Unterstützung der Leitung bei der Planung, Koordinierung und Umsetzung aller einrichtungsbezogenen Aufgaben, Unterstützung der Berater_innen bei der Sicherstellung der Beratungsleistungen, telefonischer und/oder persönlicher Erstkontakt zu den Ratsuchenden einschließlich der Erstterminvergabe, Terminkoordination, Empfang und Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen u.ä., Organisation von Arbeitsmitteln, Erstellen von Statistiken, Präsentationen, Korrespondenzen, Überwachung von Fristen, Datenerfassung und -pflege, Archivierung, Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, Protokollführung, Mitarbeit im Qualitätsmanagement

Unterstützung des gesamten Teams im administrativ/organisatorischen Bereich, insbesondere in Bezug auf Bestellungen, Koordination Car-Pool(Werkstatttermine und Einsatzplanung), Allgemeiner Projekt Support, beispielsweise im Zusammenhang mit Messen und Kundenveranstaltungen, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung technischer & kaufmännischer Qualifizierungsmaßnahmen in Abstimmung mit den Fachbereichen, Mitarbeit bei der Umsetzung des Arbeitsschutzes innerhalb des Teams, Betreuung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen, Support bei der Ausarbeitung von Stellenausschreibungen, Planung, Koordination und Durchführung von internen Workshops, Ad-Hoc-Aufgabenstellungen und Recherchetätigkeiten

Verantwortung für HR-Administration: Pflege von Personaldaten in Personio sowie Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten, Mitarbeit bei HR-Projekten wie Umfragen oder Mitarbeitenden-Bindung, Organisation und Begleitung von Onboardings sowie Betreuung der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft, Betreuung der Arbeitssicherheit von A bis Z – von Unterweisung bis Dokumentation, Übernahme von Recherche- und Dokumentationsaufgaben im HR-Bereich, Unterstützung im Office Management: Bestellungen, Koordination von Dienstleistenden, Mitarbeit bei Teamevents und Vertretung vor Ort

Eigenständige Wahrnehmung der in der Fachagentur anfallenden Büro- und Verwaltungsarbeiten, Assistenz der Geschäftsführung in allen organisatorischen und kaufmännischen Belangen, Organisation des Daten- und Arbeitsschutzes sowie der technischen Büroausstattung (mit Unterstützung durch externe Dienstleister), Kommunikation mit externen Dienstleistern, Belegverarbeitung, Terminmanagement, Bearbeitung der Vorbuchhaltung und des Personalwesens (Vertretung), Überwachung und Abrechnung von Drittmittelprojekten (Vertretung)