manager: Du übernimmst die Planung von Events für unsere Vertriebs- und Geschäftspartner. Von der Organisation und Koordination (virtueller) interner und externer Besprechungen und Veranstaltungen bis zur detaillierten Vor- und Nachbereitung – du hast alles im Griff, inklusive Protokollführung und dem Nachhalten von Ergebnissen, Projektarbeit:Eigenständig übernimmst du kleinere Projekte zur Prozessverbesserung oder Kundenzufriedenheit und übernimmst die Schnittstellenkoordination bei interdisziplinären Themen, Digital-Champion: Du hilfst uns dabei, Prozesse zu dokumentieren, zu pflegen und unsere Ablagesysteme immer up-to-date zu halten, Präsentations-Artist: Du erstellst selbstständig Präsentationen für wichtige Meetings – klar, strukturiert und auf den Punkt

Organisation von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen, Planungsbegleitung der Fortbildung von der Bedarfsfeststellung über die Durchführung bis zur Evaluation, Prüfen und Binden von Haushaltsmitteln, Selbstständige Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Kommunikation mit Interessensvertretungen, Koordination der Auswahl der Teilnehmer/innen, Betreuung der Beschäftigten zur Fort- und Weiterbildung, Beratung von Beschäftigten und Führungskräften zu Fortbildungen und zum Antragsverfahren, Analyse des Bildungsbedarfs in Zusammenarbeit mit Führungskräften und Beschäftigten, Analyse des Fortbildungsmarktes, Dokumentation der Fort- und Weiterbildungsveranstaltung, Pflege der Fortbildungsbescheinigungen im Personalaktenverwaltungssystem PVS, Analyse und Aufbereitung von gemeldeten Bildungsbedarfen, Intranetredaktion des Bereiches Fortbildung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie selbständige Führung der Büroablage und Terminorganisation, Ansprechperson für Praxispartner des IAT und weitere Akteure im IAT außerhalb des ZALF für administrative Fragen, Unterstützung der IAT Koordination in organisatorischen Fragen, insbesondere:Terminorganisation, Dienstreiseplanungen und -abrechnungenOrganisation und Durchführung von Meetings und WorkshopsReiseorganisation und Empfang von Besuchern / Gästen, Zusammenstellen von Berichten und Informationen für die zentrale Verwaltung, Unterstützung der Leitung in der Berichterstattung von Aktivitäten und Leistungen in zentrale Erfassungssysteme, Unterstützung bei der Betreuung eines Adressmanagementsystems in Koordination mit der Abteilung Presse und Öffentlichkeitsarbeit, Pflege von Informationen im ZALF-Intranet im Verantwortungsbereich der Leitung nach Vorgabe sowie auf der ZALF-Website (Umgang mit dem CMS des ZALF), Ansprechperson für IT-Belange des IAT

Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, Angehörige und Mitarbeiter*innen, kundenorientierte Büroorganisation, allgemeiner Post- und Schriftverkehr, Abrechnungen erstellen und einpflegen

Beschaffung und Verwaltung aller Artikel der Produktgruppe Büromaterial und Toner, Bearbeitung der eingescannten Lieferscheine, Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, wöchentliche Anmahnungen der rückständigen Lieferungen, monatliche Überwachung der Zertifikatsgültigkeiten, monatliche Überprüfung der Kreditkarten-Abrechnung, Durchführung definierter Regelabfragen und Pflege von Listen

Begleitung des gesamten Personaladministrationsprozesses - vom Eintritt bis zum Austritt (Bearbeitung von Anträgen, Erstellung von Verträgen, Vertragszusätzen, Bescheinigungen, Zeugnissen usw.), Eingabe von Personaldaten in unser HR System (SAP VIVA) sowie Erfassung von Personaldaten in anderen Formaten wie Excel, Erstellung, Veröffentlichung und Pflege von Stellenausschreibunge, sowie Koordination von Vorstellungsterminen mithilfe unserer Bewerbermanagementsoftware rexx Systems, Korrespondenz mit internen Kunden, studentischen Beschäftigten und Bewerbern (w/m/d), Mitarbeit in unserer Poststelle, Registratur und Schriftgutverwaltung (elektronische Ablage nach Aktenplan), Unterstützungsarbeiten in Projekten der Personalabteilung (u.a. Digitalisierungsprojekte), Weitere administrative Aufgaben (Erstellung von Statistiken, Scannen und Kopieren von Dokumenten, Pflege von Personalakten und Dokumentationen etc.)

Schwerpunkt Personaladministration, Zusammenarbeit mit dem Geschäftsbereich Personal des UKM, Bearbeitung von Arbeitsvertragsangelegenheiten, Dokumentation von Fort- und Weiterbildungsinhalten, Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, Hospitationen und Gastarztverträgen, Organisation und Begleitung von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen, Umsetzung neuer organisatorischer Anforderungen, Aktive Mitwirkung bei der Digitalisierung von Organisationsprozessen, Durchführung von Internet-Recherchen, Bearbeitung studentischer Angelegenheiten, Serienbrieferstellung und Formatierung von Dokumenten, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache, Ggfs. Einsatz an der Rezeption der Prämedikationssprechstunde

Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement (organisatorische Vor- und Nachbereitung), Gremienaufbereitung, Administrative und organisatorische Tätigkeiten zur Unterstützung der Arbeitsabläufe des Kanzlerbüros, Pflege und Aufbereitung von Inhalten im Projektteam Verwaltung 2025, Sekretariat für den Servicebereich Recht (Organisation des Tagesgeschäfts, Terminplanungen, Kopier- und Scantätigkeiten), Unterstützung bei Gremienzulieferungen, Postbearbeitung sowie der Pflege von bereichsinternen Prozessen und Abläufen, Weitere administrative Aufgaben in Absprache mit der Servicebereichsleitung