IT-Anwendungsbetreuung & Office-Lösungen (m/w/d)

Als Teil des Unternehmensverbunds Die Bildungspartner arbeiten wir eng mit unseren Schwestergesellschaften SOCIUS und OPTIMUS zusammen – gemeinsam decken wir Tätigkeitsfelder vom schulischen Ganztag über flexible Kinderbetreuung bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung ab. Über 650 Mitarbeitende arbeiten verbundweit in einer Kultur, die Vernetzung, Entwicklung und Qualität in den Mittelpunkt stellt. PROCEDO verantwortet dabei die zentralen IT- und Verwaltungsleistungen für den gesamten Verbund – und ist damit ein zentraler Treiber dafür, wie wir als Organisation digital aufgestellt sind und uns weiterentwickeln.

Unsere IT-Abteilung wächst – und mit ihr der Anspruch, digitale Prozesse im gesamten Verbund zuverlässig, nutzerfreundlich und zukunftsfähig zu gestalten. Dazu gehört nicht nur der Betrieb und die Weiterentwicklung unserer Anwendungslandschaft, sondern zunehmend auch die Integration von KI-Tools und die Begleitung von Digitalisierungsprozessen, die unsere Arbeit grundlegend verändern.

Für diese Rolle suchen wir jemanden, der technische Sorgfalt mit einem echten Gespür für die Menschen verbindet, die täglich mit unseren Systemen arbeiten. Sie sind erste Anlaufstelle für interne Nutzer*innen, entwickeln smarte Office-Lösungen, betreuen browserbasierte Anwendungen – und bringen sich aktiv ein, wenn es darum geht, neue digitale Möglichkeiten zu erproben und sinnvoll einzusetzen.

Wenn Sie Freude daran haben, technische Lösungen zu entwickeln, die im Alltag wirklich funktionieren – und das in einem sinnstiftenden Bildungsumfeld –, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Arbeitsort Berlin

Stundenanzahl 25–30 Stunden/Woche

Beginn Nächstmöglich / nach Vereinbarung

Ihre Aufgaben

Anwendungsbetreuung & Systemunterstützung

Betreuung, Pflege und Weiterentwicklung browserbasierter Anwendungen und einfacher Datenbanksysteme (MySQL, PHP/Laravel, HTML5/CSS, JavaScript, JSON)
Grundlegende Administration von SQL-Datenbanken: Datenpflege, einfache Abfragen, Sicherstellung der Datenqualität
Anwendungsbetreuung im CRM-/QM-Tool VipeCloud: Datenpflege, einfache Konfigurationen, Nutzerunterstützung
Bearbeitung und Qualitätssicherung von PDF-Formularen mit Adobe Acrobat Pro (DC)
Erste Ansprechperson für interne Nutzer*innen bei Fragen rund um die betreuten Anwendungen
Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen über unser Ticketsystem
Abstimmung und Zusammenarbeit mit externen Softwareanbietern und Dienstleistern

Dokumentenentwicklung & Office-Lösungen

Entwicklung und Pflege strukturierter Excel-Arbeitsmappen (Formeln, Bereichsnamen, Datenüberprüfung, bedingte Formatierung, Formularsteuerelemente)
VBA-Programmierung in Excel zur Entwicklung und Wartung benutzerdefinierter Berechnungs- und Verwaltungsfunktionen
Erstellung und Pflege von Word- und Excel-Formularen, gelegentlich inkl. Word/XML-Mapping sowie PDF-Formularen mit JavaScript
Formatierung und Pflege von Dokumenten nach Corporate-Design-Vorgaben (MS365)
Sicherstellung von Dokumentenschutz, Benutzerfreundlichkeit und Versionierung

Koordination & Compliance

Einhaltung von IT-Infrastrukturvorgaben, Zugriffsberechtigungen sowie Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen
Enge Abstimmung mit internen Fachbereichen bei der Weiterentwicklung betreuter Anwendungen und Dokumente
Unterstützende Dokumentenvisualisierungen mit MS Visio (wünschenswert)

Digitalisierung & KI-gestützte Prozesse

Aktive Mitarbeit bei der Identifikation und Erprobung von KI-gestützten Tools (z. B. Microsoft Copilot), welche interne Abläufe und Dokumentenprozesse effizienter machen
Unterstützung bei der Einführung und Begleitung neuer digitaler Lösungen im Unternehmensverbund
Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsumgebung – mit eigenem Gestaltungsspielraum und in enger Abstimmung mit der IT-Leitung

