Assistenz (m/w/d) - Vorzimmer der Vizepräsidentin - Dienstort Köln

vom 28.01.2026 | Bewerbung bis: 18.02.2026

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© BAFzA, Fabian Stürtz

Wegweisend im sozialen Miteinander: Kommen Sie ins Team BAFzA.

Wer wir sind:

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, kurz BAFzA, ist mit seinen Aufgaben und Themen ein Wegweiser im sozialen Miteinander unseres Landes. Das Bundesamt ist Als nachgeordnete Behörde Teil des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ). Zu den Kernkompetenzen des BAFzA als Gesellschaftsbehörde gehören Zuwendungsmanagement, der Umgang mit vulnerablen Gruppen und Serviceleistungen für das BMBFSFJ. Schwerpunktthemen des Aufgabenportfolios sind der Bundesfreiwilligendienst, Engagement, Demokratieförderung, Gewalt und Diskriminierung, Pflege sowie Akzeptanz und Schutz von Vielfalt. Aufgaben und Themen, Zielgruppen, Beschäftigte, Standorte – das BAFzA begreift Unterschiedlichkeit als Chance. Der Erhalt der Vielfalt, ein hoher Qualitätsanspruch an die Gestaltung des Service und die digitale Funktionalität sowie eine flexible Organisation entsprechen daher dem Selbstverständnis des BAFzA.

Wen wir suchen:

Für das Vorzimmer der Vizepräsidentin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Assistenz (m/w/d).

Im Vorzimmer der Behördenleitung sorgen Sie mit Unterstützung durch die persönliche Referentin für einen reibungs-losen Ablauf, klare Kommunikation und eine professionelle Außenwirkung. Sie unterstützen die Behördenleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Informationen und halten Prozesse in Bewegung.

Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst. Die Stufenzuordnung wird in Abhängigkeit der vorliegenden Berufserfahrung individuell festgelegt.

Bei entsprechender beruflicher Erfahrung und Vorliegen der Voraussetzungen ist die Gewährung einer Zulage in Höhe von bis zu 400€ brutto monatlich grundsätzlich möglich.

Welche Aufgaben Sie übernehmen werden:

Terminmanagement & Ablaufsteuerung
- Planung und Koordination der Termine der Behördenleitung
- Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Steuerung nicht priorisierter Anliegen und Einhaltung des Termin- und Zeitmanagements der Behördenleitung
Kommunikationsmanagement und Korrespondenz
- Erste Anlaufstelle für Anliegen an die Behördenleitung
- Telefon- und E-Mail-Kommunikation im Auftrag der Leitung
Administratives Tagesgeschäft
- Systematische Organisation, Verwaltung und Ablage von Dokumenten und Akten
- Führung und Pflege des Erlass- und Berichtswesens als Kommunikationsweg mit dem BMBFSFJ
- Sicherstellung aller relevanten Abgabefristen und Zuarbeiten
- Unterstützung bei kleinen Sonderprojekten
Besprechungs- und Veranstaltungsorganisation
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Abstimmung mit der persönlichen Referentin
- Unterstützung der persönlichen Referentin bei Einholen, Prüfen und Strukturieren von Unterlagen für dieBehördenleitung
- Organisatorische Unterstützung bei der Durchführung von internen Veranstaltungen
Besucher- und Delegationsbetreuung
- Empfang und Betreuung von Gästen, Delegationen und externen Partnern und Partnerinnen
- Abstimmung mit Empfang und bedarfsorientiert mit weiteren internen Stellen
Vertraulichkeit
- Diskreter Umgang mit vertraulichen Sachverhalten

Was Sie mitbringen:

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten oder eine vergleichbare Ausbildung wie zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement.
Idealerweise Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht.
Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, das vorausschauende Arbeiten mit hoher Sorgfalt.
Ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten, ebenso, wie das Arbeiten mit hoher Diskretionund mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein.
Gute DV-Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint.
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenzen, ebenso wie ausgeprägte Konfliktlösungskompetenzen.
Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität.

Was wir uns von Ihnen wünschen:

Sie interessieren sich für die Arbeit in einer Behörde und gehen Ihre Aufgaben mit Engagement an: Sie zeigen Einsatzbereitschaft, sind belastbar, haben Organisationstalent und nehmen Dinge selbst in die Hand. Dabei bleiben Sie gelassen, sind empathisch und kundenorientiert. Ihre soziale Kompetenz zeigt sich auch in Ihrem Verständnis von Teamarbeit und der Akzeptanz der geschlechtlichen und sexuellen Vielfalt von Menschen.

Was wir Ihnen bieten:

Wir leben, was wir tun: ein soziales, faires Miteinander geprägt durch unsere wertschätzende, kollegiale Arbeitskultur
Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, insbesondere orts- und zeitflexible Arbeitszeitmodelle
Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Einarbeitung
Eine Arbeit mit gesellschaftlicher Bedeutung und der Möglichkeit, aktiv zur Funktionsfähigkeit der Verwaltung beizutragen
ein Eltern-Kind-Büro, ein vergünstigtes ÖPNV-Jobticket mit Arbeitgeber-Zuschuss
ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot

Der Arbeitsbereich ist grundsätzlich für die Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Für uns ist die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern selbstverständlich. Seit 2007 ist das BAFzA aufgrund seiner familienfreundlichen Personalpolitik zertifiziert (audit berufundfamilie®).

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, der sexuellen Identität oder der sexuellen Orientierung.

Personen mit Schwerbehinderung oder gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Weitere Information über das BAFzA erhalten Sie unter www.bafza.de.

Wie Sie sich bei uns (weiter)entwickeln können:

Aus einem vielfältigen und aktuellen Fortbildungsangebot bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich stets fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Unsere Vorgehensweise:

Die Personalauswahl erfolgt in Form eines persönlichen Vorstellungsgesprächs.

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 18.02.2026 über das Stellenportal des öffentlichen Dienstes www.interamt.de, Stellen-ID 1406947.

Bitte füllen Sie dort den Bewerbungsbogen sowie alle Ergänzungsfragen vollständigaus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen als PDF-Dokumenthoch.

Ihre Ansprechpartner:

**Wir helfen Ihnen gerne weiter.**Ihre allgemeinen Fragen beantwortet Rebekka Scholz telefonisch oder per E-Mail (0221 3673-3590 / Rebekka.Scholz[at]bafza.bund.de). Falls Sie inhaltliche Fragen zu diesem Stellenangebot haben, wenden Sie sich bitte an Natascha Gollnow-Klein, Telefon 0221 3673-4447.

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung: https://www.bafza.de/datenschutz

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