3 Verwaltungsmitarbeiter Jobs Köln

Bearbeitung der täglichen Postein- und -ausgänge, Koordination der Büroräumlichkeiten, Unterstützung der Geschäftsführung und der kaufmännischen Leitung (Recherche, Präsentationsvorbereitungen, Zuarbeiten), Fuhrparkmanagement, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Bestellwesen, Betreuung von Rahmenvertragspartnern und Lieferanten, Erster Ansprechpartner für IT-Ausstattung und Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Allgemeine administrative Aufgaben (Ablage, Terminorganisation, Dokumentenmanagement), Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung, Planung interner Veranstaltungen sowie externer Meetings, Pflege von Datenbanken und Listen (Kunden, Lieferanten, Verträge), Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz (Telefon, E-Mail)

Entgegennahme, Sortierung und Verteilung der Eingangspost, Protokollierung der Eingangspost (bei Bedarf), Einsammlung, Sortierung und ggf. Frankierung der Ausgangspost, Paketabwicklung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien bei Lieferanten, Warenannahme und Lieferscheinkontrolle, Bearbeitung/Prüfung der entsprechenden Eingangsrechnungen, Materialausgabe und Bestandsverwaltung, Bestückung der Küchen mit Verbrauchsmaterialien, Bestückung der Post-Points, Abwesenheitsvertretung am Front Desk, Reisemanagement für Mitarbeitende der SoCura-Gesellschaften, Buchung von Tickets und Hotelzimmer, Raumverwaltung, Raumbeschriftungen, Unterstützung im Fuhrparkmanagement sowie Verwaltung der Pool-KFZ

Unterstützung bei personalrechtlichen Fragestellungen und bei der Erstellung von Auswertungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Schriftverkehr, selbstständige Bearbeitung personalwirtschaftlicher Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen, Beendigungen), Erstellung und Prüfung von Eingruppierungen nach TV-L, Pflege der Personaldaten/-akten, selbstständige Bearbeitung von Urlaubs-, Krankheits- und Mutterschutzangelegenheiten, Bearbeitung von Maßnahmen zur Personalgewinnung und Begleitung der Verfahren, Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen, dem Personalrat und externen Stellen

Ansprechstelle für vielfältige interne und externe Kooperationspartner*innen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen, Unterstützung bei fachbezogenen administrativen Prozessen des Teams, u.a. Bewerbungsmanagement, Rechnungseingang, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Team, Assistenz der Fachbereichsleitung (v.a. Termin- und Gremienmanagement), Erstellen von Präsentationen und Dokumentationen, Veranstaltungsmanagement

Begleitung, Abrechnung und Controlling komplexer Projekte inkl. Erstellung von Reportings, Abweichungs- und Risikoanalysen, Vorbereitung und Aufbereitung von Finanzunterlagen für Fachbereiche, Vorstand und Gremien (z. B. Quartalszahlen, Hochrechnungen, Standardkalkulationen), Durchführung von Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Dokumentation gemäß Fördervorgaben, Entwicklung, Analyse und Monitoring von Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Einführung zentraler Verfahren, Unterstützung der Wirtschaftsplanung und bei Kalkulationen neuer Projektanträge

Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Pflege der Werksverkehrsdatei in der VUDat, Fachadministrative Aufgaben zur VUDat (Benutzerbetreuung), Einrichtung und Verwaltung der Nutzungs- und Zugriffsrechte der Anwender, Beantwortung von Anfragen zur VUDat, Allgemeine Bürotätigkeiten, Erstellen von Protokollen, Posteingangbearbeitung, Erstellen von einfachen Schreiben

Erster Ansprechpartner und Problemlöser vor Ort, Unterstützung der Heim- und Pflegedienstleitung, Kontakt mit Angehörigen und Betreuern, Erfassung und Pflege von Bewohnerdaten, Heimabrechnung und Kostenklärung in Zusammenarbeit mit der zentralen Buchhaltung, Allgemeine, organisatorische und administrative Verwaltungsaufgaben

Einblicke in die verschiedenen Tätigkeitsbereiche der Behörde erhalten, Anwendung von Rechtsvorschriften erlernen, Verschiedene Aufgaben in der Büroorganisation bearbeiten

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten an der TH Köln, Prüfung und Bewertung von Projektunterlagen einschließlich vertrags-, steuerlicher und beihilferechtlicher Einstufung, Beratung und Austausch mit den Projektleitungen zur Finanz- und Projektplanung in Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen für Drittmittelgeber*innen, Überprüfung und Mitentscheidung bei Beschaffungsvorgängen sowie Abstimmung mit Einkauf und Projektleitungen zu Finanzierungsalternativen, Durchführung der Plausibilitätsprüfung von Reisekosten, Regelmäßiges Projekt-Monitoring sowie Erstellung von Finanzanalysen und -übersichten, Vorbereitung externer und interner Prüfungen u.a. Vor-Ort-Prüfungen durch Drittmittelgeber*innen oder externe Auditor*innen sowie Projektbewertungen im Jahresabschluss, Mitwirkung bei Statistikerstellungen und deren Plausibilitätsprüfung

Bearbeitung des Auftragswesens und der Materialwirtschaft, Unterstützung bei der Koordination von Terminen und Besprechungen, Bearbeitung des Schriftverkehrs und der Post, Erstellung von Rechnungen und Überwachung des Zahlungsverkehrs