Chefarztsekretär*in (m/w/d)

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

In der Klinik für Thoraxchirurgie des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Chefarztsekretär*in (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Werden Sie Teil unseres Teams! In dieser verantwortungsvollen Position organisieren und koordinieren Sie das Chefarztsekretariat und übernehmen vielseitige Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Chefarztsekretariats
• Unterstützung des Klinikmanagements
• Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern, u. a. Ärzt*innen, Verwaltungsmitarbeitenden, Kostenträgern sowie Patient*innen
• Terminkoordination sowie Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (E-Mails, Post, Telefonate)
• Erstellung von Arztbriefen, Stellungnahmen und Präsentationen (teils nach Diktat)
• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Dienstreisen inkl. Budgetverantwortung
• Administration der Klinikwebsite
• Stetige Weiterentwicklung der Prozesse
• Vorbereitung und Unterstützung der Leistungsabrechnung

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder kaufmännischen Bereich (z. B. Medizinische* Fachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, idealerweise im Gesundheitswesen oder Chefarztsekretariat
• Quereinsteiger, insbesondere aus den Bereichen Hotellerie, Event und Kommunikation sind herzlich willkommen
• Sicherer Umgang mit MS Office, ERP und Grafikprogrammen
• Sehr gute Deutsch- und mindestens gute Englischkenntnisse
• Schnelle Auffassungsgabe und die Bereitschaft sich zu entwickeln
• Sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Teamorientiertes Denken und hohe Kommunikationsfähigkeit
• Souveränes Auftreten und Diskretion im Umgang mit sensiblen Patientendaten

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.