Was wir uns wünschen

Fundierte Kenntnisse in MS Word und Excel (MS365) für professionelle Dokumentengestaltung und -formatierung, inkl. Bereichsnamen, Datenüberprüfung, bedingter Formatierung, Formularsteuerelementen und Dokumentenschutz
Erfahrung in der VBA-Programmierung (Excel) für komplexe, benutzerdefinierte Lösungen
Grundkenntnisse im Umgang mit SQL-Datenbanken (MySQL): einfache Abfragen, Datenpflege, Datenqualitätssicherung
Kenntnisse in Webtechnologien: PHP/Laravel, HTML5/CSS, JavaScript, JSON
Grundkenntnisse in Adobe Acrobat Pro (Formularerstellung, PDF mit JavaScript)
Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – auch bei parallelen Aufgaben
Analytisches Denkvermögen und lösungsorientiertes Vorgehen
Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Zielgruppen
Fähigkeit, technische Sachverhalte verständlich und auf Augenhöhe an nicht-technische Kolleg*innen zu vermitteln
Gutes Verständnis für Datenschutz, IT-Sicherheit und Zugriffsrechte
Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
Offenheit gegenüber neuen Technologien und Bereitschaft, KI-Anwendungen (z. B. interner AI Hub, Langdock) aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren
Grundkenntnisse in SharePoint oder Microsoft 365 Admin von Vorteil
Kenntnisse in MS Visio für Prozess- und Dokumentenvisualisierungen von Vorteil
Basiswissen im Umgang mit VipeCloud oder vergleichbaren CRM-/QM-Plattformen von Vorteil
Vertrautheit mit Qualitätsmanagementsystemen (z. B. ISO 9001) und praktische Erfahrung in der Dokumentationspflege von Vorteil
Erfahrung mit Ticketsystemen oder IT-Support-Prozessen von Vorteil
Erfahrung in der Erstellung von Nutzeranleitungen oder Schulungsunterlagen von Vorteil
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z. B. Softwareanbietern) von Vorteil

Warum wir?

Vergütung, die Qualifikation und Erfahrung wertschätzt: ca. 42.500–48.000 € brutto/Jahr (Vollzeitäquivalent) (je nach Qualifikation & Erfahrung)
Unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem sicheren, wachsenden Unternehmensverbund
Flexibles Arbeiten: Hybridmodell mit Homeoffice-Möglichkeit und flexibler Arbeitszeitgestaltung
29 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche – plus 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
Familien- und gesundheitsstützende Maßnahmen (z. B. Betriebliche Sozialberatung, 1 zusätzlicher Urlaubstag für Eltern)
Monatliche Sachzuwendungen und betriebliche Altersvorsorge
Moderne Arbeitsmittel – auch für mobiles Arbeiten
Mitgestaltung statt Dienst nach Vorschrift: Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung des Bereichs ein
Kollegiales IT-Team mit kurzen Wegen, flachen Hierarchien und echter Zusammenarbeit
Zugang zu internen Weiterbildungsangeboten im Unternehmensverbund
Sinnstiftender Kontext: Ihre Arbeit unterstützt Bildungseinrichtungen und pädagogische Fachkräfte in Berlin und darüber hinaus
Lebendiger Arbeitsort im Kreuzberger Kiez mit guter Infrastruktur

Über uns

Unsere Vision: Wir gestalten Organisations- und Bildungswelten, in denen Menschen lernen, wachsen und ihr Potenzial entfalten – für eine aktive Mitgestaltung einer zukunftsfähigen Gesellschaft.

Mit seinem Fort- und Weiterbildungsangebot bietet PROCEDO-Berlin seit 2007 bedarfsgerechte Qualifizierungen für pädagogisches Fachpersonal und Führungskräfte in Kita, Schule und Jugendhilfe. Unsere Schulungen sind praxisbezogen, zeitgemäß und richten sich nach den individuellen Bedürfnissen unserer Teilnehmer*innen.
Mit der Pro Inklusio Fachschule stellt PROCEDO-Berlin seit 2011 in enger Zusammenarbeit mit kooperierenden Praxiseinrichtungen eine hochwertige berufsbegleitende Erzieher*innen-Ausbildung sicher.
PROCEDO Nexus begleitet Beschäftigte in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen bei persönlichen und beruflichen Fragestellungen.
Der Service KidsMobil unterstützt die Mitarbeiter*innen zusätzlich bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Der Bereich Zentrale Dienste von PROCEDO leistet zudem Finanzdienstleistungen, EDV-Service, Qualitätsmanagement, Marketing und Hausmeisterdienste für alle Bildungspartner.
In sämtlichen Tätigkeitsfeldern beschäftigt PROCEDO-Berlin derzeit insgesamt rund 90 Mitarbeitende. Gemeinsam mit unseren Kunden gestalten wir maßgeschneiderte Lösungen – auch für Ihre spezielle Situation. Mit der Erfahrung und Expertise unseres Netzwerks langjähriger Partner erarbeiten wir auch für Ihr Anliegen die passende Lösung.