Assistenz (m/w/d) im Büro des Direktors

Dein Aufgabenbereich - Wie Du uns unterstützen kannst:

Zur Unterstützung unseres Direktors und der stellvertretenden Direktorin suchen wir ab sofort eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für das Büro des Direktors.
Als zentrale Unterstützung im Büro des Direktors übernimmst Du eine Schlüsselrolle in der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts. Du sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
Dein Aufgabenspektrum ist abwechslungsreich und herausfordernd, dabei gehören zu Deinen Aufgaben insbesondere:
Organisation & Koordination:

Du verantwortest die Planung und Koordination interner und externer Termine und behältst den Kalender des Direktors stets im Blick. Dabei koordinierst Du vorausschauend und mit einem guten Gespür für Prioritäten.

Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft:

Du übernimmst klassische Assistenzaufgaben wie die Bearbeitung der Eingangspost sowie die schriftliche und telefonische Korrespondenz. Zudem kümmerst Du Dich um Fristenmanagement, Reiseplanung und die Organisation von Terminen und Besprechungen, einschließlich Bewirtung.

Schnittstellenfunktion:

Als zentrale Anlaufstelle bist Du im engen Austausch mit dem Direktor und der stellvertretenden Direktorin, den Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Partnerinnen und Partnern. Dabei kommunizierst du sicher und professionell – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.

Verlässliche Unterstützung im Hintergrund:

Du hältst dem Direktor den Rücken frei, sorgst für Struktur im Arbeitsalltag und trägst aktiv dazu bei, dass Entscheidungen gut vorbereitet getroffen werden können.

Die Stelle wird zunächst befristet für 2 Jahre vergeben.

Dein Profil - Was wir von Dir erwarten:

Du bist eine strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit einem hohen Qualitätsanspruch an Deine Arbeit und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und als organisatorischer Dreh- und Angelpunkt zu agieren.
Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und vorausschauend und hast stets im Blick, was als Nächstes ansteht. Dein Anspruch ist es, dass „der Tag funktioniert“.
Du überzeugst durch Organisationstalent, Kommunikationsstärke und findest mit Deiner Hands-on-Mentalität pragmatische Lösungen.
Du begegnest unterschiedlichen Anliegen mit Empathie, Fingerspitzengefühl und Diskretion und trittst freundlich, klar und verbindlich auf.
Auch in stressigen Situationen bewahrst Du einen kühlen Kopf und behältst den Überblick.
Du bringst eine gewisse Flexibilität hinsichtlich deiner Arbeitszeiten mit.
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Beruf (z.B. Kaufmann/frau für Büromanagement) oder einen vergleichbaren Studienabschluss.
Du bringst Englischkenntnisse mindestens auf dem Sprachniveau B1 mit.
Deine Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie Deine Rechtschreibung sind einwandfrei.
Idealerweise verfügst Du über erste Erfahrungen in einem vergleichbaren Beruf.
Führerschein der Klasse B.