Terminkoordination der Institutsleitung (inkl. Dienstreiseplanung und Organisation), allgemeine Institutsverwaltungsaufgaben (u.a. Bestellwesen, Urlaubsplanung und Zeiterfassung), Unterstützung im Bereich Abrechnung, Abwicklung der Sekretariatskorrespondenz (englisch/deutsch), Mitarbeit an der Optimierung interner Abläufe und Prozesse

Ein- und Ausgangsbearbeitung (Vorbereitung des eingehenden Schriftgutes für die Bearbeitung durch die Dienststellenleitung), Erledigung von Korrespondenz sowie von allgemeinen Schreibarbeiten (z. B. Entwurfserstellung von Schriftstücken für die Dienststellenleitung, Terminvereinbarung und Fristenüberwachung mit Hilfe von Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Bearbeitung von Personalangelegenheiten und dienststellenübergreifend im Auftrag der Personalreferate, Unterstützung bei Projekten, Schlüsselverwaltung und Warenausgabe, Überwachung von Terminen und Fristen der Hausverwaltung Jena, Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen auch unter Verwendung von Microsoft Outlook (einschließlich Raumbuchung), Durchführung von Anlagenbuchhaltung

die organisatorische, logistische und zum Teil auch inhaltliche Vorbereitung, Koordinierung und Umsetzung des Termin- und Reisegeschäftes der Ministerin in Zusammenarbeit mit den Referentinnen und Referenten, der Referatsleitung und in enger Abstimmung mit der Leitung und den Fachabteilungen des Hauses, die Terminkoordinierung und Kontaktpflege mit Vertreterinnen und Vertretern aus Wirtschaft, Politik und Verbänden sowie anderen Institutionen im In- und Ausland (gelegentlich auch in englischer Sprache), die Zusammenstellung und Bearbeitung der Terminanfragen und das Verfassen von Vermerken für die Ministerin, die gelegentliche Mitreise und organisatorische Betreuung auf mehrtägigen Inlands- bzw. Auslandsdienstreisen der Ministerin (z.T. mit Wirtschaftsdelegation)

Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse im Team Bau, Steuerung und Koordination von Informationsflüssen intern – sowie zu Gemeinden, Ehrenamtlichen, Stadtverwaltungen und externen Planungsbüros, Interne und externe Korrespondenz, Vorbereitung und Bearbeitung entscheidungsrelevanter Unterlagen, Terminorganisation sowie Vor‑ und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Dokumentation, Postbearbeitung, Mitarbeit im CAFM-System, insbesondere Projektverwaltung, Vertragserstellung und Datenpflege

Professionelle Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere Kommunikation mit unseren Ausbildungsbetrieben, Schüler:innen und Lehrkräften, Unterstützung bei der Organisation von Schulveranstaltungen und Konferenzen, Tatkräftige Unterstützung der Schulleitung, Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse im Schulsekretariat – von der Einführung neuer Tools bis zur Optimierung bestehender Abläufe, Pflege der Schülerdatenbanken

Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Bewerbermanagement, Bearbeitung von Anträgen, Telefonservice und Terminkoordination, Unterstützung im Projektmanagement (Aufbereitung von Kennzahlen,Mitwirkung an Projekten, Erstellung von Präsentationen etc.), Ansprechpartner für personalbezogene Angelegenheiten, Kommunikation mit verschiedenen Schnittstellen und Hierarchieebenen

Assistenz der Schulleitung, Mitwirkung bei Budgetplanung, Beschaffungen im Rahmen des Schulbudgets, Rechnungswesen, Inventarisierung und Controlling, Teilnahme an der Öffentlichkeitsarbeit und Management von Beschwerden, Information von Schülerinnen und Schülern sowie Eltern über Bildungsgänge, Bildungsmöglichkeiten, Anmeldeverfahren, Fördermöglichkeiten, Schülerfahrkosten u.ä., Übernahme von Sonderaufgaben bei Bedarf und Mitwirkung an Projekten

First point of contact for students, parents, and visitors, Processing school registrations and issuing school contracts, Managing student data and maintaining the database, Filing documents in digital and paper form, Handling telephone inquiries and mail (incoming and outgoing), Reporting absences within the school, Issuing school certificates, student IDs, and accident reports, Requesting and forwarding student forms, Preparing and tidying up meeting rooms, Ensuring the secretarial office is functional (needs assessment and ordering)

alle anfallenden Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Terminplanung, Korrespondenz, Rezepterfassung und Abrechnung

Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Kontrolle von Sitzungen und Terminen, Termin- und Kommunikationsmanagement (intern/extern), Erstellung von Listen, Berichten und Präsentationen, Kommunikation mit unseren Gliederungen und Partnern, Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten und Veranstaltungen, Koordination administrativer Abläufe, Eigenständige Bearbeitung klar definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei der Mitgliederverwaltung, Fördermittelbearbeitung und Projektarbeit, Mitwirkung bei kleineren buchhalterischen Vorgängen, Bestellwesen für Landesverband und Gästehaus, Betreuung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Organisation des Ehrungswesens, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Sekretariats der Pflegedienst- und ärztlichen Direktion (PD/ÄD), Pflege und Koordination der Terminplanung sowie interne und externe Abstimmungen, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Veranstaltungen und Dienstreisen – inklusive Protokollführung und Begleitung, Zentraler Ansprechpartner für interne Abteilungen sowie externe Partner; professionelle Kommunikation in schriftlicher, elektronischer und telefonischer Form, Empfang und Betreuung externer Gäste, Sorgfältige Bearbeitung und Verwaltung des allgemeinen Schriftverkehrs, Postein- und -ausgangs sowie vertraulicher Dokumente und Daten, Systematische Ablage, Dokumentenmanagement und Weitergabe relevanter Unterlagen, Unterstützung bei allen administrativen und organisatorischen Belangen, Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Berichten, Überwachung von Fristen und Terminverpflichtungen, Organisation und Begleitung betrieblicher Veranstaltungen (z. B. Einführungsveranstaltungen, Verabschiedungen, interne Events), Bearbeitung von Rechnungen und Beschaffung von Informationen zu diversen Sachverhalten

Unterstützung der Einrichtungsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Telefon- und E-Mail-Kommunikation, Pflege von Daten und Ablagesystemen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Mitwirkung bei Abrechnungen, Bestellungen und Verwaltungsprozessen, Ansprechpartner für Eltern, Mitarbeitende und externe Stellen in organisatorischen Fragen

Organisation und Verwaltung von Bewohnerdaten bei Neuaufnahmen, Fakturierung der Heimentgelte, Überwachung der Zahlungseingänge, Führen von Statistiken, Bearbeitung von Kostenzusagen der Pflegekassen und Sozialhilfeträger

Assistance and support in examinations and annual financial statements of the office, Preliminary examination of payment orders, especially in technical departments (checking work records, comparison with fixed-term contracts) as part of the VISA control, Office administration and organization, Deadline monitoring, Processing of orders, Archiving

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Datenpflege, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Büroorganisation etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Unterstützung der Arbeit mit den Mentorinnen und Mentoren, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe

Am zentralen Platz der Information dienen Sie der Bewohnerschaft, dem Kollegium und Besuchenden als erste Ansprechperson für alltägliche und besondere Anliegen., Sie geben wichtige Informationen innerhalb des Teams weiter., Sie unterstützen die Fachdienste bei hausinternen Abläufen., Sie pflegen die Listen über Belegung, die Nutzung von Räumlichkeiten, die Vergabe von Leihgeräten sowie weitere betreuungsrelevante Dokumentationen., Sie verwalten und vergeben die Schlüssel zu Bewohnerzimmern und weiteren Räumlichkeiten., Sie behalten die Sicherheit im Einrichtungsleben im Blick und leisten in besonderen Situationen Erste-Hilfe, Krisenintervention oder Deeskalation.

Einbringen und Anwenden von theoretischem Fachwissen in der GEVITA, Einsatz in der GEVITA Management in Freiburg, Einsatz in den GEVITA Residenzen in Lörrach und Müllheim, Teilnahme an Vorlesungseinheiten zur Vertiefungsrichtung „Altenhilfe“

allgemeine Verwaltungsaufgaben erledigen, psychisch erkrankte Menschen bei typischen Aufgaben im Verwaltungsbereich unterstützen, allgemeine und kaufmännische Aufgaben gemeinsam mit Menschen mit Behinderung erledigen, allgemeine Büroaufgaben (wie Schriftverkehr, Bestellvorgänge, Rechnungsbearbeitung, Raumbuchungen, Ablage, etc.) an unsere Beschäftigten vermitteln, aktiv an der Umsetzung unseres Gewaltpräventionskonzepts mitwirken

Unterstützung bei der administrativen Steuerung des Klinikalltages und Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Koordinative Planung von Terminen, Besprechungen, Konferenzen und klinikinternen Veranstaltungen, Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Anliegen der Klinik, Verantwortung klassischer Sekretariats- und Organisationsaufgaben, Enge und verlässliche Zusammenarbeit mit unseren Ärztinnen und Ärzten, Mitarbeit im Qualitätsmanagement und Unterstützung entsprechender Prozesse, Strukturierte Pflege und Verwaltung des Dokumenten- und Archivsystems der Klinik, Übernahme der Vertretung der Chefarztsekretärin bei Abwesenheit

alle anfallenden Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Terminplanung, Korrespondenz, Rezepterfassung und Abrechnung